第5章演示文稿处理软件PowerPoint2016 通过前面的学习,大家已经了解到文字处理软件可以帮助用户对文档进行输入、编辑和 排版;电子表格制作软件可以帮助用户进行计算、统计和分析数据等数据处理工作。本章介 绍的是电子文稿的演示、制作工具———PowerPoint2016,它功能强大,可以轻松地将用户的 想法变成极具专业风范和富有感染力的演示文稿,是人们在各种场合下进行信息交流的重 要工具。 PowerPoint2016是微软公司推出的办公自动化软件MicrosoftOfice2016中重要套 装组件之一,专门用于设计、制作信息展示等领域(如演讲、做报告、各种会议、产品演示、商 业演示等)的各种电子演示文稿。在PowerPoint2016的升级改版中,它的改进显得更加耀 眼,不仅功能更加完善、易用,而且新增了不少全新的幻灯效果;新增和改进的图像编辑和艺 术过滤器使得图像变得更加鲜艳夺目;增加了全新的动态切换;通过改进的功能区,可以快 速访问常用命令,创建自定义选项卡,可以设置个性化的工作界面。通过多媒体元素的加 入,使得素材的选择空间更大。PowerPoint2016带来的是全新的用户体验。本案将介绍 如何利用PowerPoint2016制作和播放演示文稿。 与之前的PowerPoint版本相比,PowerPoint2016有以下新的特性。 1.丰富的Ofie主题 Ofice2016除了(c) 保留之前版本中的白色(默认)、浅灰色、深灰色方案之外,还增加了彩 色和中灰色,其中彩色是默认的。用于PowerPoint2016的主题颜色为彩色、深灰色和 白色。 2.TellMe功能 在PowerPoint2016功能区有一个“告诉我您想要做什么”(TelMe)搜索框。在这个 搜索框中输入关键词,可以快速获得想要使用的功能和想要执行的操作以及相关的帮助。 用户在使用一些不太熟悉的功能时,可以灵活地使用TelMe功能,快速地定位相应的功能 菜单,提高工作效率。 3.屏幕录制功能 使用PowerPoint2016自带的屏幕录制功能可在幻灯片中插入计算机的某些操作过 程,而不再需要使用第三方软件。使用屏幕录制功能,不仅可以录制鼠标的移动轨迹,还可 以录制音频。 4.墨迹公式功能 教育、科研人员在制作演示文稿时,往往需要输入很多的公式。在PowerPoint2016之 前的版本中,输入公式比较烦琐。在PowerPoint2016中,使用墨迹公式功能可以直接手写 输入公式,输入后系统将自动识别公式,十分方便。 5.新增6个图表类型 可视化对于有效的数据分析以及具有吸引力的故事分享至关重要。在PowerPoint 2016中添加了6种新的图表,可用于实现财务或分层信息的数据可视化,获得数据的统计 属性。 5.1 PowerPoint2016的基础知识 安装Ofice2016办公套件后,PowerPoint2016也就安装到计算机上了。PowerPoint 2016的打开和Windows中其他的应用程序一样,可以通过多种方式打开,可以从“开始”菜 单上打开,使用桌面的快捷图标打开,双击已有的演示文稿文档打开。 下面是使用第一种方式打开PowerPoint2016的操作步骤如下。 在“开始”菜单中选中PowerPoint选项,打开PowerPoint2016,屏幕会弹出如图5-1所 示的窗口。在对话框中有两个选项可供选择:新建演示文稿和打开已有的演示文稿。对于 一个PowerPoint新手来说,PowerPoint2016可以使用模板较松快捷地创建新的演示文档, 同时在主题获取上更加丰富,除了内置的几十款主题之外,还可以直接下载网络主题。这不 仅极大地扩充了幻灯片的适用场景,还能使操作变得更加便捷。 图5-1PowerPoint窗口及对话框 5.1 Pwront2016的工作界面 1.oePi 工作界面是用户编辑演示文稿的工作平台,学习演示文稿制作之前先要了解 PowerPoint2016的工作界面。启动PowerPoint2016后,就可进入如图5-2所示的工作 界面。 工作界面自上而下分别是快速访问工具栏、标题栏、菜单栏、大纲区、工作区、备注区和 状态栏。这里重点介绍工作区和大纲区。 1.工作区 工作区就是幻灯片的编辑区,就像一个舞台,是进行文稿创作的区域。