第3章
文字处理软件——Word 2016




3.1Word 2016概述
3.1.1Office 2016 简介

Office 2016是微软 2015年9月22日发布的一个庞大的办公软件集合，不仅包括了诸多的客户端软件，还包括强大的服务器软件，同时包括了相关的服务、技术和工具。使用Office 2016，不同的企业均可以构建属于自己的核心信息平台，实现协同工作、企业内容管理以及商务智能。
目前正版Office 2016一共有五个版本，分别为Office 2016“家庭和学生版”“家庭和学生版for Mac”“小型企业版”“小型企业版for Mac”以及“专业版”。
Office 2016 家庭和学生版是相对来说档次最低的版本，只包含了四个组件: Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016、OneNote 2016; Office 2016 小型企业版与家庭和学生版本相比，在家庭版的基础上增加了一个组件Outlook 2016; Office 2016 专业版包含的组件更为全面，此版本包含了: Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Publisher、Access的完整版，并且可以使用 OneDrive 将文件保存在云存储空间，包含所有语言。
Office 2016专业版所支持的七个组件中，每个都有各自不同的功能，组件简单描述如下: 
Word 2016: 是微软公司开发的一个文字处理器应用程序。提供文档创建工具，同时也提供了文档编辑排版功能，可以使简单的文档变得比纯文本更具吸引力。
Excel 2016: 电子表格软件。它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。
PowerPoint 2016: 演示文稿软件，简称为PPT。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。
Outlook 2016: 轻松地管理电子邮件、日历、联系人和任务。推送电子邮件功能使收件箱保持更新，对话视图将相关消息分组，而且日历可以并排查看，方便规划。
OneNote 2016: 数字笔记本。可以在同一个地方保存笔记、想法、网页、照片，甚至音频和视频。无论用户在家里、办公室里，还是外出，都可以把它带到任何地方，同时与他人共享及协作。
Access 2016: 是一款用于快速创建基于浏览器的数据库应用程序，可以帮助用户运行业务。数据自动存储在SQL数据库中，所以它比以往更加安全和可扩展。
Publisher 2016: 轻松创建、个性化和共享具有专业品质的刊物。通过简单的拖放功能交换图片，或直接从在线相册添加图片。使用特殊效果让刊物脱颖而出。
3.1.2Office 2016的运行
Office 2016组件众多，功能各异但是它们的运行方式相同。软件安装完成后，如果桌面有Office组件快捷方式，双击某个应用组件程序图标，就可以打开相应的软件，各组件图标如图31所示。


图31Office 2016组件图标







Office 2016组件启动，还可以通过“开始”菜单、“搜索”栏、应用程序动态磁贴等在开始菜单中打开相应的组件; 也可以直接在文件夹中新建相应文档，或找到已保存的文档，双击直接运行Office文档的方式启动应用。新建文件快捷菜单如图32所示。


图32右键快捷菜单新建子菜单


3.1.3Word 2016的主要功能
Word是微软公司开发的一个文字处理应用程序。作为Office套件的核心程序，Word提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。哪怕只使用Word应用中文本格式化操作或图片处理，也可以使简单的文档变得比纯文本更具吸引力。利用PC、Mac 或移动设备上的Word，可以: 
 从头开始或根据模板创建文档。
 添加文本、图像、艺术效果和视频。
 研究某一主题，查找可靠来源。
 使用 OneDrive 从计算机、平板电脑或手机访问文档。
 共享文档，并与他人协作。
 修订和审阅。
3.2Word 2016基本操作
俗话说“千里之行，始于足下”，无论多么复杂的文档都是从Word基本操作开始。Word 2016为文档的创建及编辑提供了各种工具，并能帮助用户修饰文档的外观和完善文档内容。在本节中，主要讲解如何创建文档、保存文档、打开文档以及编辑文档等基本操作。
3.2.1Word 2016窗口及其组成
Word 2016窗口界面具有美观性与实用性。启动Word 2016应用程序后，即可以打开如图33所示的工作窗口。主要由标题栏、选项卡、功能区、编辑区及状态栏等部分组成。



