本章学习目标

.熟练掌握Word2021组件应用
.熟练掌握Excel2021组件应用
.熟练掌握PowerPoint2021组件应用
本章介绍Ofice2021中最常用的Word2021 、Excel2021 、PowerPoint2021组件的基
本应用及实例。

5.Wod2021的应用
1r

5.1.1 
Word2021基础
Word是Ofice中最重要的组件之一,主要用于创建和编辑各类文档,包括文字编辑、图
表制作和文档排版等,并具有审阅、批注等功能。Word2021的功能非常强大,作为入门教
材,下面仅介绍常用命令和操作。

1.开始屏幕
启动Wor出现开始屏幕,1所示。

d2021后, 如图5.

在Word2021开始屏幕上,左侧导航栏上部是常用的操作命令,如【新建】【打开】等,下
部是【账户】【选项】命令。右侧窗口上部是【新建】命令可选的文档模板类型,下部是最近编
辑过的文档名称列表。

【新建】命令用于创建文档,可以创建空白文档、根据模板创建新文档。Word中提供了

很多模板,如书法字帖、简历等类型的模板,还可以在线搜索下载模板。
【打开】命令可以选择或搜索已有文档打开进行编辑。
【账户】命令可以查看当前使用Word的账户信息,可以进行隐私、Ofice背景、Ofice主


112
图5.1Word2021开始屏幕
题设置。Office主题是一种颜色、字体和效果三者的结合,体现了整体的外观特征。
【选项】命令可以对Word的显示、校对、保存、版式、辅助功能、语言、自定义功能区、快
速访问工具栏、加载项、信任中心进行个性化设置。
辅助功能是Office提供的便于所有人方便访问Office文档的辅助手段。例如,替换
文字功能为图形图像设置替换文字,在不能查看图形图像时,阅读器可以朗读文字说明。
视觉优化功能设置文字合适的对比度、取消表格的单元格合并嵌套效果等,便于阅读器
访问。
单击【选项】命令,打开【Word选项】窗口,如图5.2所示。
在【Word选项】窗口【常规】选项卡中的【启动选项】框架里去掉勾选【此应用程序启
动时显示开始屏幕】则之后启动Word便不会显示开始屏幕,而是直接进入编辑窗口
界面。
2.编辑窗口
Word2021编辑窗口包括标题栏、功能区、工作区、状态栏等,如图5.3所示。
(1)标题栏中有控制菜单、快速访问工具栏、文档名称及程序、搜索栏、账户、尝试新功
能、最小化按钮、根据桌面布局按钮、关闭按钮。鼠标移动到【根据桌面布局按钮】上时,会显
示桌面上Word窗口和其他应用程序窗口多种布局的缩略图,以供选择。
(2)功能区是将各种功能操作放置在一块矩形区域中。功能区分为多个选项卡,每个
选项卡用灰色分隔线区分多个工具组,工具组中是相关功能的按钮、下拉列表或输入框等命
令。有些工具组的右下角有向右下方的箭头图标,这是扩展按钮,单击可以弹出带有更多命
令的对话框或者任务窗格。单击功能区右侧【功能区设置】分组中的向下箭头,弹出【显示功

113
【Word选项】窗口
Word2021编辑窗口
图5.

2 

图5.

