第 5 章 图文报告设计 本章主要介绍利用Word文字处理器实现图文报告的编写和组织、文稿修 订与批注、长文档编排等。希望通过丰富的案例,让读者了解和掌握Word工 具,满足文字编辑排版要求,从而更加容易地完成图文报告设计,实现数据的可 视化展示。 5.1 Word概述 微软公司推出的Word是目前最通用的办公软件之一。Word具备强大的 数据处理和展示功能,能够对文字、表格、图片和图表等进行编辑和排版,提供 创建、设计各类精美及专业文档所需,功能全面的图文编辑工具,帮助用户节省 大量格式化文档耗费的时间,提高工作效率,并获得优雅而美观的结果。目前, 书籍、论文、报纸杂志、广告、名片等的设计排版工作很多都可以通过Word 实现。 Wor1所示, d2016 启动后进入窗口工作界面。界面组成部分如图5.主要 有快捷访问工具栏、标题栏、“文件”选项卡、功能选项卡、功能区、编辑窗口和状 态栏等部分组成。 Word界面功能区以选项卡的方式,对操作命令根据用途进行分组和显示, 使选项卡中命令的组合更加直观。选项卡可以引导用户开展各项任务,简化应 用程序中多种功能的使用,提升应用程序的可操作性。在Word2016 功能区 中,有“开始”“插入”“设计”“布局”“引用”“邮件”“审阅”等编辑文档的选项卡。 5.排版基础 2 排版是在有限的版面空间,将版面构成元素(文字、表格、图片和图形等)根 据特定内容的需要进行组合排列,把构思与形式直观地展现在版面上,使之符 合专业或审美的要求。Word提供了强大的图文编排功能,可以高效地制作优 秀的文档作品,满足各类需要。 通常情况下,根据文档的长短可分为长文档和短文档两种类型。当然,二 者并没有严格的区分。长文档一般指有较多页数的文档,排版布局顺序通常为 96数据处理实践教程(微课版) 图5.1Word界面组成 封面、摘要(或序) 、目录、正文、附录、参考文献等,如毕业论文、书稿等;短文档的内容相对 较少,如会议通知、邀请函、简单协议或公文等。 2.版面元素 5.1 Word版面构成元素主要包括文字、表格、图片、图形和图表等。 1. 文字 文字是由各种语言文字和符号字符组成的数据,是信息展示的最基本形式。使用 Word提供的字体和段落设置工具,可以实现文字基本的排版需求。 2. 表格 表格是用于对成组数字和其他数据项的一种显示形式,表格具有条理清楚、说明性 强、查找快速等优点而被广泛使用。Word提供了非常完善的表格处理工具,可以轻松制 作满足需求的表格。 3. 图片、图形和图表 要使一篇文档美观,仅有简单的文字是远远不够的,必须使用插入图片、图形形状、 SmartArt图形、图表等元素,对文档进行整体版面设计。丰富的图片、图形及艺术字等对 文档进行图文混排,可以使文档看起来更加生动、充满感染力。 Word提供了丰富的形状工具,包括各种类型的线条、矩形、基本形状、箭头总汇、流 程图、标注和星与旗帜等。每种类型又包含若干图形样式,利用这些形状工具可以绘制出 用户所需的各种形状图形。 第5章图文报告设计97 此外,SmartArt图形是信息和观点的视觉表示形式。将图形和文字相结合,通过从 多种不同布局中进行选择来创建SmartArt图形,从而快速、轻松、有效地传达信息。常 见的SmartArt图形,包括各种的图形列表、流程图、关系图和组织结构图等。 4.分隔符 在编辑文档时,很多排版如果仅靠Enter键,会遇到很多尴尬的事情,而使用分隔符 可使得排版设计更为轻松自如。Word中有4种分隔符,分别是分页符、分栏符、换行符 和分节符,其作用各异。 (1)分页符。一般情况下,Word会按照页面设置中的参数使文字自动换行,填满一 页后自动分页。而分页符则可以使文档标题放在页首,或将表格完整地放在一页上,只要 在分页的地方插入一个分页符强制分页。 (2)分栏符。指示分栏符后面的文字将从下一栏开始。如果一个文档以及某些段落 分区后,Word文档将自动分区到适当的位置。如果想要实现内容出现在下一列的顶部, 可以在功能栏中插入分栏符。 (3)换行符。在通常情况下,文本到达文档页面右边距时,Word将自动换行。选择 换行符在插入点位置可强制断行(换行符显示为灰色↓形) 。与直接按Enter键不同,这 种方法产生的新行仍将作为当前段的一部分。 rd默认将整篇文档视为一节。如果希望每节可以设置不同的格式, (4)分节符。Wo 包括页边距、纸张方向、纸张大小、分栏、页眉和页脚及页码格式等,可以使用分节符。