图33Word 2016工作窗口


1. 标题栏
标题栏位于窗口最上方，由快速访问工具栏、当前工作文档名称、窗口控制按钮等组成。利用标题栏不仅可以查看当前文档名称，调整工作窗口大小，还可以完成文档的新建、保存、撤销、还原等操作。
2. 选项卡与功能区
Word选项卡与功能区位于标题栏下方，旧版菜单栏和工具栏的位置，选项卡与功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令进行分组和显示，并由功能区替代了旧版本菜单中的各级命令。同时，功能区上的选项卡在排列方式上与用户所要完成任务的顺序一致，并且选项卡中命令的组合方式更加直观，大大提升了应用程序的可操作性。
每个选项卡由名称和功能区两部分组成，按选项卡的激活方式，可将选项卡分为3种类型，即文件选项卡、主选项卡、工具选项卡。用户可以根据需要通过执行“文件”→“选项”→“自定义功能区”命令来定义自己的功能区。各类选项卡说明如下: 
1) “文件”选项卡
“文件”选项卡与功能区一起，提供了一组文件操作命令，包括“信息”“新建”“打开”“保存”“打印”“账户”“选项”等。
 查看账户信息: 执行“账户”命令，可打开本机Office用户的账户信息如图34所示。


图34Office账户信息


 设置首选项: 单击“选项”，则会打开Word选项设置对话框，用户可按所需方式设置 Word 2016，如“自动保存时间”“自定义功能区”等，如图35所示。


图35Word设置首选项对话框


2) 主选项卡
Word 2016默认有8个主选项卡，具体内容如下: 
 “开始”选项卡: 包括“剪贴板”“字体”“段落”“样式”与“编辑”5个选项组，主要用于帮助用户对文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常使用的功能区。
 “插入”选项卡: 包括“页面”“表格”“插图”“加载项”“媒体”“链接”“批注”“页眉和页脚”“文本”与“符号”等几个选项组，主要用于帮助用户在文档中插入各种元素。
  “设计”选项卡: 包括 “文档格式”与“页面背景”两个选项组，用于帮助用户设置文档的页面样式和页面背景。
 “布局”选项卡: 包括 “页面设置”“稿纸”“段落”与“排列”等4个选项组，主要用于帮助用户设置文档页面参数、段落格式及页面布局。
 “引用”选项卡: 包括“目录”“脚注”“引用与书目”“题注”“索引”与“引文目录”等6个选项组，主要用于帮助用户在文档中实现插入目录、脚注、引文等高级编辑功能。
 “邮件”选项卡: 包括“创建”“开始邮件合并”“编写和插入域”“预览结果”与“完成”等5个选项组，专门用于在文档中进行邮件合并的操作。
 “审阅”选项卡: 包括“校对”“见解”“语言”“中文简繁转换”“批注”“修订”“更改”“比较”“保护”与“OneNote”等10个选项组，用于帮助用户进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理长文档。
 “视图”选项卡: 包括“视图”“显示”“显示比例”“窗口”与“宏”等5个选项组，用于帮助用户设置文档操作窗口的查看方式和显示比例等。
在功能区面板右下角有一个“折叠功能区”按钮，用于控制显示/隐藏功能区，以扩大Word窗口的编辑区域，折叠功能区后，将仅显示选项卡名称，单击标题栏“功能区显示选项”按钮，选中“显示选项卡和命令”可恢复显示被隐藏的功能区。
3) 工具选项卡
工具选项卡是一类特殊的选项卡，平时不会显示，只有当在文档中插入图形、图像、表格、艺术字、文本框、页眉和页脚等Word元素后，对其进行选中、编辑时，在主选项卡右侧会自动出现相应元素的工具选项卡，如“图表工具”“绘图工具”“表格工具”等，这些工具选项卡为不同的Word元素编辑和排版提供了针对性的操作命令。
3. 编辑区
编辑区是Word 2016窗口中面积最大的区域，是用户工作的区域，可以进行输入文本、插入表格、插入图片等操作，并能所见即所得地显示文档和图形。编辑区主要包括制表位、滚动条、文档编辑区等四部分。
4. 状态栏
状态栏位于Word窗口最底端，主要用来显示文档的当前页号、总页数、字数、编辑状态、视图与显示比例。
 当前页号与总页数。位于状态栏最左侧，用来显示文档光标所在页的页数与文档的总页数。例如: 第9页，共75页。
 字数。位于总页数右侧，用来显示文档的总字符数。例如3/45344表示当前选中3个字，文档共有45344个字。单击数字，弹出如图36所示的“字数统计”对话框，可以查看文档字数统计详细信息。
 拼写和语法检查。拼写和语法检查，位于字数的右侧，用来帮助用户快速进行拼写错误订正和语法检查。单击此按钮，如输入的文本出现错误或不符规定时，会在窗口右侧自动打开“校对”面板，并显示第一条需要校对文本，用户根据实际情况对提示文本做出校对操作，如图37所示。



