第5章
编辑长文档
版面是文档的灵魂，而文字则是版面中的重要构成元素，它直接影响了版面的美观性和视觉传达效果。对于长文档来讲，不仅可以使用Word中的分页、分节、插入分栏等格式，来提高文档的诉求力和灵活性；而且还可以通过使用书签、编排目录和索引，以及在文档中插入题注、脚注等说明性文字，来提高文档的可读性和可控性。在本章中，将详细介绍一些编辑长文档的基础知识和实用方法。
本章学习内容：
> 设置分栏
> 设置分页
> 设置分节
> 使用书签
> 使用索引
> 使用目录
使用批注 >
5.1 设置分栏
分栏可以将文本拆分为一列或多列，从而使文档更具有灵活性。在分栏功能上，Word具有强大的灵活性，不仅可以将文档设置为一栏、两栏或三栏等多栏，而且还可以控制栏宽、栏间距和分栏长度。
5.1.1 自动分栏
Word为用户内置了自动分栏功能，用户只需执行【布局】|【页面设置】|【分栏】命令，在列表中选择【一栏】、【两栏】、【三栏】、【偏左】与【偏右】5种选项中的一种即可，如图5-1所示。
其中，两栏与三栏表示将文档竖排平分为两排与3排；偏左表示将文档竖排划分，左侧的内容比右侧的内容少；偏右与偏左相反，表示将文档竖排划分但是右侧的内容比左侧的内容少。
5.1.2 自定义分栏
当系统自带自动分栏功能无法满足用户需求时，则可以使用自定义分栏功能，自定义栏数、栏宽、间距和分割线。
执行【页面设置】|【分栏】|【更多分栏】命令，在弹出的【分栏】对话框中可以设置【栏数】、【栏宽】、【分隔线】等选项，如图5-2所示。
在【分栏】对话框中，包括下列4种选项。
1．栏数
在【分栏】对话框中的【预设】选项组中，最多只能将文档设置为3栏。此时，可单击【分栏】对话框中的【列数】微调按钮将文档设置1～12个分栏。例如，在【列数】微调框中输入“4”，即可将文档设置为4栏。
2．分割线
分割线是设置分隔线即是在栏与栏之间添加一条竖线，用于区分栏与栏之间的界限，从而使版式具有整洁性。选中【列数】微调框右侧的【分隔线】复选框即可，在【预览】列表中可以查看设置效果。
3．栏宽和间距
默认情况下系统会平分栏宽（除左、右栏之外），即设置的两栏、3栏、4栏等各栏之间的栏宽是相等的。可以根据版式需求设置不同的栏宽，即在【分栏】对话框中取消选中【栏宽相等】复选框，在【宽度】微调框中设置栏宽即可。例如，在“三栏”的状态下，可将第一栏与第二栏的【宽度】设置为“10”。
4．应用于
该选项主要用于控制分栏来设置文档的格局，单击【应用于】下拉按钮，可将分栏设置为“整篇文档”“插入点之后”“本节”与“所选文字”等格式。
5.1.3 练习：多栏排版
使用Word，不仅可以制作普通的一栏文档，而且还可以像排版报纸和杂志那样， 制作多栏文档。在本练习中，将通过排版《一滴水的自述》文章，来详细介绍Word中的分栏功能、页眉页脚功能以及内置字体样式等功能的操作方法和实用技巧，如图5-3所示。
多栏排版
操作步骤：
应用样式。将光标置于标题段落，执行【开始】|【样式】|【标题】命令，设置标题样式，如图5-4所示。
设置标题样式
选择所有的正文文本，执行【开始】|【样式】|【列出段落】命令，设置正文样式，如图5-5所示。
设置正文样式
设置分栏。选择所有的正文文本，执行【布局】|【页面设置】|【分栏】|【二栏】命令，如图5-6所示。
执行【页面设置】|【分栏】|【更多分栏】命令，启用【分隔线】复选框，单击【确定】按钮，如图5-7所示。
设置分栏
自定义分栏
设置首字下沉样式。选择“一”文字，执行【插入】|【文本】|【首字下沉】|【下沉】命令，如图5-8所示。
设置下沉效果
设置主题。执行【设计】|【文档格式】|【字体】|【华文楷体】命令，设置文档的字体样式，如图5-9所示。
