第5章用计算机进行演示文稿处理 演示文稿可把静态展示变成动态展示,把复杂的问题变得通俗易懂,使之更加生动,给 人留下更为深刻印象。进行演示文稿现在已成为人们工作生活的重要组成部分。使用演示 文稿处理软件可以制作集文字、图像、声音以及视频等多媒体元素为一体的演示文稿,让信 息以更轻松、更高效的方式表达出来。PowerPoint2019是众多演示文稿制作软件中最为 流行的一种,它是MicrosoftOfice系列软件中的重要组成部分。本章以PowerPoint2019 为例,介绍演示文稿的基本操作。通过本章学习,可以帮助用户掌握制作多媒体演示文稿的 基本方法。 【本章要点】 .演示文稿的创建和保存。 .演示文稿对象的编辑、设置。 .演示文稿主题、切换方式设置。 .演示文稿对象的动画设计。 .演示文稿对象的超链接设置。 .演示文稿的放映。 .演示文稿的打印 。 【本章目标 】 .掌握演示文稿的创建和编辑方法。 .掌握在演示文稿中插入图片、图形、艺术字、文本框、音频、视频等对象的方法。 .掌握为演示文稿中对象设置超链接的方法。 .掌握为演示文稿中对象添加动画效果的方法。 .掌握演示文稿主题、切换方式的设置方法。 .掌握演示文稿的放映和打印方法。 5.演示文稿处理工具概述 1 人们的日常工作生活经常要进行文稿演示。一个演示文稿要想吸引人,除了设计人员 的水平之外,所用的制作软件影响也很大。常用的演示文稿设计软件有PowerPoint、WPS 演示、OpenOficeImpres 、Keynote、Prezi、Focusky等。 1.PowerPoint PowerPoint是微软公司办公套件MicrosoftOfice中的一个重要组成部分,也是目前 在全世界使用最为广泛的演示文稿制作软件,可以制作出集文字、图形、图像、声音以及视频 剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿,被广泛应用于课程教学、企业宣传、产品推介、婚礼庆 典、项目竞标、管理咨询等领域,正在成为人们工作生活的重要组成部分。使用它制作的演 示文稿最初被保存为扩展名为ppt的文件,因此演示文稿通常又被称为PPT 。演示文稿软 件的功能不只局限于幻灯片演示,它还能够应用于动画、游戏制作以及艺术作品设计等其他 领域。演示文稿由一张张幻灯片组成,这些幻灯片为一个个独立的放映单元。演示文稿不 仅可以在投影仪或者计算机上进行演示,而且还可以打印成幻灯片或制作成胶片,由幻灯片 机放映。此外,还可以通过Web进行远程发布,或与其他用户共享。由PowerPoint创建的 演示文稿有以下显著特点:由若干张排列有序的幻灯片组成,有丰富的多媒体内容,有强大 的静态和动态视觉效果。 2.WPS演示 WPS演示是金山公司研发的WPSOfice套件中的一部分。WPS演示功能强大,并兼 容MicrosoftOficePowerPoint的PPT格式,同时也有自己的DPT和DPS格式。 3.OpenOficeImprs OpenOficeImpres 是Op(e) enOfice办公套件的主要模块之一。它与各个主要的办公 室软件套件兼容,默认以odf格式存档。 4.Key 是由苹果公司推出的运行于MacOSX操作系统下的幻灯片t诞(o) 生于2003年,(e) Keynote(n) 设计软件。Keynote不仅支持几乎所有的图片字体,还可以使界面和设计也更图形化。它 借助MacOSX内置的Quartz等图形技术,制作的幻灯片更加夺人眼球。另外,Keynote 还有真三维转换,幻灯片在切换的时候用户便可选择旋转立方体等多种方式。随着Apple 公司iOS系列产品的发展,Keynote也推出了相应的版本。这样一来,在苹果的移动设备上也 可以编辑及查阅文档,并可以通过iCloud在Mac、iPhone、iPad、iPodTouch以及PC之间共享。 