图36“字数统计”对话框




图37校对面板



 视图方式。
位于状态栏的右侧，用来切换文档视图。从左至右依次为阅读视图、页面视图、Web版式视图。
 显示比例。位于状态栏的最右侧，用来调整视图的显示比例，调整范围为10%~500%。



图38“请告诉我”列表框


5. “请告诉我”列表框
是Word 2016新增的功能，类似于一个搜索引擎，用于帮助用户快速定位命令菜单或对话框。用户只需要在“告诉我您想要做什么”框中键入关键字或短语就可以找到所寻找的Word 功能和命令，阅读联机帮助内容，或者在 Web 上执行智能查找以获得更多见解。列表框中输入内容，就可以轻松利用功能并获得帮助，如图38所示输入“打印”的效果。
6.  “协作”工具栏
“协作”工具栏包括登录和共享两个命令按钮，是Word 2016新增的一种非常有用的联合编辑功能，它允许多人共同处理文档。要使用联合编辑功能，首先要登录到Office账户，并将文档存放在云存储器中，然后使用共享功能邀请他人共同审阅和编辑存放在云存储器(Windows 文件资源管理器中名为OneDrive的资源项)中的Word文档。
3.2.2创建文档
启动Word 2016后，在创建文档页面选择“空白文档”，系统会自动创建一个名为“文档1Word”的空白文档，用户可以直接在窗口中输入文字、插入表格、插入图片等，并可以对输入的文字进行排版处理。这并不意味着每次创建文档都必须重新启动一次Word 2016，Word 2016 创建新文档一般存在以下几种情况: 
1. 创建空白文档
在Word 2016中，执行“文件”→“新建”(快捷键Ctrl+N)命令，打开如图39所示的界面。在“新建”窗口右侧区域选择“空白文档”，即可在使用过程另外创建一个新通用空白文档。
用户也可以单击“快速访问工具栏”中的下三角形，在下拉列表中选择“新建”选项，并单击新建按钮快速创建新文档。


