查找和替换的应用
Word 2016提供了强大的查找和替换功能，可以将用户从烦琐的人工修改中解脱出来，从而实现高效率的工作。
本章通过几个案例介绍Word的查找和替换应用技巧。
3.1 删除空白符号和空行
1. 删除空白符号
在Word文档中，空白符号包括半角空格、全角空格、不间断空格、1/4长划线、制表符等。
用“查找和替换”功能，可以快速删除文档中的全部空白符号。方法是：
（1）按Ctrl+Home键将光标定位到文件头。在“开始”选项卡的“编辑”选项组中，单击“替换”按钮，或者按Ctrl+H键，打开“查找和替换”对话框。
（2）在“查找内容”文本框中输入“^w”，保持“替换为”文本框为空，取消“使用通配符”和“区分全/半角”复选框的选择，如图3-1所示。单击“全部替换”按钮，将会删除全部空白符号。
图3-1 删除空白符号
取消“使用通配符”和“区分全/半角”复选框的选择时，“查找内容”文本框中的“^w”表示半角空格、全角空格、不间断空格以及制表符的任意组合。
可用复制、粘贴的方法指定查找内容，也可在“查找和替换”对话框中单击“特殊格式”按钮，设定查找内容。
2. 删除空行
所谓空行，是指段落中只有一个硬回车符或软回车符的情况。硬回车符是按Enter键生成的符号，也叫段落标记。软回车符是按Shift+Enter键的结果，也叫手动换行符。
用以下方法，可以快速删除文档中的全部空行。
（1）按Ctrl+A键选中全部文档，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。
（2）在“查找内容”文本框中输入“[^13^l]{2,}”，在“替换为”文本框中输入“^p”，勾选“使用通配符”复选框，如图3-2所示。单击“全部替换”按钮。
图3-2 删除空行
在查找内容当中，“[]”表示指定字符之一，“^13”是硬回车的代码，“^l”是软回车的代码，“[^13^l]{2,}”的含义是查找至少2个硬回车符或软回车符。
3. 查找和替换代码
在“查找和替换”对话框中，查找和替换的内容可以用代码表示。表3-1列出了常用代码及其用法。
表3-1 常用代码
目 标 内 容
代 码
不勾选“使用通配符”复选框
勾选“使用通配符”复选框
任意数字
^#
√
任意英文字母
^$
√
空白符号
^w
√
半角空格
^32
√
√
段落标记
^p
√
段落标记
^13
√
√
手动换行符
^l 或 ^11
√
√
制表符
^t
√
√
例如，查找空白符号，可以使用代码“^w”，但要取消“使用通配符”复选框的选择。查找制表符，可以使用代码“^t”，对“使用通配符”复选框状态无要求。
另外，代码“^&”表示“查找内容”文本框的内容，只能在“替换为”文本框中使用。
4. 查找和替换通配符
通配符是一组键盘字符，在进行查询时可用于表示一个或多个字符。例如，问号“?”代表单个任意字符，星号“*”代表多个任意字符。表3-2列出了Word常用通配符，并给出了每种通配符的示例供查阅。
表3-2?常用通配符
目 标 内 容
通配符
示??例
单个任意字符
?
