第3章 Word2016 操作应用 3.文档处理的基本流程 1 在办公业务实践中,文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说,文档处理都要遵 循图3-1所示的操作流程。 图3- 1 文档操作流程 实训项目:Word2016 文档操作流程 1. 文档录入 文档录入是文字处理工作的第一步,包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒 体对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入,符号录入包括标点符号、特殊符号的录 入,它们主要通过键盘、鼠标录入;而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者 通过专门的设备导入。 2. 文本编辑 文档录入完成后,出于排查错误、提高效率或者其他目的,必须对文档内容进行编辑。 对于文字内容,主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。对 于多媒体对象,还有专门的编辑方法。 3. 格式排版 文本经编辑后,如果内容无误,则下一步就是排版,包括字体、段落格式设置,分页、分 节、分栏排版,边框和底纹设置,文字方向,首字下沉,图文混排设置,多媒体对象排版等。 4. 页面设置 文档排版完成后,在正式打印之前必须根据打印的需要进行页面设置,主要包括纸张 大小设置,页面边界设置,装订线位置以及宽度设置,每页行数、每行字数设置,页眉、页脚 设置等。 5. 打印预览 在正式打印文档之前,最好先进行打印预览操作,即先在屏幕上模拟文档的打印效 果。如果效果符合要求,就可以进行打印操作;如果感觉某些方面不合适,则可以回到编 辑状态重新进行编辑,或者通过相关设置在预览状态下直接编辑。 6. 打印输出 利用文字处理软件制作的文档最终有两个输出方向:一个是打印到纸张上,形成纸 质文档,进行传递或存档;另一个是制作成网页或电子文档,用来通过网络发布。如果是 前一方向,则必须进行打印操作,主要包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及 文档的缩放打印设置等。 3.简单文档的处理 2 在工作和学习中,经常要用计算机处理一些基本的文档,例如公文、海报、招聘启事、 合同等。利用Word软件制作和处理这些文档是最合适的。 3.1 实训项目:简单文档制作 2. 本项目是制作一份学校内部下发的通知。实例效果如图3-2所示。 本项目主要解决如下问题: .录入文本内容; .修改文本字体和段落格式; .为文本添加编号 。 操作步骤如下 。 1. 新建一个Word文档并保存 启动Word软件后,系统会自动建立一个空白文档,为了方便文档打开和防止以后文 档内容丢失,应先将文档进行更名保存。 操作步骤如下:选择“文件”|“另存为”选项,此时会弹出一个“另存为”对话框,如 图3-3所示。在“文件名”文本框中输入“关于教职工乒乓球比赛的通知”,单击“保存”按 钮即可新建一个文档名为“关于教职工乒乓球比赛的通知.o” dc的文档。 说明:对于Word这类经常使用的程序,最好在桌面上建立它的快捷方式,启动时可 节约很多时间。 第 3 章Word 2016 操作应用 107 图3- 2 比赛通知的效果 图3- 3 文件另存为 108 计算机应用基础与信息处理教程 2. 文本的录入与编辑 ①设置输入法。在文本录入之前,最好先设置使用的中文输入法,使用快捷键Ctrl +Shift选择一种中文输入法,如果文本中需要交替录入英文和中文,则使用快捷键Ctrl +Space可以快速进行中英文输入法的切换(具体操作见第2章的相关部分)。 ②录入通知的文本内容。文件建立之后,文档上有一个闪动的光标,这就是“插入 点”,也就是文本的输入位置。选择输入法后,直接输入文字即可,如图3-4所示。 图3- 4 单纯录入文本后的效果 由于目前的办公软件都具有强大的排版功能,因此在文字和符号的录入过程中,原则 上首先应进行单纯录入,然后运用排版功能进行有效排版。基本录入的原则是:不要随 便按Enter键和Space键,即 .