例 如,在写论文时,论文格式要求目录用“Ⅰ、Ⅱ、…” 作为页码,而正文要用“1、2、3、…” 作为 页码,就需要将论文各部分放在不同的节中。 5.2 常用操作 2. Word常用的基本操作可以通过功能选项卡中的各选项组操作实现。例如,在Word 文档页面中,使用“布局”选项卡可以对页面进行页边距、纸张大小及方向的设置。在“开 始”选项卡中对文字内容进行字体、字号、颜色及样式的修改,还可以对段落的对齐方式及 间距等进行设置;在“插入”选项卡,可以进行表格、图片、页眉和页脚、艺术字及符号等内 容的插入操作。 具体的操作,读者可以通过5.3节的实验逐渐熟悉和掌握。 2. 5.3 排版练习实验 2. 1. 文档的基本排版 1)实验目的 (1)掌握Word文档的建立、保存及打开。 (2)掌握基本页面设置及分隔符的使用。 (3)掌握文档的基本编辑操作。 (4)掌握字体、段落格式的设置方法。 98数据处理实践教程(微课版) (5)掌握设置文本或段落的边框和底纹。 2)实验内容 打开Word文档“大数据.docx”,完成基础的排版操作,以原文件名保存。排版效果 如图5.2所示。 图5.排版效果图 2 3)要点提示 (1)标题。 蓝色、字符间距加宽2.3 文字设为华文琥珀、一号、居中,5倍,金色底纹和三维浅蓝、 磅的粗边框。 (2)正文。 段前0. ①宋体小四号、两端对齐、5行。 ② 第一段首字下沉两行且青绿色突出显示;其他段落首行V5.大数据”排版 1 “ 缩进两字符。 ③第二段两位作者名双行合一,字体大小为二号;“大数据时代”字样加上着重号。 ④5V 特点的首字母大写,加数字编号;下面一个自然段如效果图加黄色突出显示。 第5章图文报告设计99 ⑤数据存储计量单位改成上标,如210 改成210;加上项目符号并且进行分栏。 (3)最后一段设置为繁体字、行距18 磅、浅灰色底纹。 2.Word表格制作 1)实验目的 (1)掌握表格的创建与编辑。 (2)掌握合并或拆分单元格。 (3)掌握设置表格或单元格的边框和底纹。 2)实验内容 设计一张应届毕业生面试评价表,如图5.3所示。要求结构合理,文字皆适当对齐, 部分单元格加底纹,表格外框线为双线。最终以文件名“应届毕业生面试评价表.docx” 保存。 图5.面试评价表 3 3)要点提示 (1)输入表格标题,创建一个16 行×7 列的表格。 (2)根据图5.3,进行相关单元格的合并,适当调整列宽。 (3)输入各单元格文字,设置相应对齐。 (4)设置表格外框双线,相应单元格的灰色底纹。V5. 2 面试评价表 100数据处理实践教程(微课版) 3.使用图片、图表、图形美化文档 1)实验目的 (1)掌握文本框的插入与编辑。 (2)掌握图片的插入与修饰。 (3)掌握SmartArt图表的使用与美化。 (4)掌握使用形状工具。 2)实验内容 设计制作一张咖啡屋的促销海报,完成效果如图5.4所示。要求版面结构布局合理, 有一定的观赏性。最终以文件名“促销海报.docx”保存。 图5.促销海报效果图 4 3)要点提示 页面边框为如图5. (1)设计页面颜色为填充效果中的编织物纹理,4所示的艺术型 边框。 ofe0. (2)插入cjpg图片文件,图片样式为映像圆角矩形,图片效 果为柔化边缘10磅,图片大小为8.93cm 。 2cm×12. (3)插入文本框,输入两段中英文文字,文字颜色为橙色、个性2、深 度50%,中文字为华文琥珀、一号、分散对齐,英文字为TimesNew V5. 3 促销海报 Roman、加粗。 第5章图文报告设计101(4)插入形状中的24角星形,填充色为橙色、个性2、深度50%,添加文字,且“限时 促销”可设繁体字,“6折起”可设艺术字。 (5)插入SmartArt图形,选择连续图片列表,分别在其中的圆形中插入3个图片文 件:coffee1.jpg、coffee2.jpg、coffee3.jpg,调整图片大小为5cm×5cm。对应文本中输入相 应文字,字体为华文彩云。 (6)插入形状中的圆角矩形,填充再生纸纹理,去掉轮廓线,置于底层。 4.图文混排文档 1)实验目的 (1)掌握艺术字的插入与编辑。 (2)掌握段落首字下沉及分栏的利用。 (3)掌握文本、表格之间的转换。 (4)掌握数学公式的基本编辑。 (5)掌握页眉、页脚及页码的设置。 2)实验内容 打开Word文档“人工智能发展报告(原文).docx”,参考效果如图5.5所示,完成图文 混排。