第3章文档写作Word
主要内容
 Word的基础知识与基本操作
 文档的建立、编辑以及格式化操作
 样式和模板的应用
 表格的创建
 图表处理的方法
 文档中对象的插入
 打印文档
Word是Microsoft公司开发的Office办公组件之一，主要用于文字处理工作。它适合制作各种文档，如公文、信函、报告、传真和简历等，并且能在文档中插入表格、图片等，是一个功能强大、界面友好的文字处理和编辑软件。截至本书出版，Office办公组件的最新版本为2021版，各版本的操作技巧原理相通，本书采用用户较多、版本比较稳定的Office 2010版作为讲解版本。
3．1简述
通常，将由Word编排的文件称为Word文档，扩展名是．docx(旧版Word文档扩展名是．doc)，它可以是文章、信函、通知、简历等。要灵活掌握和运用Word文档，就要对它的基本操作知识和功能有所了解。本节主要介绍Word 2010的启动、工作环境及各功能区的作用等，新版本的Word操作界面和操作方式有些变化，但基础操作的变化很小。
3．1．1Word的工作窗口
1． 启动Word 2010
通过“开始”→Microsoft Office命令，或在任务栏找到Microsoft Word 2010快捷图标(若已固定到任务栏)，单击它即可启动Microsoft Word。
2． Word 2010的用户界面
启动Word后，Word窗口打开，在默认情况下，系统会新建一个空白Word文档，如图3．1所示，组成Word窗口的主要元素包括： 标题栏、选项卡、功能区、文档编辑区、滚动条、标尺、视图栏、状态栏、窗口控制按钮等。


图3．1Word 2010工作界面


3． Word 2010的功能区
Word 2010取消了传统的菜单操作方式，取而代之的是各种功能区。在Word 2010窗口上方看起来像菜单的名称，其实是功能区（选项卡）的名称，当单击这些名称时并不会打开菜单，而是会切换到与之相对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组，每个功能区所拥有的功能如下所述。
1) “开始”功能区
“开始”功能区中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑5个组，该功能区主要用于帮助用户对Word文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的功能区。
2) “插入”功能区
“插入”功能区包括页、表格、插图、链接、页眉和页脚、文本、符号和特殊符号等几个组，主要用于在Word文档中插入各种元素。
3) “页面布局”功能区
“页面布局”功能区包括主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列等几个组，用于帮助用户设置Word文档页面样式。
4) “引用”功能区
“引用”功能区包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录等几个组，用于实现在Word文档中插入目录等比较高级的功能。
5) “邮件”功能区
“邮件”功能区包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成几个组，该功能区的作用比较专一，专门用于在Word文档中进行邮件合并方面的操作。
6) “审阅”功能区
“审阅”功能区包括校对、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组，主要用于对Word文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word长文档。
7) “视图”功能区
“视图”功能区包括文档视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Word操作窗口的视图类型，以方便操作。
4． 退出Word 2010
当用户结束Word操作时，可用下列方法之一退出Word。
（1） 执行“文件”→“退出”命令。
（2） 按Alt+F4组合键。
（3） 双击Word标题栏左上角的控制菜单按钮。
（4） 单击Word标题栏右上角的按钮。
如果对文档进行了操作，且在退出之前没有保存文件时，Word会显示一个消息框，询问是否在退出之前保存文件。单击“保存”按钮，保存所进行的修改(如果没有给文档命名，还会出现“另存为”对话框，让用户给文档命名。在“另存为”对话框中输入新名字之后，单击“保存”按钮)； 单击“不保存”按钮，不保存所进行的修改直接退出Word。
3．1．2视图方式
所谓视图方式，指的是浏览文档的模式。Word 2010提供了多种在屏幕上显示文档的视图方式，目的是为了让用户能更好、更方便地浏览文档的内容、格式、段落等效果，从而更好地完成不同的操作。Word 2010为用户提供了“页面视图”“阅读版式视图”“Web版式视图”“大纲视图”和“草稿”五种视图模式，如图3．2所示。用户可以在“视图”功能区中选择需要的文档视图模式，也可以在Word 2010文档窗口的右下方视图栏中单击“视图”按钮选择视图模式。


图3．2Word 2010视图方式


1． 页面视图
“页面视图”适用于概览整个文章的总体效果。它可以显示出页面大小、布局，编辑页眉和页脚，查看、调整页边距，处理分栏及图形对象。“页面视图”能够在屏幕上模拟打印文档的效果，是真正体现“所见即所得”功能，如图3．3所示。
要快速切换到“页面视图”，可在窗口右下方的视图栏中进行切换。


图3．3页面视图


2． 阅读版式视图
“阅读版式视图”以图书的分栏样式显示Word 2010文档，“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来，如图3．4所示。


