Chapter 5 5 常用工具软件介绍 【学习目标】 ● 理解工具软件的含义及分类 ● 熟练使用AdobeAcrobat9Pro进行文件阅读和编辑 ● 熟练使用WinRAR进行文件压缩、解压缩等操作 ● 使用格式工厂进行文件格式转换及编辑 ● 使用专业截屏工具Snagit进行截屏、录屏及图片和视频的编辑 ● 使用FlashFXP进行文件上传和下载 ● 熟练使用Everything进行本地文件搜索,尝试使用XMind进行知识管理 5.1 工具软件入门简介 计算机的广泛应用使得人们对应用软件提出了越来越高的要求。普通计算机用户使 用最多的应用软件是工具类应用软件,简称工具软件。工具软件是指除操作系统软件、大 型商业应用软件之外的某些应用软件,是用户使用计算机时的常用软件。工具软件一般 为共享软件,代码编写量小,功能单一,可以为用户精准地解决某些特定问题。 5.1.1 常用工具软件的分类 工具软件有着广阔的发展空间,是计算机不可缺少的组成部分。许多看似复杂烦琐 的工作,只要找对了工具软件,就可以非常便捷地完成,如查看计算机的硬盘序列号、恢复 已删除的文件、将语音转换为文字、实现共享文档编辑等。 为了更清楚地展现常见工具软件的基本作用和应用场景,可以将常见工具软件分为 以下几类。 ① 系统维护与测试工具软件。此类工具软件主要用来帮助用户优化系统配置,提升 系统性能。此类工具软件的典型代表为Windows优化大师、鲁大师等。 ② 文件管理与阅读工具软件。此类工具软件旨在为用户方便地存储、查看和管理文 件提供帮助。文件阅读与编辑工具主要用来向用户展示文件内容,提供必要的编辑功能; 文件存储与管理主要涉及文件命名、压缩、解压缩、加密等。 196 大学计算机基础教程———计算思维 + Python+ Office 2016 ③图像浏览与编辑工具软件。图像浏览工具软件主要用来供用户进行图像浏览。 某些浏览工具不具备或具备少量的编辑功能,为满足用户编辑图像的实际需要,某些时候 需要选用具有图像编辑功能的专用工具软件。 ④数字音视频播放与编辑工具软件。数字音视频播放工具软件主要向用户提供音 视频播放功能,数字音视频编辑工具软件主要向用户提供音视频编辑功能。 ⑤语言翻译工具软件。语言翻译工具软件主要向用户提供必要的语言翻译功能。 随着互联网和大数据技术的发展,语言翻译工具软件支持的语言种类越来越多。 ⑥网页浏览与信息搜索工具软件。万维网服务是互联网上应用最广泛的服务,该服 务借助浏览器,以网页的形式呈现给用户。万维网上资源丰富,数量庞杂,要快速精准地 定位目标内容,就需要借助搜索引擎工具软件实现。 ⑦即时通信工具软件。网络技术的快速发展促进了即时通信的发展,基于即时通信 的工具软件为用户之间的实时交流、在线教育等提供了平台支持。 ⑧文件下载与传输工具软件。文件下载工具软件主要为用户提供下载互联网资源 的功能,具有断点续传功能的工具软件更受用户青睐。文件传输工具软件主要实现点对 点的资料传输。 ⑨计算机安全与防护工具软件。计算机安全与防护工具软件是提升系统安全性能、 抵御外来威胁的有力手段。 ⑩移动设备应用工具软件。随着手机等移动终端设备的广泛使用,移动设备工具软 件已成为人们生活中不可缺少的工具软件。 由于篇幅所限,本书没有对上述工具软件做面面俱到的详细介绍,只挑选了与本书贴 合度较高的一些工具软件进行介绍,对于其他工具软件,读者可以根据实际需要自行 学习。 5.2 常用工具软件的获取途径 1. 获取工具软件的途径一般有3种,分别是购买安装光盘、从官方网站下载和从常用软 件网站下载。