在这里可对幻灯 片进行添加元素、输入对象、编辑文本等操作。 ·216· 图5-2PowerPoint2016 工作界面 2. 大纲区 大纲区可以让用户快速地查看、编排幻灯片内容。大纲区有大纲视图和幻灯片视图两 种状态。在编辑幻灯片时,单击“大纲视图”按钮,就可以进入大纲显示方式,从不同视角查 看和编辑幻灯片,如图5-3所示。 图5-3 大纲视图 在大纲视图中,各幻灯片以图标形式出现,图标左侧的数字是幻灯片序号,其右侧就是 该幻灯片的标题和内容。当光标移到某个幻灯片图标附近时,该页幻灯片的内容就显示在 ·217· 右侧的工作区中。用户还可以通过拖动幻灯片图标来改变其排列的先后顺序。 5.2 oePit的基本概念 1.有关Pwron 1.演示文稿与幻灯片 t是专门用来制作演示文稿的软件,用其制作的文件扩展名为.x。该软件 提供了几乎所有的演示工具,既包括将文本、图像、音频等各种多媒体整合到幻灯片的工具, 也包括将幻灯片中的各种对象赋予动态演示的工具。 文字、图形、音频甚至视频等多媒体信息会按信息表达的需要组织在若干张“幻灯片” 中,进而构成完整的演示文稿。这里的“幻灯片”一词只是用来形象的描绘文稿里的组成形 式,实际上它表示一个“视觉形象页”。演示文稿中的幻灯片只是其中的一页,用于在计算机 屏幕上进行演示。 制作演示文稿的过程实际上就是制作一张张幻灯片的过程。 PowerPoint2016制作的多媒体演示文稿,除了可以演示文字和图表外,还可以播放动 画、声音和视频,以及与其他Ofice办公软件和Internet交互操作的能力。 PowerPoinppt 2.幻灯片中的对象 演示文稿是由一张张幻灯片组成的,每张幻灯片都是由若干个对象组成的,对象是幻灯 片中重要的组成元素。在幻灯片中插入的文字、图表、组织结构图及其他可插入元素都是以 对象的形式出现在幻灯片中。用户可以选择对象,修改对象的内容或大小,移动、复制或删 除对象;还可以改变对象的颜色、阴影、边框等属性。制作一张幻灯片的过程,实际上是制作 其中每一个特定对象的过程。 3.幻灯片的版式 版式指的是幻灯片内容在幻灯片上的排列方式。版式由占位符组成,这里的占位符就 是指先占住一个固定的位置,等待用户往里面添加内容。它在幻灯片上表现为一个虚框,虚 框内部往往有“单击此处添加标题”之类的提示语。一旦用鼠标单击之后,提示语会自动消 失。当用户要创建自己的模板时,占位符就显得非常重要,它能起到规划幻灯片结构的作 用。在占位符的位置上既可放置文字和项目符号列表,也可以放置表格、图表、图片、剪贴画 等对象。 4.视图的类型 对于演示文稿中幻灯片的创建、编辑与浏览等操作,PowerPoint2016提供了两大类视 图,演示文稿视图和母版视图,关于母版视图在下文中会详细解释,演示文稿视图可采用5 种不同视图方式,分别是普通视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、备注页视图和阅读视图。若 要切换视图,可以在PowerPoint“视图”选项卡的“演示文稿视图”组中选中合适的视图 模式 ( 。 1)普通视图。这是PowerPoint的“三框式”结构的视图:“大纲”窗格、“工作区”窗格 和“备注”窗格。在该视图中,可以同时显示大纲、幻灯片和备注内容,是最常用的工作视图, 也是幻灯片默认的显示方式,图5-2所示的即为普通视图。 (2)大纲视图。大纲视图含有大纲窗格、幻灯片缩图窗格和幻灯片备注页窗格。在大 纲窗格中显示演示文稿的文本内容和组织结构,不显示图形、图像、图表等对象,如图5-3 所示。 ·218· (3)幻灯片浏览视图。图5-4所示为处于幻灯片浏览方式下的演示文稿,视图并排显 示出5张幻灯片,可使用垂直滚动条来观看其余的幻灯片。在该视图下可以对幻灯片进行 各种编辑操作。 图5-4 幻灯片浏览视图 (4)阅读视图。阅读视图是PowerPoint2007 及其以后的版本才具有的新视图,但是该 视图模式与之前版本中的幻灯片视图基本相似,在该视图方式下,一张幻灯片的内容占满整 个屏幕,这也是将来制成胶片后用幻灯机放映出来的效果。如果用户要在放映过程中停止 幻灯片的放映,可以按Esc键,如图5-5所示。 图5-5 阅读视图 (5)备注页视图。备注页视图用于配合演讲者解释幻灯片中的内容。