图3．4阅读版式视图


“阅读版式视图”方式下最适合阅读长篇文章。“阅读版式视图”将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变。如果字数多，则它会自动分成多屏，视觉效果好。“阅读版式视图”会隐藏大部分工具栏，这样的好处是扩大显示区且方便用户进行审阅。
“阅读版式视图”的目标是增加可读性。想要停止阅读文档时，请单击“阅读版式视图”工具栏上的“关闭”按钮或按Esc键，可以从“阅读版式视图”切换回来。

3． Web版式视图
“Web版式视图”以网页的形式显示Word 2010文档，使用“Web版式视图”可快速预览当前文本在浏览器中的显示效果，在“Web 版式视图”下，文档会跟随浏览器窗口的大小自动调整每行文本显示的宽度，以适应窗口的大小。文本中图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致。它不以实际的打印效果显示文字。“Web版式视图”适用于创建网页，如图3．5所示。



图3．5Web版式视图


4． 大纲视图
“大纲视图”主要用于Word 文档的设置和显示标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档，如图3．6所示。


图3．6大纲视图



在大纲视图中，能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。这种视图特别适合编辑含有大量章节的长文档，能让文档层次结构清晰明了，并可根据需要进行调整。在查看时可以通过折叠文档来隐藏正文内容而只看主要标题，或者展开文档以查看所有的正文。另外，“大纲视图”中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

小贴士： 大纲视图要求文章具备诸如标题样式、大纲符号等表明文章结构的元素，否则不一定都能显示出大纲视图的效果。
5． 草稿视图
“草稿”视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。当然现在计算机系统的硬件配置都比较高，基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word运行遇到障碍的问题，如图3．7所示。


图3．7草稿视图


3．1．3Word的帮助和培训
在使用Word的过程中，可以对文档进行编辑修改，在此过程中，我们可能对如何完成任务存在疑问，在请邻居、同事、家人、朋友或熟人给予帮助之前，可以先利用程序中有用的资源自我学习。Word为用户提供了非常完整的在线帮助培训内容，还有本地脱机手册。
1． 在线Office 帮助培训
Office帮助培训是一个网站，可以搜索帮助，它提供许多其他资源以帮助用户使用 Office 完成工作。该网站上的内容会定期更新，并根据用户使用 Office 做出的反馈来处理特定请求和解决特定问题。登录的网址是https://support．office．com/。
2． Microsoft Office Word帮助
在Word程序中单击帮助按钮或直接按F1键，此时会显示“Word帮助”界面，如图3.8所示在搜索框中键入需要帮助的问题，搜索结果按与问题的相关程度在“搜索结果”任务窗格中列出。不想要联网帮助时，在帮助窗口右下角单击“已连接到Office．com”→“仅显示来自此计算机的内容”命令，可以切换到脱机帮助，查找速度更快。


图3．8Microsoft Office Word帮助


3．2文档的基本操作
3．2．1文档的建立与保存
1． 新建文档
Word 2010启动后，会自动新建一个空文档，默认的文件名为“文档1”。空文档就如一张白纸一样，可以随意在里面输入和编辑。
此外，还可以通过“文件”→“新建”命令，通过内置的模板或搜索 Office．com 上提供的各种模板来建立适合自己使用的文档格式。关于模板将在3．4节详细介绍。
创建空白新文档的步骤如下。
(1) 单击“文件”选项卡，然后单击“新建”。
(2) 在“可用模板”下，单击“空白文档”。
(3) 单击“创建”。
2． 输入文本
在空文档中可以直接输入所需的内容，在每行结束处不要按Enter键（也称回车键），当输入内容到达右边界时，系统会自动移到下一行，这样有利于以后段落重排。输入到段落结束处，需要再按Enter键表示段落结束。

小贴士： 在Word中，以Enter键作为一个段落的结束。
Word在文本编辑时有两种方式：“插入”和“改写”。插入是指将输入的文本添加到插入点(闪烁光标)“I”所在位置，插入点后面的文本将依次往后移。Word默认的编辑方式是插入，这时状态栏左侧有“插入”标志显示。改写是指输入的文本会覆盖当前插入点所在位置的文本。例如,输入123456后，将插入点移到3的右边，在“插入”方式下输入aaa，结果为123aaa456，若在“改写”方式下，则结果是123aaa。

小贴士： 单击状态栏左侧的“插入/改写”图标，或按一下Insert键，可在插入和改写方式之间进行切换。
3． 特殊符号的输入
1) 选择“插入”选项卡的“符号”组
有时需要输入一些键盘上没有的特殊字符或图形，如希腊字母、数字序号、图形符号等，这就需要使用符号插入功能。方法是： 将光标移至需要插入特殊符号的位置，然后，在“插入”选项卡的“符号”组下选择“符号”“其他符号”，这时会弹出对话框，如图3．9所示，再选定所需的符号即可。
2) 使用“字符映射表”输入
单击“开始”→ 输入“字符映射表”，选择“字符映射表”应用，可以打开并输入特定字符，如图3．10所示。