5.Prezi 作为演示文稿软件,Prezi主要通过缩放动作和快捷动作将想法进行更加生动有趣的展 示。它打破了传统PPT的单线条时序,采用系统性与结构性一体化的演示方式,可以以路 线的呈现方式,在两个物件之间切换,配合旋转等动作则更有视觉冲击力,支持在线和本地 编辑。 6.Fky Focusk(o) y(u) 是一款免费、(s) (c) 高效、操作简单的演示文稿制作软件,相比PowerPoint的单线条 时序,Focusky采用系统性的方式来进行演示,可将一个物体缩小,再放大拉近到另外一个 物体。Focusky最明显的优点就是能缩放演示文稿让观众的注意力从整体到局部,再从局 部到整体,通过3D无限缩放、旋转、移动的切换方式,使演示生动有趣,带入感更强。 Focusky简单易用,提供了大量的在线模板供用户使用,可通过拖曳来添加物体,改变物体 位置让制作变得更简单。在Focusky中,可导入PowerPoint文件,以便于更迅速的开始制 作演示文档。用Focusky做好后的演示文稿也可以导出为可离线播放的格式,例如网页( htl)、nowee)、MacApp(*.pp,苹果计算机直接点击可打开)(.) m视频、Wids应用程序(*.xa 和压缩文件(*.p),无须再下载其他的软件便可离线演示多媒体文档。 zi 5.基本操作 2 【案例引导】期末,辅导员需要制作一个宣传诚信考试为主题的演示文稿,加强学生的 诚信教育,引导学生诚信考试,诚信做人。通过学习该演示文稿的制作,可以掌握演示文稿 ·183· 的基本编辑操作,包括新建、保存演示文稿,插入、复制、移动、删除幻灯片,为幻灯片添加文 字等。具体如下。 (1)演示文稿不少于5张。 (2)第一张幻灯片的版式设置为“标题幻灯片”,其中副标题的内容是班级信息。 (3)其他幻灯片中要求包含与主题相关的文字。 (4)将最后一张幻灯片的版式设置为“竖排标题与文本”,其他几张(除第一张和最后一 张外)幻灯片的版式均为“标题与内容”。 (5)将演示文稿应用“带状”设计主题。 pptx (6)保存演示文稿,文件命名为“诚信考试.”。 辅导员确定用PowerPoint2019制作,在制作该演示文稿之前,先来学习PowerPoint 2019的基本操作。 5.2.1 PowerPoint2019工作界面 PowerPoint2019的启动和退出与Ofice2019中其他软件的启动和退出方法相同,用 户可以通过常规启动、桌面快捷方式启动、现有演示文稿启动等方法启动PowerPoint2019 组件。如常规启动方法如下所述。 在Windows桌面的“开始”菜单中选中PowerPoint选项,启动PowerPoint2019工作 窗口 P 。 owerPoint2019的工作窗口和Word2019类似,如图5-1所示,主要由标题栏、状态 栏、功能区、编辑区(工作区)、备注区、幻灯片浏览窗格等部分组成,各部分功能介绍如下。 图5-1PowerPoint2019的主窗口 ·184· 1. 标题栏 PowerPoint2019 的标题栏在窗口的最上边,显示软件的名称PowerPoint和当前文档 的名称,还包括最左侧的快速访问工具栏和最右侧的“最小化”“最大化”(向下还原)和“关 闭”按钮。 2. 状态栏 PowerPoint2019 的状态栏位于窗口的最下方,用于显示当前的工作状态、选项和操作 过程等信息。从左边起依次显示当前处于第几张幻灯片、幻灯片总张数、使用的语言、“视图 切换”按钮、“调节显示比例”控件、“显示比例调整”按钮和“幻灯片自适应窗口”按钮等。 3. 功能区 功能区中包含多个选项卡,每个选项卡中都包含了相应的选项卡,双击选中的选项卡可 以显示和隐藏组,选项卡是一组相关的选项,当选项处于显示状态时,单击组内排列的选项, 可以执行该选项。 在功能区右击,在弹出的快捷菜单中选中“折叠功能区”选项,则功能区只显示选项卡, 组和组内选项皆被隐藏。此时,单击相应的选项卡,该选项卡的组和选项将会显示出来。 