设置主题字体
执行【设计】|【文档格式】|【样式集】|【黑白（经典）】命令，设置文本的样式集，如图5-10所示。
使用样式集
执行【设计】|【文档格式】|【颜色】|【蓝绿色】命令，设置文档的主题颜色，如图5-11所示。
设置主题颜色
设置页眉和页脚。执行【插入】|【页眉和页脚】|【页眉】|【平面（偶数页）】命令，在文档上面的【页眉】部分显示插入的页眉，如图5-12所示。
在【页眉】中分别输入页眉内容，并执行【页眉和页脚工具】|【设计】|【导航】|【转至页脚】命令，如图5-13所示。
添加页眉
设置页眉内容
执行【设计】|【页眉和页脚】|【页脚】|【花丝】命令，设置页脚的样式，如图5-14 所示。
设置页脚
5.2 设置分页与分节
通常情况下，在编辑文档时，系统将文档自动分页。用户也可以通过插入分页符，在指定位置强制分页。为了便于设置同一个文档中不同部分的文本格式，用户还可以将文档分隔成多个节。
5.2.1 设置分页
分页功能属于人工强制分页，即在需要分页的位置插入一个分页符，将一页中的内容分布在两页中。如果想在文档中插入手动分页符来实现分页效果，可以使用【页码设置】与【页】选项组进行设置。
将光标放置于需要分页的位置，执行【插入】|【页面】|【分页】命令，即会在光标处为文档分页，如图5-15所示。
用户可通过Ctrl+Enter组合键在文档中的光标处插入分页符。
另外，将光标放置于需要分页的位置，然后执行【布局】|【页面设置】|【分隔符】|【分页符】命令，即可在文档中的光标处插入一个分页符，如图5-16所示。
在【分隔符】下拉列表中，除了利用【分页符】选项进行分页之外，还包括下列两种选项。
? 分栏符 选择该选项可使文档中的文字会以光标为分界线，光标之后的文档将从下一栏开始显示。
? 自动换行符 选择该选项可使文档中的文字以光标为基准进行分行。同时，该选项也可以分割网页上对象周围的文字，如分割题注文字与正文。
5.2.2 设置分节
在文档中，节与节之间的分界线是一条双虚线，该双虚线被称为“分节符”。用户可以利用Word 2016中的分节功能为同一文档设置不同的页面格式。
首先将光标放置于需要分页的位置，然后执行【布局】|【页面设置】|【分隔符】|【连续】命令，即可在光标处对文档进行分节，如图5-17所示。
在【分隔符】列表中，主要包括下列4种选项。
? 下一页 表示分节符之后的文本在下一页以新节的方式进行显示。该选项适用于前后文联系不大的文本。
? 连续 表示分节符之后的文本与前一节文本处于同一页中，适用于前后文联系比较大的文本。
? 偶数页 表示分节符之后的文本在下一偶数页上进行显示，如果该分节符处于偶数页上，则下一奇数页为空页。
? 奇数页 表示分节符之后的文本在下一奇数页上进行显示，如果该分节符处于奇数页上，则下一偶数页为空页。
5.2.3 练习：制作手抄报
Word中的分栏功能可以创建多栏版面，从而增加了文档版面的简洁性和条理性；而Word中的内置形状和图片功能，则可以增加文档的多彩性和美观性。在本练习中，将运用Word中的分栏、形状、页面边框等功能，详细介绍制作手抄报的操作方法和实用技巧，如图5-18所示。
手抄报
操作步骤：
设置页面。新建文档，执行【布局】|【页面设置】|【纸张大小】|【其他纸张大小】命令，如图5-19所示。
自定义纸张大小
激活【页边距】选项卡，设置页边距，如图5-20所示。
设置页边距
制作正文。在文档中输入所有正文，并设置对齐、字体和段落格式，如图5-21所示。
设置文本格式
选择“跟我学英语”文本，执行【开始】|【样式】|【标题2】命令，设置文本样式，如图5-22所示。