3 


有全屏模式、仅显示选项卡、

可以在批注任务窗格中新建、
不显示在正文中,也不会打印

下拉菜单,可以选择【编辑】【审阅】

osoftOneDrive个人云存储空

排版操作的区域。插入点是在文档中操作的位置。操作

字数、中英文输入、辅助功能、专

页面视图、Web版式视图模式。
弹出菜单中

移动】【大小】【最小化】【最大

图5.控制菜单

5 

自动保存】后, 

快速访问工具

弹出【自

可以自定

rd选项窗口,可以选择更多

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能区】下拉菜单,如图5.4所示。可以设置功能区的显示模式, 
始终显示功能区、显示/隐藏快速访问工具栏等命令。
(3)单击选项卡右侧的【批注】按钮,打开批注任务窗格, 
编辑、删除、链接批注。批注是给文档所作的注释等附加信息, 
出来。批注以对话框形式显示,可以进行回复交流。文档中有批注的行页边距外侧有对话
气泡符号,单击该符号可以打开批注窗格,查看批注信息。
(4)单击选项卡右侧的【编辑】按钮,弹出【编辑模式】
【查看】模式。
(5)单击选项卡右侧的【共享】按钮,可以上传文档到Micr
间,复制文档的共享链接,以实现网络共享。
(6)工作区是进行文档编辑、
滚动条可以查看工作区的不同区域。
(7)状态栏显示当前文档的状态,有所在页面、总页面、
注模式、视图按钮、缩放比例等。辅助功能检查对文档编辑提供建议。专注模式会开启文档
全屏模式,屏蔽其他应用显示。视图按钮可以设置阅读视图、
(8)在Word窗口的不同位置右击,可以弹出快捷菜单。处理的对象不同, 
的命令也不同。
3.控制菜单
控制菜单是对Word窗口的操作菜单,包括窗口的【还原】【
化】【选项。控制菜单如图5.关闭】5所示。
图5.【显示功能区】下拉菜单44.快速访问工具栏
快速访问工具栏有【自动保存】设置开关和常用的命令按钮。开启【
MicrosoftOneDrive个人云存储空间自动保存文件的修改。在默认情况下, 
栏只包含【保存】【撤销】和【重复】命令按钮。单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮, 
定义快速访问工具栏】菜单, 6所示。在菜单中勾选或取消勾选某个命令,如图5.
义快速访问工具栏上的命令。选择【其他命令】选项,会打开Wo
的命令添加或删除。

115
图5.6快速访问工具栏
5.【文件】选项卡
【文件】选项卡管理文件的相关操作,包括【新建】【打开】【信息】【保存】【另存为】【打印】
【共享】【导出】【转换】【关闭】【更多】等选项。Word2021 的【文件】选项卡如图5.7所示。
图5.7【文件】选项卡
【信息】显示当前文档的信息,如大小、页数、相关日期、作者等。另外,还可以对文档进

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行加密、限制编辑、添加数字签名等保护措施,检查文档中隐含的信息及兼容性问题,查看并
还原历史版本,对未保存的文档进行处理。
【保存】可以按照原有文档的保存路径、名称及类型覆盖原文件保存已保存过的文件。
如果是未保存过的文件,则执行【另存为】操作。
【另存为】可以为文件重新选择保存路径、名称及类型后进行保存,而原文件保持不变。
可以将选择的保存路径固定,方便以后查找。默认的保存文件类型为Word文档(*.docx), 
可以在下拉列表中选择其他格式保存,如.dotx为模板文件类型、.PDF 为PDF 文件类型、
.html为网页文件类型等。
【打印】用于打印文档,有打印预览效果显示,可以选择打印机,设置打印的范围、份数、
页数、单双面打印、打印方向、打印纸张类型、打印边距等。选择【页面设置】选项可以进行更
详细的打印设置。
【导出】用于将文档保存为PDF/XPS 文件,可以更改文件类型。
【转换】用于将早期版本的文档转换为新版本的文档。
【关闭】是结束当前文档的编辑,而不结束Word程序的运行。
【更多】可以调出【账户】和【选项】命令。
6.【开始】选项卡
【开始】选项卡管理文档内容、样式的操作,包括【剪贴板】【字体】【段落】【样式】【编辑】工
具组,如图5.8所示。
图5.8【开始】选项卡
1) 【剪贴板】工具组
【剪贴板】工具组包括【剪切】【复制】【粘贴】【格式刷】等选项。
(1)单击【剪贴板】工具组的扩展按钮,可以打开剪贴板,查看剪贴板上保存的内容。
(2)当文档中有多处需要进行相同的格式设置时,可以先选择已有格式的对象,再单击
格式刷,复制已有对象的格式,再用格式刷选择目标对象,便可将格式复制到目标对象上。
(3)选择【粘贴】选项,可以设置不同的粘贴格式,将剪贴板上的数据内容或格式粘贴到
文档中。
2) 【字体】工具组
【字体】工具组包括设置字符格式的选项。字符格式包括字体、字号、上下标、字符颜色、
字符底纹、字符边框、带圈字符、更改大小写、下画线、删除线、拼音文字、文本效果和版式、文
本突出颜色、清除字符格式等。单击【字体】工具组的扩展按钮,可以打开【字体】对话框,进
行更多的字符效果设置。