4. 编辑区 编辑区也称为工作区,是制作演示文稿的幻灯片的主要区域。在编辑区,可以完成幻灯 片的编辑和修改,包括插入和编辑文本、表格、文本框、图形、图表、声音和视频等对象,创建 超链接和设置动画效果等操作。 5. 备注区 备注区用来编辑幻灯片的备注信息,单击备注区可以添加备注信息。 6. 幻灯片浏览窗格 幻灯片浏览窗格可以快速查看整个演示文稿中的任意一张幻灯片,也可以完成幻灯片 的新建、选定、移动、复制和删除等操作。 在幻灯片浏览窗格会显示整个演示文稿所有幻灯片的缩略图,选中某一个幻灯片,该幻 灯片会突出显示,在编辑区中也将显示该幻灯片的内容。 5.2.2 PowerPoint2019 视图方式 PowerPoint2019 可以通过在编辑演示文稿时选用不同的视图方式使文稿的浏览和编 辑更加方便。 PowerPoint2019 提供6种视图方式,如图5-2所示,分别为“演示文稿视图”组的普通 视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、备注页视图、阅读视图,另外还有幻灯片放映视图。其中 常用的4种介绍如下。 图5-2 视图方式 ·185· 1. 普通视图 普通视图是PowerPoint的主要的编辑视图,也是PowerPoint2019 默认的视图方式, 它将幻灯片和大纲集成到一个视图中,既可以输入、编辑和排版文本,也可以输入备注信息。 普通视图包含幻灯片浏览窗格、幻灯片窗格和备注窗格3个窗 格,拖曳窗格之间的分隔条可以调整窗格的大小,普通视图的窗口如 图5-3所示。 (1)幻灯片浏览窗格。在幻灯片浏览窗格中,幻灯片会以缩略图 方式进行排列,有利于检查各个幻灯片前后是否协调、图标的位置是 图5-3 普通视图方式否合适等问题,方便用户添加、删除和移动幻灯片。在该视图中,允许 在单张幻灯片中添加图片、影片和声音等对象。 (2)幻灯片窗格。在幻灯片窗格中会显示选中的某张幻灯片,可 以在该幻灯片中键入演示文稿中的文本、图形、图片、音频、视频等。 (3)备注窗格。使用备注窗格,可以添加备注信息,并可以方便在每一张幻灯片的下方 进行调整。 2. 幻灯片浏览视图 在幻灯片浏览视图中,直接显示幻灯片的缩略图。幻灯片浏览视图用于将幻灯片缩小、 多页并列显示、便于对幻灯片进行移动、复制、删除、调整顺序等操作。 3. 备注页视图 备注页视图方式下用户可以编辑备注信息,如 图5-4所示。PowerPoint2019 备注信息具有辅助 演讲的作用,对幻灯片中的内容进行补充注释,帮 助用户将一些文字从版面转移到备注栏中,确保幻 灯片简洁明了。 用户切换到需要添加备注的幻灯片中,在备注 页视图下方会出现一个备注框,通过拖曳可以调节 其大小,在备注框输入相应的内容,例如演讲所有 的文字稿、演讲的结构和顺序的提醒,以及幻灯片 中一些专业内容的解释和需要提出的问题等,备注 添加修改完成后,便可以在放映幻灯片时有效使用 备注。 若有第2个监视器或投影仪,可在“幻灯片放映”选项卡的“监视器”组选中“使用演示者 视图”单选按钮,开启演示者视图功能。这样一来,在播放幻灯片时,演示者视图方式下会显 示备注信息,而备注信息,只能被幻灯片播放者看到,而台下的观众则观察不到。 4. 幻灯片放映视图 在幻灯片放映视图下,幻灯片在播放的过程中全屏显示,逐页切换,可以看到图形、影 片、动画等元素的实际播放效果。 2.幻灯片的基本操作 5.3 一个演示文稿一般由多张幻灯片组成。幻灯片的基本操作包括幻灯片的插入、复制、移 ·186· 图5-4 编辑备注信息 动、删除和隐藏等操作。 1. 插入幻灯片 常用的插入幻灯片的方法包括3种,具体如下所述。 (1)通过单击“新建幻灯片”按钮插入。在“开始”选项卡的“幻灯片”组中单击“新建 幻灯片”按钮,从下拉菜单中选中某一版式后,便可以插入该版式的幻灯片,如图5-5 所示 ( 。 2)使用快捷菜单选项插入。