“?国”匹配“中国”“美国”“英国”
“???国”匹配“孟加拉国”
多个任意字符
*
“*国”匹配“中国”“美国”“孟加拉国”
指定字符之一
[]
“[中美]国”匹配“中国”“美国”
“[大中小]学”匹配“大学”“中学”或“小学”
th[iu]g匹配thigh和thug
指定范围内的
任意单个字符
[x-z]
[a-e]ay 匹配bay、day
[a-c]mend匹配amend、bmend、cmend
[0-9]匹配任意单个数字
[a-zA-Z]匹配任意英文字母
[^1-^127]匹配所有西文字符
排除指定范围内
的任意单个字符
[!x-z]
[!c-f]ay匹配bay、gay、lay，但不匹配cay、day
m[!a]st匹配mist、most，但不匹配mast
[!^1-^127]匹配所有中文汉字和中文标点
前一字符的个数
{n}
cho{1}se匹配chose
cho{2}se 匹配choose
te{2}n匹配teen而不匹配ten
至少n个前一字符
{n,}
fe{1,}d匹配fed、feed
前一字符数范围
{n,m}
cho{1,2}匹配chose、choose
一个以上的前一字符
@
cho@se匹配chose、choose
续表
目 标 内 容
通配符
示??例
指定起始字符串
<
<ag匹配ago、agree、again
<te匹配ten、tea
指定结尾字符串
>
er>匹配ver、her、lover
en>匹配ten、pen、men
表达式
( )
查找“（America）（China）”，替换为“\2 \1”，则
将“America China”替换为“China America”
3.2 获奖学生名单整理
在一个Word文档中，录入了获奖学生名单的原始资料，内容和格式如图3-3所示。
图3-3 原始获奖学生名单
要求删除其中的学号和多余的空白字符，对学生名单重新编排，保证每行5个人名，行列整齐一致，得到图3-4所示的排版结果。
图3-4 整理后的获奖学生名单
下面介绍一种实现方法，用到了查找和替换、文本转换成表格等功能。
具体步骤如下。
（1）将学号替换为分号。打开原始资料文档，选中需要整理的文本。按Ctrl+H键，在图3-5所示的“查找和替换”对话框中设置查找内容为“[0-9]{7,}”，替换为“;”，选中“使用通配符”复选框。然后单击“全部替换”按钮，将选中文本中的每个学号都替换为分号。
图3-5 将学号替换为分号
在查找内容中，“[0-9]”表示0到9之间的任意单个字符，“{7,}”指定要查找字符的数量为“大于或等于7”。
（2）删除空白符号。在“查找和替换”对话框中设置查找内容为“^w”，替换为空串，取消“使用通配符”和“区分全/半角”复选框的选择。单击“全部替换”按钮，删除全部半角空格、全角空格、不间断空格以及制表符等空白符号。
（3）删除段落标记。在“查找和替换”对话框中设置查找内容为“^p”，替换为空串。单击“全部替换”按钮，将选中文本中段落标记全部删除。
（4）重新设置段落标记，保证每行5个人名。在图3-6所示的“查找和替换”对话框中设置查找内容为“(;*;*;*;*;)”，替换为“^p\1”，选中“使用通配符”复选框。单击“全部替换”按钮，将选中文本中每5个人名的前面添加一个段落标记。
其中，“*”可以代表多个任意字符，“\n”代表要查找的表达式，使用时需要勾选“使用通配符”复选框。具体来说，“\1”代表查找框中输入的第1个表达式，“\2”代表查找框
图3-6 添加段落标记
中输入的第2个表达式，以此类推。每个表达式用一对圆括号括起来。
例如，查找“(*)^13(*)^13(*^13)”，替换为“\1\2\3”，则会将3个非空段落合并成一个段落（即删除前两个段落标记），这里“\1”“\2”“\3”分别代表要查找的3个表达式“(*)”“(*)”“(*^13)”。
（5）将文本转换成表格。选中名单文本区，在“插入”选项卡的“表格”选项组中单击“表格”按钮，选择“文本转换成表格”命令。在图?3-7所示的“将文字转换成表格”对话框中指定分隔符为“;”，单击“确定”按钮，得到一个6列n行的表格。
（6）设置表格属性。选中表格的空白列，将其删除。选中整个表格，适当调整表格的宽度。在“表格工具>布局”选项卡的“单元格大小”选项组中，单击“分布列”按钮，平均分布各列宽度。选中表格，在“开始”选项卡的“段落”选项组中，单击“分散对齐”按钮，使单元格内容分散对齐。右击选中的表格，在快捷菜单中选择“表格属性”命令，在“表格属性”对话框的“表格”选项卡中单击“选项”按钮，设置单元格左右边距均为0.6厘米。最后，选中表格，在“表格工具>设计”选项卡的“边框”选项组中，设置取消表格边框，得到图3-4所示的结果。
3.3 统计汉字或英文单词出现次数
1. 统计文档中每个汉字出现的次数
据资料介绍：某大学一位教授用3年多时间，将4000汉字著成一篇韵文《中华四千字文》，全文共1000句，用字4000，无一字重复，涵盖了百科，又韵语成章，高难度的写作换来了识字教材的全方位突破，小学6年的识字量，可很快完成。
可能有人会产生疑问：《中华四千字文》中确实“无一字重复”吗？