1173) 【段落】工具组
【段落】工具组包括【项目符号】【编号】【多级列表】【对齐方式】【缩进】【间距】【排序】【边
框】【底纹】【中文版式】【显示/隐藏编辑标记】等选项。
(1)单击【段落】工具组的扩展按钮,打开【段落】对话框,可以进行更多的换行、分页、中
文版式设置。
(2)选择【项目符号】或【编号】选项,可以选择项目符号库中的符号或自动生成编号,也
可以自定义符号和编号形式。编号的排列次序是由Word自动生成的,修改文档内容时,编
号会自动同步修改。
(3) 【多级列表】用于为章节自动编号,可以选择当前多级列表应用到文档中,也可以对
多级列表库进行更新、修改等操作。
4) 【样式】工具组
【样式】工具组提供样式列表及样式操作。样式是一系列预置的格式排版命令。选择要
应用样式的对象,单击某种样式,可以快速地完成包含在样式里的多种格式设定,效率非
常高。
(1)单击样式列表右侧滚动条下部的下拉按钮,弹出【样式】下拉菜单,提供更多的样式
列表,以及【创建样式】【清除格式】【应用样式】命令。
(2)单击【样式】工具组右下角的扩展按钮,可以打开【样式任务窗格】,在其中可以选择
样式,对样式进行管理。
在工作区进行文档编辑时,选择文档内容后会显示【格式浮动工具栏】,上面会有【字体】
【段落】【样式】工具组中常用的部分命令按钮。
5) 【编辑】工具组
【编辑】工具组包括【查找】【替换】【选择】选项。
(1)选择【查找】选项,打开【导航窗格】。在【导航窗格】中输入要搜索的内容,可以在文
档中查找并高亮显示搜索内容,【导航窗格】中会显示查找的结果列表。
(2)选择【替换】选项,打开【查找和替换】对话框,可以设置搜索内容、替换内容、查找替
换的选项。根据内容和格式设置,实现一次替换或全部替换。
(3)选择【选择】选项,可以进行全选、选择对象、选择格式相似文本和选择窗格等操作。
7.【插入】选项卡
【插入】选项卡完成向文档中插入不同类型内容的操作,包括【页面】【表格】【插图】【加载
项】【媒体】【链接】【批注】【页眉和页脚】【文本】【符号】工具组,如图5.9所示。
图5.9【插入】选项卡

弹出的下拉列表中包括【插入表格】
选项。
输入行数、列数,设置列宽选项等, 

要使用统一的分隔符进行分隔。分隔

可以像在Excel环境中一样
可以返回Word文档。双

直接插入文档中。

边框】工具组,可以设置表格的
选项卡如图5.

10 所示。

单元格大小】【对齐方式】【数据】

查看表的属性、绘制表格、用橡
调整表格不同部分大小、排列表格文
表格转换为文本、插入公式等操作。

tArt】【图表】【屏幕截图】选项。

1181) 【页面】工具组
【页面】工具组包括【封面】【空白页】【分页】选项。在这里可以为文档选择封面或删除封
面,增加一个新的空白页,将插入点之后的内容放入新页中。
2) 【表格】工具组
【表格】工具组中有【表格】选项。单击【表格】按钮, 
【绘制表格】【文本转换成表格】【Excel电子表格】【快速表格】
(1)选择【插入表格】选项,弹出【插入表格】对话框, 
便可在插入点插入指定格式的表格。
(2) 【文本转换成表格】将格式化的文本转换为表格方式。文本中的每一段对应表格中
的每一行。每一段中需要转换为表格中一列的文本, 
符可以是段落标记、逗号、空格、制表符、其他字符。
(3) 【Excel电子表格】可以在文档中插入Excel电子表格, 
进行比较复杂的数据运算和处理。单击Excel电子表格外的区域, 
击插入的Excel电子表格,可以切换到Excel电子表格编辑状态。
(4) 【绘制表格】可以手动控制光标绘制表格。
(5) 【快速表格】可以在表格列表中选择内置的表格样式, 
在表格处理过程中,会自动打开【表设计】和【表布局】选项卡。
(6) 【表设计】选项卡包含【表格样式选项】【表格样式】【
外观效果,如表格样式、边框样式、底纹颜色等。【表设计】
图5.【表设计】选项卡10(7) 【表布局】选项卡包含【表】【绘图】【行和列】【合并】【
工具组。在该选项卡中可以选择表的不同部分、查看网格线、
皮擦擦除表边框、增删表格中的行列、拆分合并单元格、
字方向和对齐方式、设置单元格边距、表格内容排序、
【表布局】11 所示。选项卡如图5.
图5.【表布局】选项卡113) 【插图】工具组
【插图】工具组包括【图片】【形状】【图标】【3D 模型】【Smar