在3种获取途径中,推荐从官方网站下载和购买安装光盘。 1.常用工具软件的安装与卸载 5.3 1. 安装工具软件 一般情况下,用户使用工具软件前必须先安装工具软件,少数免安装(一般称为绿色 版本)工具软件可通过双击直接使用,不需要提前安装。Windows系统下的安装程序为 可执行程序,文件类型通常为exe。软件的一般安装方法为:双击可执行程序,启动安装 操作,随后根据安装提示完成安装。 说明:某些时候,如果双击可执行文件不能启动程序的安装过程,则可通过右击该软 件,选择“以管理员身份运行”选项尝试解决。 第 5 章常用工具软件介绍 197 2.卸载工具软件 不同工具软件有不同的卸载方法,常见的卸载方法有:通过控制面板卸载、通过“开 始”菜单卸载、使用第三方软件(如360安全卫士等)卸载、使用专门的卸载软件(如 AshampooUninstaler、RevoUninstaler等)卸载。 5.文件阅读与管理工具 2 Windows操作系统的多数任务是以文件和文件夹的形式存储的。文件是信息的载 体,是信息的基本存储单位,是完整且有名称的信息集合。用户通过文件可以方便快捷地 对信息实施操作。 不同类型的文件需要使用不同的文件阅读工具进行阅读和编辑,如docx类型的文件 可以使用Word软件打开,pptx类型的文件可以使用PowerPoint软件打开。同一类型的 文件可以使用不同厂家开发的具有此功能的软件打开,例如docx类型的文件可以使用 MicrosoftWord软件阅读,也可以使用金山WPS打开。 5.1 PDF阅读编辑软件 2. PDF(PortableDocumentFormat,可携带文档格式)文件是Adobe公司开发的用于 文件交换的文件格式,其文件类型为.f。目前, pd市面上可用的PDF文件阅读工具软件 名目繁多,使用较多的工具软件有AdobeAcrobatReader、AdobeAcrobatPro、金山 PDF 、福昕PDF 、迅捷PDF等。目前大部分浏览器也提供PDF文件的阅读查看功能。 不同PDF文件阅读器拥有的文件阅读功能相似,但在文件编辑功能方面差异较大。 AdobeAcrobatPro除了具有AdobeAcrobatReader的功能外,还具有丰富的文件编辑 功能,下文以AdobeAcrobat9Pro的使用为例进行说明。 1.打开与阅读文档 打开PDF文档的方法一般有两种。第一种方法为:启动AdobeAcrobat9Pro软 件,在打开的“文件”窗口中选择“文件”→“打开”选项,选择待打开的文件即可打开。第二 种方法为:定位待打开的PDF文档,右击该文档,在弹出的快捷菜单中选择Adobe Acrobat9Pro选项,即可打开PDF文档。 2.为文档添加标记与附注 (1)为文本添加高亮标记 通过添加高亮标记的方法可以突出显示文本内容。具体添加方法为:拖曳鼠标选择 待添加标记的文字后右击,在弹出的快捷菜单中选择“用高亮标记文本(注释)选(”) 项,即可 为文本添加高亮背景标注色。 除用高亮背景标识文本外,还可对有异议的文字内容添加替换标识符以进行替换标 识,便于后续深入阅读,其基本操作方法与为文本添加高亮标记的方法类似。 198 大学计算机基础教程———计算思维 + Python+ Office 2016 (2)添加附注 附注用来为文档对象添加附录性说明内容,其添加方式与背景高亮的添加方式类似。 首先选择要添加附注的对象,然后右击,选择“添加附注到文本(注释)”选项,如图5-1所 示,在弹出的附注内容框中添加附注内容即可。 