对于这类问题，可以用Word和Excel的功能求解。基本思路是：把《中华四千字文》收录的全部汉字导入Word文档，让Word文档中的每个字符单独占据一行。然后复制到Excel工作表，再利用Excel的排序、计算功能求出每个汉字出现的次数。
具体实现方法如下：
（1）把《中华四千字文》收录的全部汉字复制到Word文档。
（2）按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^?”，在“替换为”文本框中输入“^&^p”，单击“全部替换”按钮，在每个字符后面添加一个段落标记，使每个字符独占一行。
其中，“^?”表示任意单个字符，“^&^p”表示查找到的字符后面添加一个段落标记。
（3）按Ctrl+A键选中全部文档，按Ctrl+C键复制。打开Excel应用程序，将光标定位到A1单元格，按Ctrl+V键粘贴到当前列。
（4）选中Excel当前工作表的A列，在“数据”选项卡的“排序和筛选”选项组中，单击“升序”按钮，对A列内容进行排序。
（5）在B1单元格输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)”，并将公式向下填充到数据的最后一行。这样便可求出每个字符在A列中出现的次数。
（6）将光标定位到A1单元格，在“数据”选项卡的“排序和筛选”选项组中，单击“筛选”按钮。然后单击B1单元格中的下三角按钮，筛选出数值为“2”的记录，会发现重复出现2次的若干个汉字。
2. 统计文档中每个英文单词出现的次数
假设有一个《小学英语单词分类表》Word文档，部分内容如图3-8所示。
若要统计其中每个英文单词出现的次数，可用以下方法实现。
（1）按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“[!^1-^127]”，在“替换为”文本框中置空，勾选“使用通配符”复选框。单击“全部替换”按钮，删除文档中全部汉字和中文标点。
图3-8 Word文档部分内容
其中，“[!^1-^127]”表示所有非西文字符、段落标记及分节符等，即ASCII码在1～127范围之外的字符。
（2）按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“^32{1,}”，在“替换为”文本框中输入“^p”，勾选“使用通配符”复选框。单击“全部替换”按钮，将单词之间的空格替换为段落标记，使每个单词独占一行。
其中，“^32{1,}”表示一个以上空格。
（3）按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“/”，在“替换为”文本框中输入“^p”。单击“全部替换”按钮，将单词之间的“/”替换为段落 标记。
（4）按Ctrl+A键选中全部文档，按Ctrl+C键复制。打开Excel应用程序，将光标定位到A1单元格，按Ctrl+V键粘贴到当前列。
（5）在Excel中，对当前工作表的A列内容进行排序。在B列输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)”，求出每个单词在A列中出现的次数。
3.4 全角/半角字符转换
在Word文档中，利用查找功能，可分别对字母、数字和标点符号进行全角/半角转换。
1. 对字母进行全/半角转换
（1）选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡，如图3-9所示。在“查找内容”文本框中输入“^$”，单击“在以下项中查找”按钮，执行“当前所选内容”命令，选中区域中的全部字母。
图3-9 查找字母
其中，“^$”表示任意一个字母，不区分大小写。
（2）按Esc键关闭“查找和替换”对话框。在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“更改大小写”按钮，在弹出的菜单中选择“全角”或“半角”命令。
2. 对数字进行全/半角转换
（1）选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡。在“查找内容”文本框中输入“^#”，单击“在以下项中查找”按钮，执行“当前所选内容”命令，选中区域中的全部数字。
其中，“^#”表示任意一个数字。
（2）按Esc键关闭“查找和替换”对话框。在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“更改大小写”按钮，在弹出的菜单中选择“全角”或“半角”命令。
3. 中文标点转换为英文标点
（1）选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡。在“查找内容”文本框中输入“[，；：？！～（）]”，勾选“使用通配符”复选框，如图3-10所示。单击“在以下项中查找”按钮，选择“当前所选内容”命令，选中区域中指定的中文标点。
这里没有指定中文句号“。”，是因为它不能用全/半角转换的方式转换为英文句号“.”。
图3-10 查找指定的中文标点
（2）按Esc键关闭“查找和替换”对话框。在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“更改大小写”按钮，在弹出的菜单中选择“半角”命令，将选定的中文标点转换为英文标点。