不要用Space键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 .不要用Enter键进行段落间距的排版,当一个段落结束时才按Enter键。不要用 连续按Enter键以产生空行的方法进行内容分页的设置。 说明:录入文本时有“插入”和“改写”两种状态。状态栏上的“改写”两个字如果呈灰 色,则说明目前是比较常用的插入状态;如果字体颜色变黑,则表示目前为改写状态。此 时,输入字符会将后面的字符覆盖。在“插入”和“改写”两种状态之间进行切换可以按 Insert键,或者双击状态栏上的改写标识。 .特殊符号的录入。文档中除了文字外,有时还会根据内容需要输入各种标点和特 殊符号(※、◎、﹃、﹄、§等)。符号的输入方法有很多,通常使用“插入”|“符号”选 第 3 章Word 2016 操作应用 109 中需要的符号,单击“确定”按钮即可,如图3-5所示。 图3- 5 “符号”对话框 3. 设置字体和段落格式 文档中的字体格式主要包括字体、字号、字形、文字效果、字间距等的设置;段落格式 主要包括段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏即 可实现,复杂设置可分别通过“开始”菜单下的“字体”和“段落”进行操作,如图3-6所示。 图3- 6 “字体”和“段落” 110 计算机应用基础与信息处理教程 还可以使用光标选中需要设置的字体,右击后选择“字体”或者“段落”,调出“字体”和 “段落”对话框,如图3-7和图3-8所示。 图3- 7 “字体”对话框 图3- 8 “段落”对话框 第 3 章Word 2016 操作应用 111 本项目将按照下面的要求对文本进行字体和段落的格式设置。 ①标题为二号宋体字,居中,段后距为1行。正文为宋体五号字。 ②第4段“比赛时间”后面的时间为红色、加粗和底纹。第5段的“文体楼”字符缩放为 150%,字间距加宽为1.如图3-“ 在“ |“ 选项的A中。 5磅,9所示。其中,底纹” 开始”字体” 图3- 9 字体高级设置 ③第9段的时间部分加下画线。 ④第3、9、10 段为首行缩进2个字符且段前距为1行,第4~8段左缩进2个字符。 第11 、12 段设置为右对齐且段前距为1行。 按照以上要求进行字体和段落格式设置之后,该文档的效果如图3-10 所示。 另外,当一篇文章中的某些字体和段落的格式相同时,为提高排版效率且达到风格一 致的效果,可以使用“格式刷”工具复制文本格式。 具体操作步骤如下:首先选择要被复制格式的文本;然后单击常用工具栏上的“格式 刷”按钮,这时光标变成刷子形状;最后用刷子形状的光标选择需要复制格式的文本,这样 被选择文本的格式就与原文本的格式相同了。 说明:单击“格式刷”按钮只能复制一次,双击“格式刷”按钮可以复制多次,想要结束 格式复制时,再次单击“格式刷”按钮即可。 4. 编号设置 选中第4~8段,选择“开始”|“段落”|“编号”,打开“编号”对话框,如图3-11 所示,在 112 计算机应用基础与信息处理教程 图3-10 文档的效果 “编号”选项卡中发现没有符合要求的编号,此时可以先选择一种接近目标要求的编号,然 后进行自定义设置,如图3-12 所示。 图3-11 “编号”对话框 第 3 章Word 2016 操作应用 113 图3-12 为段落设置编号 单击“自定义”按钮,在打开的“定义新编号格式”对话框中把“编号格式”文本框中 “1.”后的“.删(”) 除,输入一个“、”即可。注意:不要将带域的部分删除。此时在“预览”框中 可以看到结果,如图3-13 所示。单击“确定”按钮,回到“自定义编号列表”对话框,单击 “确定”按钮即可。 图3-13 “定义新编号格式”对话框 114 计算机应用基础与信息处理教程 此时,文本编辑和排版全部完成,效果如图3-2所示。 2.实训项目:根据模板创建公文 3.2 现代办公中,撰写公文是基本工作之一。一般来说,公文都有统一的规定格式和专门 的使用范围。公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。 文头一般包括发文机关标识、发文字号、公文标题和主送机关等,位于公文的上方。 正文是公文最重要的主体部分,用来叙述公文的具体内容,位于文头的下方。文尾一般包 括公文署名、用印和成文日期等,位于公文的右下角。 