第5 章PowerPoint2016 学习目标: (1)掌握PowerPoint2016的启动与退出。 (2)熟悉PowerPoint2016的工作环境。 (3)掌握幻灯片中不同形式内容的编辑。 (4)掌握幻灯片中页眉和页脚的设置。 (5)掌握幻灯片的外观设置。 (6)了解幻灯片中动作按钮及超链接的设置。 (7)了解幻灯片中音视频文件的编辑。 (8)掌握幻灯片的放映设置。 PowerPoint是微软公司推出的Office中的一个重要组件,是一款优秀的演示文稿制作 软件。它可以通过对文字、图形、图像、音频、视频、动画等元素的应用,制作出内容丰富、形 式绚烂的演示文稿文件。由于其具有演示效果好、演示效率高、使用成本低、修改容易、互动 性强等优点,所以被广泛应用于产品宣传展示、会议报告、工作总结汇报、项目介绍、教育培 训、竞聘演讲等方面。现在常用的版本有PowerPoint2003、PowerPoint2007、PowerPoint 2010、PowerPoint2013、PowerPoint2016、PowerPoint365。本章以PowerPoint2016为例,通 过两个实际应用中的例子来介绍PowerPoint的基本使用方法。 5.1 PowerPoint基本应用——— 制作毕业答辩报告 对于每一名大学生来说,毕业前的最后一次“考试”就是毕业答辩,毕业答辩是将大学 期间所学的知识综合展示给每一位评委老师,也是评委老师对即将毕业的学生所完成的 毕业设计或毕业论文的一次检验。目前最常用的展示手段,就是通过毕业答辩报告,而这 个报告的载体就可以选择用PowerPoint做一个演示文稿,通过它来展现你将要给评委老 师介绍的内容。 在完成这个例子之前,先来看一下PowerPoint的启动与退出。单击【开始】→【所有 程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftPowerPoint2016】,将启动PowerPoint2016,工 作环境如图5-1所示。最上方是标题栏,接下来是功能选项卡,例如【开始】【插入】等,类 似于PowerPoint2003中的菜单命令。下面的【粘贴】【版式】等所在区域为功能区,有许 第5 章 PowerPoint 2016 多工具栏,不同的工具栏中放置了与此相关的命令按钮或列表框。左侧是幻灯片窗格,用 于显示演示文稿的幻灯片数量及位置。整个窗口中比较大的白色区域为幻灯片编辑区, 是整个工作界面的核心,用于显示和编辑幻灯片。右下方是备注栏,可供幻灯片制作者或 演讲者添加说明和注释。最下方是状态栏,显示演示文稿中所选的当前幻灯片以及幻灯 片的总数量、所采用的模板类型以及页面显示比例等内容。当要退出PowerPoint时,单 击右上角的关闭按钮即可。 图5-1 PowerPoint2016工作界面 再来了解一下PowerPoint中所涉及的两个名词。一是演示文稿,它是指利用 PowerPoint软件生成的一个文件,常见的扩展名有ppt和pptx,利用Office2003之前的 版本生成的演示文稿默认的扩展名通常为ppt,利用Office2007之后的版本生成的演示 文稿默认的扩展名通常为pptx,图5-2就是一个演示文稿文件。二是幻灯片,幻灯片是演 示文稿的组成部分,通俗地来说,最终呈现出来的一页一页的内容,就是一页一页的幻灯 片,图5-3所示就是一页幻灯片。由此可见,一个演示文稿文件中可以包含多张幻灯片。 如图5-4所示,在这个演示文稿文件中有十多张幻灯片。 图5-2 演示文稿例图 5.1.1 将Word文档插入到PowerPoint演示文稿中 如果想要将Word文档中的内容直接插入到PowerPoint演示文稿中,可以有两种方 法。