第1章
第1章文稿编辑软件Word 2016
基础与实战应用




本章学习目标 了解Word窗口的组成；
 了解常用功能组中的功能；
 掌握Word文稿的创建、输入、编辑的相关操作方法；
 掌握格式化文档以及在文档中插入元素的操作方法；
 掌握页面设置的方法以及建立目录和索引的基本方法；
 熟练运用Word软件进行实战应用。 Word 2016是Microsoft Office 2016应用程序的组成部分，拥有功能强大的文稿处理功能，广泛应用于各种办公文档，如公文、信函、传真、书刊和报纸等。
利用Word建立的文件称为Word文档，其内容相当丰富，可以包含文字和表格，还可以包含图形、图像、声音、视频等媒体对象。
1.1Word 2016概述〖*4/5〗1.1.1Word 2016的窗口组成启动Word 2016之后，窗口如图11所示。Word 2016窗口由快速访问工具栏、标题栏、“文件”菜单、功能区、文档编辑区、视图工具栏、显示比例控制栏、状态栏、标尺、选定栏、等部分组成。此外，Word 2016还新增了快速搜索功能，可搜索你想要的功能选项。下面对Word 2016应用程序窗口中所独有的内容加以说明。
图11Word 2016应用程序窗口
1. 快速访问工具栏
快速访问工具栏可以快速访问频繁使用的命令。默认的快速访问工具栏位于功能区的上方，只包含较少的按钮。可以根据需要，单击快速访问工具栏右侧“自定义快速访问工具栏”按钮，将快速访问工具栏放在功能区的下方，或在快速访问工具栏中添加自己常用的按钮。
默认的快速访问工具栏中包含的按钮有“保存”“撤销”“重复”和“自定义快速访问工具栏”。Office 2016办公自动化高级应用教程第1章文稿编辑软件Word 2016基础与实战应用2. 标题栏
标题栏用于显示当前文档的名称。
3. “文件”菜单
“文件”菜单位于Word 2016窗口左上角，提供了一组文件操作命令，包含“信息”“新建”“打开”“保存”“另存为”“打印”“共享”“导出”“关闭”“账户”“选项”等。
4. 功能区
在默认情况下，Word 2016窗口的上方有八大功能区，当单击这些功能区时并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个功能组，这些功能区及其命令组涵盖了Word 2016的各种功能。
用户可以根据需要打开“文件”→“选项”→“自定义功能区”命令来定义自己的功能区。Word 2016默认的功能区包括“开始”“插入”“设计”“布局”“引用”“邮件”“审阅”“视图”等。在这八大功能区的右边还有一个“快速搜索”功能区。
(1) “开始”功能区
“开始”功能区包括“剪贴板”“字体”“段落”“样式”和“编辑”5个功能组。该功能区主要用于帮助用户对Word 2016文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的功能区之一。
(2) “插入”功能区
“插入”功能区包括“页面”“表格”“插图”“加载项”“媒体”“链接”“批注”“页眉和页脚”“文本”“符号”10个功能组，用于Word 2016文档中插入各种元素。
(3) “设计”功能区
“设计”功能区包括“文档格式”“页面背景”2个功能组，用于帮助用户设置Word 2016文档页面样式和背景。
(4) “布局”功能区
“布局”功能区包括“页面设置”“稿纸”“段落”“排列”4个功能组，用于帮助用户设置Word 2016文档页面布局。
(5) “引用”功能区
“引用”功能区包括“目录”“脚注”“引文与书目”“题注”“索引”和“引文目录”6个功能组，用于实现在Word 2016文档中插入目录或标记等功能。
(6) “邮件”功能区
“邮件”功能区包括“创建”“开始邮件合并”“编写和插入域”“预览结果”和“完成”5个功能组。该功能区专门用于在Word 2016文档中进行邮件合并方面的操作。
(7) “审阅”功能区
“审阅”功能区包括“校对”“见解”“语言”“中文简繁转换”“批注”“修订”“更改”“比较”和“保护”9个功能组，主要用于对Word 2016文档进行校对和修订等操作，常用于多人协作处理、修订Word 2016长文档。