在幻灯片浏览窗格中,选中一张幻灯片并右击,在弹出的 快捷菜单中选中“新建幻灯片”选项,就可以插入一张幻灯片。也可以在选定幻灯片的之后 插入一张新幻灯片,如图5-6所示。 图5-5 新建幻灯片版式图5-6 新建幻灯片快捷选项 (3)使用键盘选项。在普通视图方式下,在幻灯片浏览窗格中选定某张幻灯片,按 Enter键,可以在选定幻灯片的下方插入一张和选定幻灯片版式相同的幻灯片。 2. 复制幻灯片 在幻灯片浏览窗格中,通过执行下列操作之一选择要复制的幻灯片。 方法1:打开目标演示文稿,在“幻灯片”选项卡上找到复制幻灯片的插入点前面那张幻 灯片并右击,在弹出的快捷菜单中选中“粘贴”选项,即可复制幻灯片。 方法2:右击要复制的幻灯片,在弹出的快捷菜单中选中“复制幻灯片”选项,如图5-7 所示。 方法3:如果需要复制多张连续的幻灯片,先选中第一张幻灯片,然后按住Shift键,再 选中最后一张幻灯片,便选定了多张连续的幻灯片,右击这些幻灯片,在弹出的快捷菜单中 选中“复制幻灯片”选项。如图5-8所示。 方法4:要选择多张不连续的幻灯片,需按住Ctrl键,然后选择相应的幻灯片,松开 Ctrl键后,在弹出的快捷菜单中选中“复制幻灯片”选项。 ·187· 图5-7 复制单张幻灯片图5-8 复制多张连续幻灯片 3. 移动幻灯片 在普通视图或幻灯片浏览视图中,按住鼠标左键将选定的移动对象拖曳至合适位置即 可。也可以剪切要移动的幻灯片,然后到目标位置粘贴。 4. 删除幻灯片 删除幻灯片通常包括两种方法。 方法1:用户可以在幻灯片浏览窗格中选定相应的幻灯片,然后右击幻灯片,在弹出的 快捷菜单中选中“删除幻灯片”选项,即可删除选中的幻灯片。 方法2:在幻灯片浏览窗格中选中相应的幻灯片,然后按Delete键,删除幻灯片。 5. 隐藏幻灯片 选中一张或多张幻灯片并右击,在弹出的快捷菜单中选中“隐藏幻灯片”选项。 5.4 演示文稿主题的应用 2. 演示文稿的主题是对幻灯片中的标题、文字、图表和背景等元素进行统一设定的一组配 置,该配置包含主题颜色、主题字体和主题效果,PowerPoint2019 提供了大量系统预设的 主题,用于快速更改幻灯片的整体外观。应用主题样式的方法如下所述。 1. 应用主题样式 (1)应用主题样式。打开演示文稿,在“设计”选项卡“主题”组的“样式”列表中选中一 个要应用的主题样式;也可以单击右侧的下拉列表按钮,在打开的“所有主题”列表选项中查 看并选中某一主题样式即可,如图5-9所示。 (2)设置应用范围。若要设置某个主题的应用范围,可右击主题,在弹出的快捷菜单中 选中相应的选项。其中“应用于所有幻灯片”选项是将所选择的幻灯片主题应用于演示文稿 中所有的幻灯片;“应用于选定幻灯片”选项是将所选择的幻灯片主题只应用于选择的幻灯 片;“设置为默认主题”选项是将所选择的幻灯片主题设置为默认的主题样式;库添加到将(“) ·188· 图5-9 应用主题样式 快速访问工具栏”选项是将主题列表添加到快速访问工具栏中。 2. 修改主题样式 应用主题样式后,可对颜色、字体、效果等方面进行修改,以便使主题样式更加符合用户 需求。在“设计”选项卡的“变体”组中选中“颜色”选项,在“颜色”下拉列表框中选中某种预 设的颜色效果,可用于设置背景颜色、字体颜色、图形图像对象的颜色;选中“字体”选项,在 “字体”下拉列表框中选中某种预设的字体效果,可用于设置中文字体、英文字体、标题字体、 正文字体;选中“效果”选项,在“效果”下拉列表框中选中某种预设的效果,对图形、文本框、 图片等进行设置,如图5-10 所示。 2.演示文稿的放映 5.5 演示文稿制作完成后,通过幻灯片放映可将演示文稿展示给观众。放映时可以根据使 用者的不同需要设置不同的放映方式、排练计时等,以满足不同的需求。 1. 设置放映方式 PowerPoint2019 提供了3种不同的放映方式,在“幻灯片放映”选项卡的“设置”组中单 击“设置幻灯片放映”按钮,弹出“设置放映方式”对话框,如图5-11 所示。