公文有统一的规定格式,但是如果直接编辑会比较烦琐,Word提供了一系列的模 板,可以帮助用户制作公文。下面以一个政府公文为例介绍利用模板制作公文的操作 方法。 本项目主要解决如下问题: .利用模板制作公文; .对公文的保护 。 项目操作步骤如下 。 1. 制作公文 ①新建一个Word文档,如图3-14 所示。 图3-14 新建一个Word文档 ②在Word文档内输入表头内容,居中显示,调整字体大小和字体缩放比例,为了美 观,表头只能占用一行,如图3-15 所示。 ③设置字体加粗,并设置字体颜色为红色,如图3-16 所示。 ④在表头下方添加日期和文件号,居中显示,如图3-17 所示。 第 3 章Word 2016 操作应用 115 图3-15 设置标题 图3-16 设置字体颜色 图3-17 字体居中 ⑤使用“插入”下方的“形状”插入横线,调整横线的宽度和颜色,如图3-18 所示。 图3-18 插入横线 116 计算机应用基础与信息处理教程 ⑥在文档内输入文件正文,即可完成红头文件的制作,如图3-19 所示。 图3-19 完成效果 2. 文档保护 当将制作完的公文下发到相应部门时,有时不希望被别人看到或修改,此时可以为该 文档设置密码将其保护起来。 操作步骤如下,如图3-20 至图3-22 所示。 ①打开刚才制作的公文,依次打开“文件”|“信息”|“文件保护”。 ②在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字 符,这两个密码可以是相同的,也可以是不同的。单击“确定”按钮后再次输入密码进行确 认。把刚才输入的密码再次输入一遍后,就完成了密码保护设置。 ③再次打开文档时,需要输入打开密码才能打开。若想修改文档,则需要输入修改 密码才能修改。若只打开、不修改文档,则文档将以只读的形式打开。 ④如果需要取消密码,则重复步骤①的操作,将文本框中原有的密码删除即可。 说明:在设置密码时最好选择好记忆的字符串,若忘记密码,则无法打开文档。修改 密码可以不设置,也可以和打开密码一致。 第 3 章Word 2016 操作应用 117 图3-20 文档保护(1) 图3-21 文档保护(2) 118 计算机应用基础与信息处理教程 图3-22 文档保护(3) 3.3 实训项目:使用制表位制作调查问卷 2. 通常情况下,用段落可以设置文本的对齐方式(前面已讲过), 但在某些特殊的文档 中,有时需要在一行中设置多种对齐方式,Word中的制表位就是可以在一行内实现多种 对齐方式的工具。制表位的设置方法通常有标尺法和菜单法两种。 本项目分别用标尺法和菜单法制作一份学校内部调查问卷。实例效果如图3-23 所示。 本项目主要解决如下问题: .使用标尺法制作调查问卷; .使用菜单法制作调查问卷 。 项目操作步骤如下 。 (1)标尺法 如果调查问卷中有选择题和判断题,则在制作调查问卷选择题答案选项时就往往需 要对其多个答案选项进行纵向对齐 。 具体操作步骤如下 。 第 3 章Word 2016 操作应用 119 图3-23 使用制表位对齐之后的调查问卷 ①选中“二问题”部分1~9题的所有答案行,先将其设定为首行缩进2个字符,当标 尺最左端出现左对齐制作符时,在标尺10 、20 和30 字符处分别单击,这时会在标尺上出 现3个左对齐的符号,如图3-24 所示。 图3-24 添加制表符后的标尺 ②在答案的B、C和D符号前面分别按Tab键即可出现如图3-23 所示的效果。 (2)菜单法 除了标尺法以外,还可以使用菜单法。菜单法的优点是位置更准确,例如上例,选中 所有的答案行,选择“开始”|“段落”,打开“制表位”对话框,在“制表位位置”下分别输入 2、10 、20 、30 字符,对齐方式都选择“左对齐”,前导符都选择“无”,每输入一个都要单击 “设置”按钮。 最后单击“确定”按钮,再重复标尺法的步骤②即可,如图3-25 至图3-27 所示。 120 计算机应用基础与信息处理教程 图3-25 打开制表位(1) 图3-26 打开制表位(2) 第 3 章Word 2016 操作应用 121 图3-27 在“制表位”对话框中设置的前导符 实际上,菜单法包含了所有标尺上的对齐制表符,而且可以设置前导符,例如判断题 中括号前面的省略号就可以用制表位中的前导符制作,而且可以先设置、后输入。 操作步骤如下。 ①将光标定位在需要输入判断题的行,选择“格式”|“制表位”选项,打开“制表位”对 话框。在“制作位位置”下输入“40 字符”,将对齐方式设置为“右对齐”,前导符设置为 “2……(2)单击“设置”按钮后再单击“确定”按钮,如图3-28 所示。,(”) 图3-28 在“制表位”对话框中设置前导符 ②直接在文字后、括号前按Tab键,此时会出现“……” 前导符,这样一道判断题就制 122 计算机应用基础与信息处理教程 作完毕了,如图3-29 所示。按Enter键后即可制作下一道题,后面的试题以此类推。 图3-29 使用制表符后的试题 (3)删除制表符 若想删除制表符,可以直接在标尺上把对齐符号拖曳下来,也可以打开“制表位”对话 框,选择需要删除的制表符,单击“清除”按钮即可。 说明:制表位有很多种,有左对齐、右对齐、居中式、竖线式和小数点式等,在标尺的 左端单击就可以交替出现,读者可以在实训中多做几种以熟练掌握。 2.实训项目:设置和打印文档 3.4 本项目主要解决如下问题: .设置文档页面; .打印预览; .打印输出 。 操作步骤如下 。 1. 页面设置 在打印输出文档之前,必须先进行页面设置,这样打印出来的文档才能正确、美观。 选择“布局”|“页面设置”,打开“页面设置”对话框,该对话框有几个选项卡,可分别实现不 同的效果。首先在“纸张”选项卡中设置纸型;然后在“页边距”选项卡中设置上、下、左、右 4个方向的页边距和打印方向。 双击标尺上的灰色区域,也可以打开“页面设置”对话框。如果文档需要装订,则可在 “页边距”选项卡中设置装订线的位置和大小。在“版式”选项卡中可选择“奇偶页不同”或 “首页不同”,可以对首页或奇偶页设置不同的页眉、页脚。在“垂直对齐方式”选项卡中选 择“顶端”“靠上”或“居中”可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式,如 图3-30 所示。 2. 打印预览 在打印文档之前,可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果,如果对预览效 果不满意,则可以进行修改。打印预览是Word“所见即所得”特点的体现。与“页面”窗 口相比,“打印预览”窗口可以更真实地表现文档的外观。在“打印预览”窗口中,可任意缩 放页面的显示比例,也可同时显示多个页面。操作步骤如下。 ①单击工具栏中的“打印预览”按钮,或者选择“文件”|“打印”选项,屏幕上会立即出 现“打印预览”窗口。 第 3 章Word 2016 操作应用 123 图3-30 “页面设置”对话框 ②在“打印预览”窗口中可以使用“打印预览”工具栏上的工具对文档进行更详细的 预览,也可以直接打印,如图3-31 所示。 图3-31 打印预览 3. 打印输出 用户在打印预览完成后就可以打印文档了,Word中有多种打印方法,如果只打印一 124 计算机应用基础与信息处理教程 份文档,则直接单击工具栏上的“打印”按钮即可。如果打印多份或仅打印文档中的某几 页,则用菜单法进行打印,具体操作步骤如下。 ①选择“文件”|“打印”,打开如图3-32 所示的“打印”对话框。 ②在“页面范围”选项组中选择相应的选项,在“份数”栏内输入打印份数。 ③单击“确定”按钮,即可开始打印。 说明:在“页面范围”选项组中有3个选项:“全部”是指打印全部文档;“当前页”是指 只打印光标所在的页面;“页码范围”是指打印部分页面,连续的页面用“”连接,不连续的 - 页面用“,”分开,如2-6、9,11 。 图3-32 “打印”对话框 3.图文混排的文档制作 3 Word还有一个强大的功能———图文混排。可以在文档中插入图形、图片、艺术字、 文本框、页面边框等,还可以为文档分栏排版,真正做到图文并茂。 本项目以一篇“2010 广州亚运会火炬形象发布”文章为例,利用Word为它进行图文 混排,使文章更加彰显艺术效果。文档排版后的效果如图3-33 所示。 本项目主要解决如下问题: .为段落设置首字下沉、分栏、边框和底纹; .插入图片和艺术字,设置图片格式,将图片衬于文字下方与文本混排,设置艺术字 格式和为艺术字设置阴影等; .插入文本框,并为文本框内的文字添加项目符号; .设置页面边框; .设置页眉、页脚。 第 3 章Word 2016 操作应用 125