(8) “视图”功能区
“视图”功能区包括“视图”“显示”“显示比例”“窗口”“宏”和SharePoint 6个功能组，主要用于帮助用户设置Word 2016操作窗口的查看方式、操作对象的显示比例，以便用户获得合适的视觉效果。
(9) “快速搜索”功能区
“快速搜索”功能区是Office 2016新增的功能，通过这个功能可以快速搜索打开你想要的其他功能，为用户提供更多功能入口。每个功能区是通过选项卡来切换的，不同的选项卡包含不同的命令按钮。有的选项卡平时不出现，在某种特定条件下会自动显示，提供该情况下的命令按钮。这种选项卡称为“上下文选项卡”。如在文档中插入图片并选中图片时，会显示“图片工具/格式”选项卡。5. 文档编辑区
文档编辑区是工作的主要区域，用于实现文档的显示和编辑操作。该区域中不停闪烁的光标称为插入点，用于输入文本和插入各种对象。在进行文档编辑时，可以使用水平标尺、垂直标尺、水平滚动条等辅助工具。
6. 视图工具栏
视图是指文档的查看方式。同一个文档在不同视图下查看，虽然文档的显示方式不同，但文档的内容是不变的。对不同的操作，其最佳的视图是不同的。视图的切换可以使用“视图”功能区中的按钮，但最简便的方法是使用视图工具栏。视图工具栏中带方框的图标表示当前的视图状态。
(1) 页面视图
在页面视图中，屏幕上看到的文档就像打印出来的一样。页面视图对于编辑页眉和页脚、调整页边距以及处理分栏、图形对象和边框等都是很方便的。
(2) 阅读版式视图
阅读版式视图适于阅读长篇文档。阅读版式将原来的编辑区缩小，而文字大小保持不变，长篇文档会自动分成多屏。在该视图下也可以进行文字的编辑，视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。阅读版式视图的目标是增加可读性，可方便增大或缩小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。
要停止阅读文档时，可单击“阅读版式”工具栏中的“关闭”按钮、按Esc键，可以从阅读版式视图切换回来。
(3) Web版式视图
使用Web版式视图，无须离开Word 2016即可查看当前文档在浏览器中的效果。
(4) 大纲视图
使用大纲视图可以很方便地查看、编辑文档的结构，这对于报告文体和书籍章节的排版是特别方便的。在这种视图下，可以通过对标题的操作来移动、复制或重新组织文档，还可以折叠文档，只查看主标题、扩展文档或查看整个文档等。在大纲视图下，屏幕上新增加了一个大纲功能区。
(5) 草稿视图
草稿视图可用于文本的录入与编辑、简单的排版，如字符的格式等。草稿视图显示了文字的格式，但是简化了页面的布局，这样可快速输入或编辑文字。
草稿视图对正文外部的区域，如页眉、页脚、脚注、页号、页边距等都显示出来。在这种视图下，文本输入超过一页时，编辑窗口中会出现一条虚线，这就是分页符。
在草稿视图中看不到的分页符，在页面视图下就可以明显地看见页面被分成两页。
7. 显示比例控制栏
显示比例控制栏由“缩放级别”按钮和“显示比例”滑块组成，用于控制任一视图下的显示比例。
8. 状态栏
状态栏位于窗口的底部，在其中显示了Word 2016各种信息。默认显示的信息包括: 文档的页码、文档的字数、拼音和语法检查、语言(国家/地区)。要定义状态栏中显示的信息，右击状态栏的空白处，在弹出的快捷菜单中选择相应命令即可。
9. 标尺
标尺位于文档窗口的左边和上边，分别称为垂直标尺和水平标尺。默认情况下是不显示标尺的，可以使用“视图”→“显示”→“标尺”复选框来控制。在草稿视图中只显示水平标尺，只有在页面视图下才能两者都显示。
使用水平标尺可查看和设置段落的缩进、左右页边距、制表位和栏宽等；垂直标尺可以调整上下页边距及表格的行高。
10. 选定栏
选定栏是文档窗口左边的一列空列，无任何标记。当把鼠标指针移动到这里时，鼠标指针将变为。使用选定栏可以选定文本。
1.1.2Word 2016自定义“功能区”设置
自定义功能区是指对功能区的选项卡、组和命令按钮进行自定义、添加或删除。通过自定义功能区，可以在窗口界面增加新的选项卡与功能组，将自己常用的一些功能命令放在一个选项卡或组中集中管理。