使用该对话框,可 以设置放映类型、放映选项、放映幻灯片、换片方式和多监视器5种主要属性。 ·189· 图5-10 修改主题样式选项 图5-11 “设置放映方式”对话框 (1)“ 放映类型”栏用来确定演示文稿的显示方式。 ① 演讲者放映。演讲者放映方式是默认的放映方式,以全屏方式显示演示文稿的内 容,通过单击鼠标,可继续播放演示文稿的其他幻灯片。在放映过程中右击,在弹出的如 图5-12 所示的快捷菜单中选中相应的选项,便可对放映过程进行 控制,若选中“下一张”选项,则从当前幻灯片跳转到下一张幻灯 片;若选中“上一张”选项,则从当前幻灯片跳转到上一张幻灯片; 若选中“定位至幻灯片”选项,则根据幻灯片的标题选择要定位的 幻灯片。播放完成后,将自动退出播放模式。在整个放映过程中, 演讲者可以控制整个演示过程。 ②观众自行浏览。该方式是让观众自行观看以窗口的方式 显示演示文稿,只保留顶端标题栏和底端状态栏,可任意利用鼠标 滚轴进行上下页切换。此外,也可以使用鼠标右键快捷菜单进行 图5-12 放映快捷菜单 幻灯片切换。 ③在展台浏览。该方式以全屏幕方式自动播放演示文稿,无 ·190· 须用户手动操作。在播放完成后,会自动循环播放。放映过程中,除了保留鼠标用于指示 外,其余功能全部失效,终止可按Esc键。 (2)“ 放映选项”栏提供了“循环放映,按Esc键终止”“放映时不加旁白”映时不加动 画”等放映方式,还可设置绘图笔颜色和激光笔颜色。放(“) (3)“ 放映幻灯片”栏可设置播放的幻灯片范围,如选择“全部”选项,则将播放全部的幻 灯片。若选中“从”“到”选项,则可选择播放幻灯片的编号范围。如果之前设置了“自定义幻 灯片放映”功能,则可在此处选择列表,根据列表内容播放。 (4)“ 推进幻灯片”栏用于选择幻灯片切换方式是手动还是自动。如果选中“手动”选 项,则用户需要单击鼠标进行播放。而如果选中“如果出现计时,则使用它”选项,则将自动 根据设置的排练时间进行播放。 信息 ( 。 5)“ 多监视器”栏可以设置演示文稿放映所使用的监视器,以及演讲者视图等 2. 控制放映过程 完成设置演示文稿的放映方式后,就可以进行幻灯片放映了。这里以最常用的“演讲者 放映”放映方式为例,介绍幻灯片放映过程中常用的控制选项,即如何开始放映、放映过程中 幻灯片之间的跳转、绘画笔的使用和如何结束放映。 PowerPoint2019 提供了两种演示文稿开始放映方式。 (1)使用“幻灯片放映”按钮。单击主窗口右下角“视图切换”按钮组中的“幻灯片放映” 按钮,则从当前幻灯片开始以全屏幕方式放映幻灯片。 (2)使用“开始放映幻灯片”组中的选项。在“幻灯片放映”选项卡“开始放映幻灯片”组 中有“从头开始”“从当前幻灯片开始”“联机演示”“自定义幻灯片放映”4个按钮,如图5-13 所示。 图5-13 放映幻灯片选项 在“幻灯片放映”选项卡的“开始放映幻灯片”组中若单击“从头开始”按钮,则开始播放 演示文稿,用户可从演示文稿的第一张幻灯片开始播放演示文稿;若单击“从当前幻灯片开 始”选项,则可从当前选定的幻灯片开始播放;若单击“联机演示”按钮,则弹出“联机演示”对 话框。在对话框中单击“连接”按钮,可以将演示文稿通过Microsoft账户发布到互联网中, 让用户通过网页浏览器观看;若单击“自定义幻灯片放映”按钮,在下拉菜单中选中“自定义 放映”选项,则弹出“自定义放映”对话框,单击“新建”按钮,在打开的“定义自定义放映” 对话框中设置放映列表的名称,并选择左侧列表中的幻灯片,单击“添加”按钮将其加入 到列表中,单击“确定”按钮后,即可将列表添加到“自定义放映”对话框中,单击“放映”按 钮进行播放,如图5-14 所示。自定义幻灯片放映方式,可以方便地设置需要播放部分幻 灯片。 文稿演示过程中,若需要对内容进行讲解标注时,在窗口的任意位置右击,在弹出的快 ·191·