在备注页视图 ·219· 中,页面的上半部分是当前幻灯片的缩略图,下半部分是一个文本框,可以向其中输入该幻 灯片的详细注释,这些注释内容往往不适合出现在幻灯片正文中。若在普通视图的注释窗 格中对幻灯片加入了注释,这些注释也会出现在这个文本框中。 上述5种视图方式在对幻灯片的操作中功能各异,但彼此之间又有联系。 1.演示文稿的制作过程及制作原则 5.3 演示文稿包括内容和外观形式两个部分。建立新的演示文稿可以从幻灯片的内容出 发,确定讲演稿的基本框架和内容,然后再为演示文稿设计外观表现形式;另外一种思路则 是首先确定演示文稿的外观、表现形式,然后再填充演讲的内容。 1. 演示文稿的制作过程 演示文稿的制作。一般要经历下面几个步骤。 (1)准备素材。主要是准备演示文稿中所需要的一些图片、声音、动画等文件。 (2)确定方案。对演示文稿的整个构架作一个设计。 (3)初步制作。将文本、图片等对象输入或插入到相应的幻灯片中。 (4)装饰处理。设置幻灯片中相关对象的要素(包括字体、大小、动画等), 对幻灯片进 行装饰处理。 作品 ( 。 5)预演播放。设置播放过程中的一些要素,然后播放查看效果,满意后即可保存 2. 演示文稿的制作原则 演示文稿的制作原则如下。 (1)主题鲜明,文字简练。 (2)结构清晰,逻辑性强。 (3)和谐醒目,美观大方。 (4)生动活泼,引人入胜。 5.创建演示文稿 2 在PowerPoint2016 中,新建文稿比之前的版本要更加方便快捷。在新建时,可以选择 模板和主题,并根据提示可以选取空白演示文稿、样本模板、主题等,还可以根据需求选择证 书奖状、日历、图标等。 2.创建空白文稿 5.1 在“文件”选项卡中选中“新建”选项,根据本机已有的内容也就是“主页”上的内容创 建文稿,如图5-6所示。双击“空白演示文稿”按钮,系统将进入如图5-1所示的工作 界面。 5.2 用模板来创建文稿 2. 根据在线模板创建演示文稿。系统提供了35 个在线模板,如果要使用该项功能,就必 须接入互联网,然后将模板下载到本机,如图5-7所示。 ·220· 图5-6 新建“空白演示文稿” 图5-7 系统提供的模板 如果感觉系统已有的35 个在线模板不符合使用要求,也可以根据主题进行在线搜索。 例如,以“教育”主题时,系统提供的部分模板如图5-8所示。 5.3 幻灯片的制作与编辑 2. 1. 新建幻灯片 在演示文稿中新建幻灯片的方法主要有以下3种。 方法1:通过“文件”选项卡创建。在“文件”选项卡中选中“新建”选项,然后在“可用的 模板和主题”窗格中选中一种幻灯片样式,例如,选中“空白”样式,就可新建一张普通幻 灯片。 方法2:通过快捷键创建。按Ctrl+M 组合键,即可快速添加一张空白幻灯片。 方法3:通过Enter键创建。将鼠标定位在左侧大纲视图窗格中,切换到“幻灯片”选项 ·221· 图5-8 以“教育”为主题的模板 卡下,然后按Enter键,同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。 用后两种方法会立即在演示文稿的结尾出现一张新的幻灯片,该幻灯片直接套用前面 那张幻灯片的版式。在使用第一种方法时所用的“新建幻灯片”命令按钮由两部分组成,该 按钮的上半部分单击的效果与前两种方法相同,而按钮的下半部分单击时会出现下拉菜单, 在下拉菜单中有系统提供的11种主题版式,可以非常直观地选择所需版式,如图5-9所示。 图5-9 新建幻灯片的版式 用户创建好的演示文稿在第一次保存时,系统会要求用户为其命名,并选择保存的位置 和文件类型。 常用的保存格式如下。 (1).t2016演示文稿。 pptx:OficePowerPoin ·222· (2).ox:作为模板的演示文稿,可用于对将来的演示文稿进行格式设置。 pt ppowerPoinowerPoinPowerPoint2003) (3).t:可以在早期版本的Pt(如Pt97 、中打开 的演示文稿。 poowerPoinowerPoinPowerPoint2003) (4).t:可以在早期版本的Pt(如Pt97 、中打开 的模板。 pp (5).s:始终在幻灯片放映视图(而不是普通视图)中打开的演示文稿。 (6).sldx:独立幻灯片文件。 