选择“学”文字，执行【开始】|【字体】|【带圈字符】命令，设置带圈字符格式，如图5-23所示。
设置分节。将光标定位在“春”末尾处，执行【布局】|【页面设置】|【分隔符】|【连续】命令，如图5-24所示。
设置样式
设置带圈字符
设置分节
设置分栏。选择“春”内容，执行【布局】|【页面设置】|【分栏】|【更多分栏】命令，如图5-25所示。
在【分栏】对话框中，设置栏数、栏间距、分割线等选项，如图5-26所示。
选择分栏内容
设置分栏选项
设置分割线。执行【插入】|【插图】|【图片】命令，选择图片文件，单击【插入】按钮，如图5-27所示。
输入搜索内容
选择图片，执行【图片工具】|【格式】|【排列】|【自动换行】|【浮于文字上方】命令，如图5-28所示。
设置环绕方式
制作背景形状。执行【插入】|【插图】|【形状】|【矩形】命令，绘制1个矩形形状，如图5-29所示。
绘制矩形形状
调整形状大小，右击形状执行【设置形状格式】命令，选中【渐变填充】选项，选择左侧的渐变光圈，设置渐变颜色，如图5-30所示。
选择右侧的渐变光圈，单击【颜色】下拉按钮，设置右侧渐变光圈的颜色，如图5-31所示。
执行【格式】|【排列】|【自动换行】|【衬于文字下方】命令，如图5-32所示。使用同样方法，制作另外一个背景形状。
设置左侧渐变颜色
设置右侧渐变颜色
设置环绕方式
设置页面边框。执行【设计】|【页面背景】|【页面边框】命令，设置【艺术型】选项，如图5-33所示。
设置页面边框
添加页眉。执行【插入】|【页眉和页脚】|【页眉】|【怀旧】命令，插入页眉并输入页眉内容，如图5-34所示。
单击页眉右侧的【日期】下拉按钮，在列 表中选择文档制作的具体日期，如图5-35所示。
插入页眉
设置页眉日期
5.3 引用与审阅文档
用户在使用Word编辑文档时，经常会遇到编辑一些篇幅比较长的文档。此时，可以使用Word中的书签、索引、目录等特殊功能，来帮助用户更好地编辑和管理长文档。除此之外，还可以使用Word中的审阅功能，轻松地实现稳健的审批工作，以协作用户改进工作流程，提高办公效率。
5.3.1 使用书签
Word中的书签与现实生活中的书签作用完全相同，它也用于记录位置，可定位插入符。此外，书签还可用于标记文档选择区。
1．添加书签
选择要添加书签的对象（如文字、图形、表格等），或将光标定位于要添加书签的位置，执行【插入】|【链接】|【书签】命令。然后，在弹出的【书签】对话框中输入书签名称，选中【位置】选项，并单击【添加】按钮，如图5-36所示。
书签名必须以字母或文字开头，在书签名中可包含数字但不能有空格，也可以采用下画线来分隔文字，如“标题_1”。
如果在文档中的书签较多，还可以对其进行排序。在【排序依据】栏中，主要包含两个选项，其功能如下。
? 名称 书签按名称进行排序。
? 位置 书签按位置进行排序。
若需要隐藏书签，则需要启用【书签】对话框中的【隐藏书签】复选框。
2．显示书签
对于隐藏的书签，用户可以通过【Word选项】对话框进行设置以显示书签。
执行【文件】|【选项】命令，在弹出的【Word选项】对话框中激活【高级】选项卡，并启用【显示文档内容】栏中的【显示书签】复选框，并单击【确定】按钮，如图5-37所示。
3．定位书签
要利用书签转到指定的位置，可以通过定位书签来实现这一功能。
执行【插入】|【链接】|【书签】命令，在弹出的【书签】对话框中选择要定位的书签，单击【定位】按钮即可，如图5-38所示。
另外，执行【开始】|【编辑】|【查找】|【高级查找】命令。然后在【查找和替换】对话框中选择【定位】选项卡，在【定位目标】列表框中选择【书签】选项，并在【请输入书签名称】文本框中输入要定位的书签名称，单击【定位】按钮即可，如图5-39所示。