最终以文件名“人工智能发展报告.docx”保存。 图5.图文混排效果图 5 1 02 数据处理实践教程(微课版) 3)要点提示 (1)标题文字设置为渐变蓝色艺术字,字体微软幼黑,前后文字分别为小二号和小 初号。 (2)在第一段后插入图片AI_pic.jpg,调整图片大小为7.2cm×13cm。 (3)将十大AI研究热点的排名数据转换成表格,设置表格样式,且表格行高为0.5cm。 (4)最后2行文字设为幼圆,字号分别为三号和二号;在文末输入如下数学公式: KT (X )= lim |x|→∞ min|P | |X | . è . . . ÷ é . êê ù . úú V5.4 人工智能发展报告 (5)将“中国人工智能专利申请量年度趋势图”之前两段设 置左右对称的分栏;之后三大段至公式部分设置左窄右宽的 两栏。 (6)黑体字的5个标题段落设置首字下沉3行。 (7)设置页眉,左、中、右分别输入2021/3/31、“创新·人才” “AI专刊”。页面底端设置加粗显示的数字2页码。 5.3 文档的批注与修订 一篇好的文稿或许要经过多个人的反复修改。文稿作者在完成文档的正式编排后, 通常情况下,会需要请上司、导师或同学对自己的文档进行审阅指导,Word提供了文档 审阅的批注与修订功能。 5.3.1 批注与修订 1.批注 批注是审阅者对文档的部分内容做一些批示、注释,或给出修改建议,又或是提出一 些问题、想法。批注仅用于表达审阅者意见,并不对文档本身进行修改,而是在页面空白 处生成有颜色的批注框,在其中添加注释信息,作者可以接受或拒绝批注。 (1)建立批注。先在文档选择要进行注释的内容,单击“审阅”选项卡“批注”选项组 中的“新建批注”按钮,Word在页面右侧会显示一个批注框。直接在批注框输入注释,单 击批注框外任何区域,完成批注建立,如图5.6所示。 图5.6 添加批注 (2)查看批注。自动逐条定位批注只需要单击“审阅”选项卡“批注”选项组中的“上 一条”或“下一条”按钮。如果要将批注的内容直接用于文档,可通过复制、粘贴的方法进 行操作。 (3)删除批注。选中需要删除的批注框,单击“审阅”选项卡“批注”选项组中的“删除” 第5章图文报告设计103 下拉箭头,在弹出的下拉菜单中选择“删除”命令,如选择“删除文档中的所有批注”命令可 删除所有批注。 2.修订 修订是对文档所做的各项更改操作的标记。修订和批注不同,修订是文档的一部分。 启动修订功能后,作者或审阅者每次插入、删除或更改格式,都会被自动标记出来。作者 可以查看审阅者修改的内容、审阅者是谁以及修订时间,还可以根据需要接受或拒绝每处 修订,如图5.7所示。 图5.7添加修订 (1)打开/关闭修订功能。单击“审阅”选项卡“修订”选项组中的“修订”按钮,使其高 亮突出显示。 (2)查看修订。单击“审阅”选项卡“更改”选项组中的“上一条”或“下一条”按钮。 (3)接受或拒绝审阅者的修订。通过查看修订,定位修订处,单击“审阅”选项卡“更 改”选项组中的“接受”或“拒绝”下拉箭头,在弹出的下拉菜单中选择相应的命令。 3.批注与修订文档实验 5.2 1. 实验目的 (1)掌握文档的批注方法。 (2)掌握文档的修订方法。 (3)掌握接受或拒绝审阅者的批注与修订的方法。 2. 实验内容 rdocx8所示, 打开Wod文档“中秋节的来历和习俗.”,参考效果图如图5.完成文档的 批注与修订。最终以文件名“中秋节的来历和习俗审阅.ox”保存。 dc 3. 实验要求 单击“审阅”选项卡“修订”选项组中的“修订”按钮,具体完成如下操作 。 1)批 注 (1)诗词名《望月怀远》中的“怀远”两个字添加注释批注,内容为“怀念远方的亲人。” (2)诗词名《水调歌头》中的“水调歌头”4个字添加注释批注,内容 为“词牌名,又名‘元会曲’‘台城游’‘凯歌’‘江南好’‘花犯念奴’等。” 2)修订 5 中秋节的来 (1)将题目文字居中,取消首行缩进。V5. (2)将正文中所有“中秋节”设置为红色。历和习俗审阅 104数据处理实践教程(微课版) 图5.批注与修订效果图 8 (3)“ 古诗”改为“古诗词”,并设置字符间距加宽2磅。 (4)两首诗词的行间距改成1. 3)接受或拒绝批注及修订 5倍行距 。 自行尝试接受或拒绝审阅者的批注及修订,查看效果 。 5.长文档编排 4 在日常学习与办公中,经常会遇到包含大量文字的长文档,如毕业论文、项目策划书、 合同、制作书籍、产品说明书等。由于长文档的结构比较复杂,内容也较多,如果不注意使