2. 移动和复制幻灯片 可以根据需要调整幻灯片的位置,也可以通过复制功能快速制作出内容版式完全相同 的幻灯片。 移动与复制幻灯片的步骤如下。 (1)打开演示文稿,在左侧“大纲区”的“幻灯片”选项卡中选中要移动的幻灯片缩略图 并将其拖动到所需要的位置,即可完成操作。 当然,也可以用“剪切”和“粘贴”操作来移动幻灯片。 (2)与移动操作类似,若要复制幻灯片,可右击要复制的幻灯片,在弹出的快捷菜单中 选中“复制”选项,然后将光标放到要复制到的目标位置,再右击,在弹出的菜单中选中“粘 贴”选项即可完成操作。 3. 插入幻灯片 既可以在幻灯片浏览视图中添加新幻灯片,也可以在普通视图的大纲窗格中添加,最终 效果是一样的。 插入幻灯片的方法与添加新幻灯片的方法非常相似。新建幻灯片是在演示文稿的最后 添加新幻灯片,而插入幻灯片是在指定位置添加幻灯片,所以将光标定位于指定位置后,其 余操作与新建幻灯片的方法完全一样。 4. 删除幻灯片 如果觉得演示文稿中的某些幻灯片是多余的,可以将其删除,删除幻灯片的步骤如下。 (1)在幻灯片浏览视图或大纲视图中选中要删除的幻灯片。 (2)右击大纲区中的幻灯片,在弹出的快捷菜单中选中“删除幻灯片”选项。也可以选 中欲删除的幻灯片,然后按Delete键。 (3)若要删除多张幻灯片,就必须切换到幻灯片浏览视图。按住Ctrl键并依次单击要 删除的各幻灯片使之处于选中状态,然后将这些幻灯片同时删除。 5. 幻灯片文字的编辑 编辑和设置演示文稿中内容的方法包括文本的输入、声音、图片、视频的插入、使用备 注、插入表格等。 (1)添加文本。将文本添加到幻灯片有占位符、文本框和形状的方法如下。 ① 在占位符中输入文字。占位符是一种带有虚线或阴影线边缘的框,绝大部分幻灯片 版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题、正文、图表、表格、图片等对象。例如,启动 PowerPoint2016 时默认新建的标题幻灯片中用于输入文本内容的区域就是占位符。单击 占位符的内部区域,将显示一个光标插入点,在此输入要插入的文本即可。在占位符虚框外 单击,可停止对该对象的编辑。 ·223 · 如果选中的幻灯片版式是“标题和内容”,当光标进入到内容占位符之后,会自动为输入 的文本添加项目符号,所谓项目符号就是输入文本前该行首部的黑色标识符,在输入一条文 本信息并按Enter键后,下一个项目符号点便会自动生成。 取消或重新指定项目符号,可以参照以下方法进行。 方法1:选中准备重新指定项目符号的对象。如果是重新指定某一行文字的项目符号, 直接单击该行;如果要对整个文本框对象中的每行信息中新指定项目符号,则选中整个文 本框。 方法2:在“开始”选项卡的“段落”组中单击“项目符号”按钮 ,在下拉菜单中选择合 适的项目符号,如图5-10 所示。也可以选中“项目符号和编号”选项,在弹出的“项目符号和 编号”对话框中进行自定义选择。 取消项目符号的方法是,在如图5-11 所示的“项目符号和编号”对话框中,选中“无”,单 击“确定”按钮。 图5-10 “段落”命令组图5-11 “项目符号”对话框 ② 在文本框中输入文字。文本框是一种可移动和调整大小的文字或图形容器。通过 文本框可以在一页上放置数个文字块,也可以使文字按与文档中其他文字不同的方向排列。 在文本框中输入文字的方法是,在“插入”选项卡的“文本”组中单击“文本框”按钮,从下 拉菜单中选中“横排文本框/垂直文本框”选项,此时鼠标变成“细十字”形状,按住鼠标左键, 在“工作区”中拖动,即可插入一个文本框,然后将文本输入其中。 ③ 在图形框中输入文字。右击希望输入文字的图形,在弹出的快捷菜单中选中“编辑 文字”选项。 在插入文本框等元素时,工具栏会出现“绘图工具|格式”选项卡,使用此选项卡可以为 文本框或其他对象设置形状填充,形状轮廓和形状效果等形状样式;可以插入、更改和编辑 形状;还可以设置各个对象的层次关系及对象的尺寸大小,如图5-12 所示。 ( 注意:文本框和占位符的区别是,占位符受母版控制,而文本框不受限制。 ① 2)文本框的调整与移动。 调整大小。将鼠标移至文本框的8个控制点(空心圆圈)上,成双向拖拉箭头时,按 住左键拖曳,即可调整文本框的大小。 ·224·