（3）选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“。”，在“替换为”文本框中输入“.”，单击“全部替换”按钮，将中文句号替换为英文句号。
4. 英文标点转换为中文标点
（1）选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡。在“查找内容”文本框中输入“[,;:\?\!~\(\)]”，勾选“使用通配符”复选框，单击“在以下项中查找”按钮，选择“当前所选内容”命令，选中区域中指定的英文标点。
其中，要查找已被定义为通配符的“?”“!”“(”“)”，需要在该字符的前面加上反斜杠“\”。
（2）按Esc键关闭“查找和替换”对话框。在“开始”选项卡的“字体”选项组中，单击“更改大小写”按钮，在弹出的菜单中选择“全角”命令，将选定的英文标点转换为中文标点。
（3）选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“.”，在“替换为”文本框中输入“。”，单击“全部替换”按钮，将英文句号替换为中文句号。之所以这样做，同样是因为不能用全/半角转换的方式将英文句号转换为中文句号。
3.5 电话号码的升位与部分隐藏
1. 电话号码升位
电话的用户数量达到一定程度后，原有号码会出现不够用的情况，这时候就需要进行升位。
假设某地区将固定电话号码由7位升至8位，其升位规则是在原号码前加“8”。现要求将Word文档中如图3-11所示的电话号码表，按以上规则进行升位。
具体实现方法是：
选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“([0-9]{7})”，在“替换为”文本框中输入“8\1”，勾选“使用通配符”复选框，单击“全部替换”按钮，将得到图3-12所示的升位结果。
图3-11 升位前各部门电话
图3-12 升位后各部门电话
其中，“([0-9]{7})”表示连续的7位数字，且定义为“表达式1”。“8\1”在“表达式1”的前面添加一个数字符号“8”。
2. 手机号部分隐藏
观众可通过手机参与电视互动节目，在公布获奖名单时，为了保护当事人隐私，通常会隐藏手机号的部分数字。
下面以Word文档中图3-13所示的模拟获奖手机号为例，介绍隐藏部分数字的方法。
选中需要操作的区域，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“([0-9]{3})([0-9]{4})([0-9]{4})”，在“替换为”文本框中输入“\1****\3”，勾选“使用通配符”复选框，单击“全部替换”按钮，将得到图3-14所示的结果。
图3-13 原始号码
图3-14 隐藏部分数字的号码
其中，“[0-9]”表示0到9中任意一位数字，“{3}”表示连续3个字符。“\1”和“\3”分别代表“第1个表达式”和“第3个表达式”。
3.6 提取指定格式文本
在Word文档中，利用查找功能，可以迅速提取指定格式的文本。例如，要把一个Word文档中“宋体”“加粗”格式的文本提取到另一个Word文档，可按以下步骤进行操作：
（1）打开需要操作的文档，按Ctrl+H键打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡。单击对话框左下角的“格式”按钮，选择“字体”命令。在图3-15所示的“查找字体”对话框中设置中文字体为“宋体”、字形为“加粗”，单击“确定”按钮。
图3-15 “查找字体”对话框
（2）在“查找和替换”对话框的“查找”选项卡中，单击“在以下项中查找”按钮，选择“主文档”命令，选中指定格式的文本。
（3）按Esc键关闭“查找和替换”对话框。右击被选中的文本，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。
（4）新建一个空白文档。在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中，单击“粘贴”按钮，把剪贴板的内容粘贴到当前文档，达到提取指定格式文本之目的。
上机练习
1. 在Word文档中，试用尽可能简单的方法，将图3-16所示文本中的书名设置为倾斜的隶书字体，书名号“《》”字体不变，得到图3-17所示的结果。
图3-16 原始文档
图3-17 处理后的文档
2. 请用查找和替换的方法，将Word文档所有数字中的句号替换为小数点。
3. 在Word文档中，有图3-18所示的名单表格。请用查找和替换的方法，在所有两个字的姓名中间加入一个全角空格。
图3-18 名单表格
4. 在Word文档中，有图3-19所示的文本。请用查找和替换格式的方法，删除下画线上的文本，得到图3-20所示的结果。
图3-19 原始文档
图3-20 删除下画线上文本后的结果
5. 用查找和替换格式的方法，将文档中所有加粗字体替换为红色字体。
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Word 2016高级应用案例教程
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第3章 查找和替换的应用