119(1)选择【图片】选项,打开【插入图片】下拉菜单,可以选择图片来源为【此设备】【图像
集】或【联机图片】。【图像集】中是Microsoft提供的多种图像文件集合。插入图片的方式有
【插入】【链接到文件】【插入和链接】。在图片处理过程中,会自动打开【图片格式】选项卡,如
图5.12 所示。
图5.12【图片格式】选项卡
【图片格式】选项卡管理和图片有关的操作。【图片格式】选项卡中包含【删除背景】【调
整】【图片样式】【辅助功能】【排列】【大小】工具组,可以设置图形对象的外观、位置、大小等效
果。【辅助功能】可以设置不能查看图片时对应的替换文字。
(2)选择【形状】选项,打开【形状】下拉面板,其中包括各种形状分类、形状以及【新建画
布】选项。画布用来绘制和管理多个图形对象。在画布中,可以将多个图形对象作为一个整
体进行操作,也可以单独对一个图形对象进行操作。
形状处理过程中,会自动打开【形状格式】选项卡,如图5.13 所示。【形状格式】选项卡
包括【插入形状】【形状样式】【艺术字样式】【文本】【辅助功能】【排列】【大小】工具组,完成对
形状的样式、文字样式、排列效果等的设置。【辅助功能】可以设置不能查看形状时对应的替
换文字。
图5.13【形状格式】选项卡
(3)选择【图标】选项,会打开Microsoft图像集中的图标集合,可以选择图标插入文档。
插入图标后,会自动打开【图形格式】选项卡。【图形格式】选项卡包括【更改】【图形样式】【辅
助功能】【排列】【大小】工具组,如图5.14 所示。
图5.14【图形格式】选项卡
(4)选择【SmartArt】选项,打开【选择SmartArt图形】对话框,在其中可以选择
SmartArt图形的布局类型、样式,插入文档中。文档中插入SmartArt图形后,会自动打开
【SmartArt设计】和【SmartArt格式】选项卡。

rt样式】【重置】工具组,设置

艺术字样式】【辅助功能】【排列】【大
如图5.16 所示。

其中有各种图表模板,可以选择某种图
会自动打开【图表

类型】工具组,完成添加图表元
如图5.17 所示。

形状样式】【艺术字样式】【辅助功
如图5.

18 所示。

扩展Word的功能。

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【SmartArt设计】选项卡包括【创建图形】【版式】【SmartASmartArt图形的整体样式,如图5.15 所示。
图5.15【SmartArt设计】选项卡
【SmartArt格式】选项卡包括【形状】【形状样式】【
小】工具组,设置SmartArt图形的形状、形状样式等外观效果, 
图5.16【SmartArt格式】选项卡
(5)选择【图表】选项,打开【插入图表】对话框, 
表模板插入文档。在图表数据源窗口编辑图表数据。在文档中处理图表, 
设计】选项卡和【图表格式】选项卡。
【图表设计】选项卡包括【图表布局】【图表样式】【数据】【
素、快速布局、图表样式设置、选择和编辑数据、更改图表类型等操作, 
图5.【选项卡17图表设计】
【图表格式】选项卡包括【当前所选内容】【插入形状】【
能】【排列】【大小】工具组,完成对图表中形状、艺术字等的设置, 
图5.【选项卡18图表格式】
4) 【加载项】工具组
【加载项】工具组可以获取Word或其他应用程序提供的特定功能模块, 
5) 【媒体】工具组
【媒体】工具组提供从联机来源中查找和插入视频的功能。