图5- 1 背景及附注高级属性设置 说明:以上添加背景高亮和附注的功能在一般的PDF 阅读器中都可以实现,但是要 对背景高亮和附注属性进行更多的设置,则需要通过AdobeAcrobatPro等专业工具软 件才能实现。 3. 文档另存为图片 如需将PDF 文档中的每页文档以单个图片的形式进行存储,可通过选择Adobe AcrobatPro菜单栏中的“文件”→“另存为”选项,在“保存类型”下拉列表中选择需要存储 的图片文件类型。 4. 切拆文档 对于比较长且需要多人协作完成任务(如文章翻译等)的PDF 文档来说,经常需要将 其拆分为多部分后供多人查看,此时可通过AdobeAcrobatPro的文档拆分功能实现。 主要操作步骤为:选择AdobeAcrobatPro菜单栏中的“文档”→“拆分文档”选项,在弹出 的对话框中设置要拆分的文档大小。大小可以通过页码的方式计算,也可通过文件存储 大小的方式衡量,图5-2所示为将PDF 文档以每27 页为单位拆分为多个PDF 文档。 5. 合并文档 根据实际需要,可以将多个PDF 文档以包或单个PDF 文档的形式合并为一个PDF 包或一个PDF 文档,以便于管理。 第 5 章常用工具软件介绍 199 图5- 2 文档拆分 (1)组合PDF 包 基本操作步骤如下。 第1步:选择AdobeAcrobatPro常用工具栏中的“文件”→“创建PDF 包”选项。 第2步:在弹出的“包”对话框下方,单击“添加文件”或“添加现有文件夹”或“新建文 件夹”按钮,为包添加包含的PDF 文档,添加完成后,选择“文件”→“保存包”选项即可完 成PDF 包的保存。 组合PDF 包实现了将多个PDF 文件合并到一个PDF 包的功能。合并后的多个文 件从外观上看是一个包文件,但双击打开该包可发现,包中的文件是独立存放的,双击包 中任一文档,即可像单独打开一个PDF 文档一样查阅和编辑。 (2)合并为单个PDF 文档 →“ →“ 如要将多个PDF 文档合并为一个PDF 文档,则可选择“文件” 合并” 合并文件 到单个PDF”选项,在弹出的“合并文件”对话框上方单击“添加文件”按钮,浏览待添加的 PDF 文档或拖曳目标文件到合并区域以添加待合并的PDF 文档,添加完成后,单击“合 并文件”按钮,即可完成文件合并操作。 除上述功能外,AdobeAcrobatPro还可实现添加水印、添加朗读、提取指定页面等 功能,读者可根据实际需要自行尝试。 5.2 压缩与解压缩软件 2. 对文件进行压缩不仅可以节省文件的占用磁盘空间,提高文件传输的速度,还可以增 加数据传输和存储的安全性。 经压缩软件压缩后生成的文件称为压缩文件,用户要想查看压缩文件中的详细文件 内容,则需进行解压缩,将文件还原为压缩之前的状态。压缩软件一般也具有解压缩功 能。Windows系统常用WinRAR 作为文件压缩与解压缩软件。WinRAR 的基本使用方 法如下。 1. 压缩文件 第1步:定位到待压缩的文件或文件夹,然后右击该文件或文件夹,在弹出的快捷菜 200 大学计算机基础教程———计算思维 + Python+ Office 2016 单中选择“添加到压缩文件”选项。 第2步:在弹出的“压缩文件名和参数”对话框中设置并确认相关参数(如压缩文件 的名称、保存路径等)后,单击“确定”按钮。 第3步:压缩完成后,打开压缩文件的保存位置,即可看到压缩后的文件,如图5-3所示。 图5- 3 压缩文件 2. 解压缩文件 要想查看原始文件,就需要对压缩文件进行解压,解压文件的一般操作步骤如下。 第1步:定位待解压的压缩包后,双击该压缩包,在弹出的窗口中选择“解压到”选 项,如图5-4所示。 