图39新建窗口


2. 创建Office模板文档
在Word 中创建的每一个新文档(包括空白文档)都是基于某一个模板的。新建空白文档时，Word 自动应用默认的模板Normal.dotm。Word 2016提供了大量的按应用文规范建立的文档模板，如博客文章、书法字帖等，并设置了文档中的固定文字内容，及相应的文档格式，通过这些文档模板创建文档，可以快速地获得具有固定文字和格式。
Word 2016中有3类模板，分别为Office 2016自带模板; 用户自己创建模板; Office网站上的模板。
执行“文件”→“新建”命令后，用户在打开的新建窗口右侧列表中单击需要创建的文档模板类型，即可创建指定模板类型的文档; 如果找不到合适类型，可以尝试在右侧窗口 “搜索联机模板”文本框输入搜索关键字，在Office.com网站下载联机模板使用。也可以在“建议的搜索”中选择某一类搜索，下载对应模板，如图39所示。
3. 创建自定义模板文档
现成的模板不能满足用户需求，用户可以自己创建专用模板。操作步骤如下: 
(1) 执行“文件”→“新建”命令，创建自己的模板文件。
(2) 执行“文件”→“保存”命令，将模板文件保存在这台电脑中，注意保存文件类型为.dotx，默认保存位置为“我的文档”→“自定义Office模板”文件夹，文件名自定义。
(3) 执行“文件”→“新建”命令，在右侧窗口“建议搜索”链接项中选择“个人”，并在显示的个人模板选中目标模板单击即可。
3.2.3打开文档
编辑或查看一个业已存在的文档，用户必须首先打开它。打开Word文档方法大致可分为两种，一种是双击文档图标，在启动Word应用程序的同时打开文档; 另一种是先打开Word应用程序，再打开指定文档。具体操作方法如下: 
1.  在窗口中打开一个或多个Word文档
在“文件资源管理器”窗口或“此电脑”窗口中双击带有Word文档图标的文件，或选中多个Word文档文件，在选中区域右击，在弹出的快捷菜单中选择“打开”选项。
2.  “打开”窗口的使用
为了方便用户对前面工作的继续，Word会记住用户最近使用过的文件。执行“文件”→“打开”命令，并在打开窗口右侧单击相应文档即可，“打开”窗口如图310所示。
 选择“最近”，在展开的面板中会显示最近使用过的25个文档。
 选择OneDrive，在展开面板中显示登录用户OneDrive服务器中保存的共享文档。
 选择“这台电脑”，在展开面板中显示“我的文档”中文档及文件夹信息。
注意: 可以执行“文件”→“选项”命令，在弹出的“Word选项”对话框的“高级”选项卡“显示”区域中找到“显示此数目的: 最近使用文档”，在其右侧文本框中输入1~50数字，该数字决定了在“最近使用过的文件”列表中显示的文件数目，系统默认显示25个文件。


图310“打开”窗口


3.  “打开”对话框的使用
如果在“最近”面板的列表中没有找到想要打开的Word文档，用户可单击“浏览”按钮，在弹出的“打开”对话框中，用户确定文件路径及文件类型后可以选择任何Word文档，单击“打开”按钮即可，如图311所示。


图311“打开”对话框


4.  打开低版本Word文档
用户在Word 2016中打开并使用由低版本Word创建的扩展名为.doc文档时，可以看到文档名称后面标识有“兼容模式”字样。为了使其能具有Word 2016文档的全部功能，用户需要把其转换成Word 2016文档。具体操作方法为执行“文件”→“信息”命令，在打开“信息”面板中单击“转换”兼容模式按钮，并在打开的提示框中单击“确定”按钮完成转换操作。完成版本转换的Word文档名称将取消“兼容模式”字样，“信息”窗口如图312所示。


图312“信息”窗口


3.2.4输入文档内容
创建或打开文档后，编辑窗口中有一个闪动的竖线，指明了文本的输入位置，称其为插入点，用户可以在插入点处输入文档内容。录入文本后，插入点自动后移，同时输入的文本被显示在屏幕上。
1. 输入文本
文本的输入主要包括中文和英文的输入。英文输入时，可以通过键盘直接输入。当需要进行中文输入时，由于Word自身不带汉字输入法，需要使用Windows提供的汉字输入法。方法是使用鼠标单击屏幕右下角的“输入法指示器”，在打开的菜单中选择一种中文输入法，即可以使用此中文输入法进行中文的输入，也可使用Ctrl+Space快捷键实现中英文输入法的切换。
输入过程注意以下问题: 
(1) 空格。
空格在文档中占有宽度，但与字体和字号有关，也与“全角”或“半角”输入方式有关。“半角”方式空格占一个字符位置，“全角”方式空格占两个字符位置。
(2) 回车符。
Word具有自动换行的功能，当插入点到达右页边距时，不必按Enter键，