一种是直接将Word文档中需要插入到演示文稿中的内容,用复制粘贴的方法粘贴 过来;另一种是在要插入Word文档内容的幻灯片中单击【插入】→【对象】,在打开的如 167 大学计算机基础教程(第3 版) 图5-3 演示文稿中的一页幻灯片 图5-4 一个演示文稿中所包含多张幻灯片的浏览视图 图5-5所示的对话框中,选择【由文件创建】,单击【浏览】按钮,在如图5-6所示的窗口中 图5-5 【插入对象】对话框 168 第5 章 PowerPoint 2016 选择所需的Word文档,然后回到【插入对象】对话框单击【确定】按钮,就可以看见被插入 到幻灯片中的文档内容,如图5-7所示。 图5-6 浏览窗口 图5-7 插入Word文档内容后的幻灯片 在这里,我们采用第一种复制粘贴的方法将论文中已有的一些内容粘贴到幻灯片中, 后续再编辑其格式即可,如图5-8所示。 169 大学计算机基础教程(第3 版) 图5-8 粘贴内容后的一张幻灯片 5.1.2 使用不同视图浏览演示文稿 在编辑的过程中可以切换至不同的视图来浏览演示文稿中幻灯片的内容。选择如 图5-9所示【视图】中的不同视图类型即可快速切换到相应的视图。默认的视图类型为普 通视图,如图5-10所示,在此可以同时显示幻灯片编辑区、幻灯片窗格以及备注窗格,主 要用于调整单张幻灯片的内容;在大纲视图中列出了当前演示文稿中各张幻灯片的文本 内容,效果如图5-11所示;幻灯片浏览视图的效果如图5-12所示,在此视图下不可以对 单张幻灯片的内容进行编辑,但是可以改变幻灯片的版式和结构;备注页视图的效果如图 5-13所示,在此视图下可以看到每张幻灯片所添加的备注,此视图与普通视图类似,但是 没有幻灯片/大纲窗格;阅读视图的效果如图5-14所示,此视图仅显示标题栏、阅读区和 状态栏,主要用于浏览幻灯片的内容,在该模式下幻灯片将以窗口大小进行放映。 图5-9 设置视图类型 5.1.3 幻灯片的编辑操作 现在我们可以对幻灯片进行编辑,例如添加、删除、复制幻灯片等,还可以对幻灯片中 的内容进行编辑。 1.添加幻灯片 若增加一张幻灯片,可以直接选中某一张幻灯片后,按回车键,如图5-15所示,即可 170 第5 章 PowerPoint 2016 图5-10 普通视图 图5-11 大纲视图 171 大学计算机基础教程(第3 版) 图5-12 幻灯片浏览视图 图5-13 备注页视图 在此幻灯片后面添加一页新的空白幻灯片,添加后的效果如图5-16所示。 2.删除幻灯片 删除幻灯片时先将要删除的幻灯片在幻灯片窗格中选中,如图5-17所示,按Delete 172 第5 章 PowerPoint 2016 图5-14 阅读视图 图5-15 添加新幻灯片 键即可;也可以右击该幻灯片,在弹出的快捷菜单中选择【删除幻灯片】选项,如图5-18所 示,该张幻灯片即可被删除。 173 大学计算机基础教程(第3 版) 图5-16 添加进一页空白幻灯片 图5-17 选中要删除的幻灯片 3.复制幻灯片 有时可能后一张幻灯片的内容与前面某张很类似,只许稍作改动即可,这时就可以进 行幻灯片的复制以提高制作效率。将要复制的幻灯片选中,右击,在弹出的快捷菜单中选 择【复制幻灯片】选项,如图5-19所示,在此张幻灯片的后面就会直接出现复制过来的幻 灯片。还可以在需要粘贴的位置,按Ctrl+V 组合键将复制的幻灯片粘贴过去。 174 第5 章 PowerPoint 2016 图5-18 选择【删除幻灯片】 图5-19 选择【复制幻灯片】 4.添加内容 在幻灯片中可以添加的内容有文字、图形、图像、音频、视频、动画等。 (1)如果想添加文字,前面提到过可以以插入对象的方式添加,也可以直接输入,或 者从其他地方粘贴过来。添加后的文字可以对其格式进行编辑,选中要编辑的文字,单击 【开始】→【字体】,在打开的如图5-20所示的对话框中可以对字体、大小、字体颜色等细节 进行设置。同样,可以对某些文字进行段落格式设置,选中文字后,单击【开始】→【段落】, 在打开的如图5-21所示的对话框中对行距、缩进等细节进行设置。 图5-20 【字体】对话框 175