操作步骤如下。
(1) 打开Word 2016，单击“文件”菜单，选择“选项”命令，打开“Word选项”对话框。在窗口左侧栏中单击“自定义功能区”选项，如果要新建功能组，首先在“自定义功能区”列表框中选择功能区的位置，如选择“视图”选项卡，然后单击“新建选项卡”按钮，创建一个新的自定义选项卡，如图12所示。
图12“自定义功能区”对话框
(2) 选中“新建选项卡(自定义)”选项，单击“重命名”按钮，打开“重命名”对话框后，在“显示名称”文本框中输入选项卡的名称，然后单击“确定”按钮，如图13所示。图13输入选项卡名称

(3) 右击“新建组(自定义)”选项，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，如图14所示。打开“重命名”对话框，在“显示名称”文本框中输入新建组的名称，然后单击“确定”按钮，如图15所示。
(4) 向自定义的功能组中添加命令。在“从下列位置选择命令”下拉菜单中选择“不在功能区中的命令”选项，下面的列表框中会显示不在功能区的命令。选择需要的命令，单击“添加”按钮，即可将该命令添加到右侧的自定义组中，如图16所示。
(5) 按照同样的方法添加其他命令，添加完成后单击“确定”按钮即可添加成功。此时返回Word 2016即可看到新添加的功能组“我的工具”。单击“我的工具”，可看到“常用工具”组中添加的所有命令，如图17所示。
图14选择“重命名”命令
图15输入新建组的名称
图16添加命令
图17查看新添加的功能组
1.1.3文件保存与安全设置〖*2〗1. 文件保存新建文档后要对文档进行保存操作，可以使用“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。也可以选择“文件”菜单中的“另存为”命令，然后单击“浏览”按钮，在打开的“另存为”对话框中选择保存路径，输入文件名，再单击“保存”按钮，如图18所示。
图18保存文件
2. 安全设置
Word 2016自带了加密文件的功能，方便用户对自己的文档进行保护。
操作步骤如下。
(1) 打开需要加密的Word文档，选择“文件”菜单中的“信息”命令，如图19所示。
图19“信息”命令(2) 单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”命令，如图110所示。
(3) 输入密码，单击“确定”按钮，如图111所示。然后第二次输入同样的密码以确认信息，如图112所示，保存后关闭文档。
图110“保护文档”下拉菜单
图111输入密码
(4) 再次打开文档时，提示输入密码，如图113所示。
图112确认密码
图113提示输入密码
(5) 如果要取消密码，选择“文件”菜单中的“信息”命令，重新选择“保护文档”下拉菜单中的“用密码进行加密”命令，把密码文本框的内容清空即可。
1.1.4Word 2016中选项的设置
用户可以根据自己的使用习惯和需要设置Word的一些功能和选项，以便提高操作效率，减少不必要的麻烦。单击“文件”菜单，选择“选项”命令，在打开的“Word 选项”对话框中进行设置，如图114所示。
图114“Word 选项”对话框
1. 设置自动保存时间间隔
系统有自动保存的功能，但默认的自动保存时间间隔为10分钟。为了减少因没保存而造成的损失，可以缩短系统自动保存的时间间隔，或者养成随时手动保存的习惯。
在“Word选项”对话框中选择“保存”选项，并设置“保存自动恢复信息时间间隔”为2分钟，如图115所示。
图115设置自动保存间隔时间
2. 取消自动编号
在“Word选项”对话框中选择“校对”选项，然后单击“自动更正选项”按钮，打开“自动更正”对话框，单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“自动编号列表”前面的“√”去掉，单击“确定”按钮，如图116所示。
图116取消自动编号
3. 显示正文边框(版心标记线)
在“Word选项”对话框中选择“高级”选项，向下拖动垂直滚动条，找到“显示文档内容”选项组，将“显示正文边框”前面的“√”打上，单击“确定”按钮，如图117所示。
图117显示正文边框