图3．9插入符号




图3．10字符映射表


3) 使用软键盘输入
有些输入法可以使用软键盘输入特殊字符，如帮助用户方便快捷地输入希腊字母、日文片/平假名、俄文字母、拼音字母、注音符号、中文数字单位、标点符号、数学符号序号以及制表符等。


图3．11通过软键盘选取了日文平假名

单击特定输入法语言栏上的“软键盘”按钮，会立即弹出与键盘字母一致的PC软键盘。右击软键盘按钮则可以选择各种不同的特殊软键盘，如希腊字母、俄文字母、汉语注音符号、数字序号、中文数字/单位符号等。图3．11 通过软键盘选取了日文平假名。
4． 公式的输入
在编辑科技性的文档时，通常需要输入一些较复杂的数理公式，其中含有许多的数学符号，如积分符号、根式符号、带矩阵的公式等。Word的“插入”“公式”功能可以满足大多数公式和简单符号的输入和编辑。
要输入公式可在“插入”选项卡的“符号”区选择“公式”，如图3．12所示。可通过以下三种途径输入公式。
(1) 使用内置公式。
(2) 使用“插入新公式”手动输入公式。
(3) 到office．com网站寻找其他符合要求的公式。
选择以上任一方式后，即出现图3．13所示的“公式工具”，利用这些工具可方便对公式进行编辑修改。


图3．12插入公式





图3．13公式工具


5． 保存文档
保存文档的方法可以是以下操作之一。选择“文件”选项卡中的“保存”命令，或单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮； 选择“文件”菜单中的“另存为”命令。
1) 保存新建文档
如果是新建立的文档，选择“文件”菜单中的“保存”命令时会以“另存为”命令的方式保存文件，此时将出现“另存为”对话框，如图3．14所示。要求输入文件名，并指定所存文件的类型、存储路径。输入文件名后，再单击右下角的“保存”按钮，文档就被保存起来了。


图3．14“另存为”对话框


2) 保存已有文档
为了防止突发情况(如停电、死机)而导致信息丢失，在编辑过程中最好每隔一段时间就执行一次保存操作。保存文档方法是： 选择“文件”选项卡中的“保存”命令，或单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮。
如果想将文档保存到另一位置或另起一个名字保存，就应该使用“另存为”命令，操作的方法是： 选择“文件”选项卡中的“另存为”命令。
3) 保存为其他文件格式
Word允许将文档保存为其他文件格式，如Word 2003文档格式、PDF格式等，以便在其他软件中打开。操作方法： 选择“文件”选项卡中的“另存为”命令，再单击“保存类型”的下拉列表按钮，如图3．15所示。


图3．15保存为其他文件格式


3．2．2文档的编辑与修改
文档内容录入过程中或录入完毕后，需要对文档的内容进行校对与修改。
1． 常用编辑键
对文档的文字进行编辑时，除了可以单击菜单的命令进行操作外，还可以使用键盘的编辑键。恰当地应用键盘的编辑键，有时能使某些编辑操作事半功倍，如删除字符或翻页等。常用编辑键及其功能如表3.1所示。


表3．1常用编辑键及其功能



功能键作用功能键作用

Backspace删除光标左边的字符PageUp上翻一屏

Delete删除光标右边的字符PageDown下翻一屏

→光标右移Home光标移至行首

←光标左移End光标移至行尾

↑光标上移Ctrl+PageUp光标移至文本区左上角

↓光标下移Ctrl+PageDown光标移至文本区右下角

Ctrl+↑光标上移行首Ctrl+Home光称移至文档开头

Ctrl+↓光标下移行首Ctrl+End光标移至文档末尾

2． 选定文本
在文档的编辑操作中需要选定了相应的文本之后，才能有效地对其进行删除、复制、移动等操作。当文本被选定后有阴影呈现，Word提供多种选定文本的方法。
1) 使用鼠标选定
(1) 拖动选定： 把插入点光标“I”移至要选定部分的开始，并按鼠标左键一直拖动到选定部分的末端，然后松开鼠标的左键。该方法可以选择任何长度的文本块，甚至整个文档。
(2) 对字词的选定： 把插入光标放在某个汉字(或英文单词)上，快速双击，则该字词被选定，如图3．16所示。
(3) 对句子的选定： 按住Ctrl键并单击句子中的任何位置，如图3．16所示。
(4) 对一行的选定： 单击这一行的选定栏(该行的左边界)。
(5) 对多行的选定： 选择一行，然后在选定栏中向上或向下拖动。


图3．16各种选定文本的方式