图5- 4 解压文件 第 5 章常用工具软件介绍 201 第2步:在弹出的“解压路径和选项”对话框中选择“常规”选项卡,在“目标路径”中 选择解压后的文件的存储位置,如图5-5所示,单击“确定”按钮,即可进入解压阶段。 图5- 5 解压文件的路径选择 第3步:定位解压文件的存储目录,即可看到解压后的文件,如图5-6所示。 图5- 6 解压后的文件 3. 为压缩文件添加密码 为提高文件的安全性,可在压缩文件时为压缩文件添加密码,只有知道密码才能够解 压文件,具体操作方法如下。 第1步:在弹出的“压缩文件名和参数”对话框中单击“设置密码”按钮,在弹出的“输 202 大学计算机基础教程———计算思维 + Python+ Office 2016 入密码”对话框中输入密码和确认密码,如图5-7所示,单击“确认”按钮,即可进入文件压 缩阶段。 图5- 7 为压缩文件添加密码 第2步:测试加密压缩文件。双击压缩后的文件,此时在文件列表中会显示“*”的 标识,说明该压缩文件已经被添加密码,如图5-8所示。 图5- 8 加密后的压缩文件 第3步:解压加密压缩文件。双击压缩文件,在弹出的窗口中选择“解压到”选项,在 弹出的“输入密码”对话框中输入正确密码后,单击“确定”按钮,即可进入解压阶段;如果 密码输入错误,则提示密码错误,且不再执行后续解压操作。 4. 分卷压缩 进行数据传输时,有的传输文件的软件对文件大小有限制,当传输文件的大小超过最 大可传输容量时,则不能正常发送。此时可借助WinRAR 软件的分卷压缩功能将文件拆 分压缩为较小的多个文件,然后一并发送;对于接收方,当分卷压缩文件收齐时,即可分卷 解压缩,还原原始文件,基本操作步骤如下。 第1步:右击待压缩的文件或文件夹,在弹出的快捷菜单中选择“添加到压缩文件” 第 5 章常用工具软件介绍 203 图5- 9 解压加密的压缩包 选项,在“压缩文件名和参数”对话框中,单击“切分为分卷,大小”下的下拉列表,选择或自 定义分包大小,然后单击“确定”按钮,即可进入分卷压缩阶段,如图5-10 所示。 图5-10 分卷压缩 第2步:定位目标压缩文件所在目录,即可看到压缩后的分卷文件,如图5-11 所示。 注意:对于分卷生成的多个文件,多个分卷必须存储在同一个目录下且保持原始文 件名,方可正常解压缩读取。 除WinRAR 之外,7-Zip(7z解压软件)、360 压缩、好压等多款压缩软件也可供读者 使用,读者可以根据实际情况自行选择使用。 204 大学计算机基础教程———计算思维 + Python+ Office 2016 图5-11 分卷压缩结果文件 2.文件加密/解密软件 5.3 计算机上经常会存储与用户的日常工作和生活密切相关的文件数据,其中的部分文 件数据(如私人信件、聊天记录等)对于用户来说是私密的,通常不想被别人看到或复制, 此时可使用文件加密工具对文件进行加密,以提高文件的安全性。文件夹加密超级大师 是专业的文件加密软件,使用先进的加密算法,在没有密码的情况下无法查看、删除加密 过的文件,具有超快和超强的文件/文件夹加密/解密功能。 1. 加密文件与文件夹 第1步:右击需要加密的文件或文件夹,在弹出的快捷菜单中选择“加密”选项,也可 通过单击主窗口中的“文件夹加密”或“文件加密”按钮实现。 第2步:在弹出的“加密文件夹”对话框中输入加密密码并再次确认密码,然后选择 加密类型。加密类型有闪电加密、隐藏加密、全面加密、金钻加密和移动加密5种,如图5-12 所示,每种类型的差别可以通过单击“必读”按钮进行查看。 图5-12 加密文件夹