其中，在【定位目标】栏中，用户可以选择不同的对象进行定位，如选择【页】项，在【输入页号】文本框中，输入定位的页号，即可定位页。
5.3.2 使用索引
索引是将文档中的一些单词、词组或短语单独列出来，并标明其页码，有助于帮助用户方便、快捷的查阅有关内容。
1．标记索引项
执行【引用】|【索引】|【标记索引项】命令，弹出【标记索引项】对话框，设置相应的选项，单击【标记】按钮即可，如图5-40所示。单击【标记索引项】对话框中的【关闭】按钮，即可显示出XE域。
在该对话框中，其各设置项详细说明如下：
? 索引 在该设置栏的【主索引项】文本框中，会显示选定的文本，如果想在【主索引项】下添加词或短语作为次索引项，则将其输入到【次索引项】文本框中 即可。
? 选项 该设置栏中的【含交叉引用】选项表示在文档的一个位置引用文档另一个位置的内容，类似于超级链接，只不过交叉引用一般是在同一文档中互相引用而已；【当前页】选项表示当前的索引项只与其所在的页有关；【页面范围】选项表示与某一索引项有关的内容不只存在于该索引项所在的页，而是跨越了若干页。
? 页码格式 在该设置栏中，可以将标记的索引文本加粗和倾斜显示。例如，将文档的中的“故乡”标记索引。
如果屏幕上没有显示XE域，可执行【开始】|【段落】|【显示/隐藏编辑标记】命令。
2．自动标记索引项
在使用自动标记索引项功能之前，需建立一个“索引自动标记”文件，如图5-41所示。
然后，将光标置于要插入索引的文档中，执行【引用】|【索引】|【插入索引】命令，在弹出的【索引】对话框中单击【自动标记】 按钮，并在【打开索引自动标记文件】对话框中，打开上一步保存的“索引自动标记”文件，如图5-42所示。
5.3.3 使用目录
目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容。应用标题样式标记了目录项之后，就可以创建目录了。
1．创建目录
执行【引用】|【目录】|【目录】|【自定义目录】命令，在弹出的【目录】对话框中激活【目录】选项卡，并在【常规】栏中设置格式及显示级别，如图5-43所示。
如果插入的不是目录，而是有关目录的域，则只需选择域，右击，执行【切换域代码】命令，即可显示目录。插入目录后，将光标置于目录中，按住Ctrl键，即可跳转至该正文内容处。
该对话框中，各设置参数说明如下：
? 打印预览 在该设置栏的预览框中，将显示目录最终打印效果。当启用【显示页码】复选框后，则打印时，目录中显示的页码也会打印出来；启用【页码右对齐】复选框后，则页码以右对齐方式打印。单击【制表符前导符】下拉按钮，则可以选择目录中前导符的样式。
? Web预览 在该设置栏的预览框中，将显示目录在Web页面上的显示效果。当启用【使用超链接而不使用页码】复选框后，则该文档以Web面显示时，则目录中使用的是超链接（即当单击其中的目录标题时，则系统会自动跳转到该文档内容中），而不会显示页码。
? 常规 在该设置栏中，单击【格式】下拉按钮，可以选择系统内置的7种目录格式；单击【显示级别】下拉按钮，则可以选择目录显示的级别。
? 选项 单击【选项】按钮，则可以在弹出的【目录选项】对话框中，设置目录的样式和级别等。
? 修改 单击【修改】按钮，则可以在弹出的【样式】对话框中，选择目录的样式。并且，在该对话框中，单击【修改】按钮，还可以在弹出的【修改样式】对话框中，修改目录格式。
单击【目录】下拉按钮，选择【自动目录1】或【自动目录2】目录样式后，也可以在光标处自动插入文档目录。
2．更新目录
执行【目录】|【更新目录】命令，在弹出的【更新目录】对话框中选择【更新整个目录】选项即可，如图5-44所示。
其中，选中【只更新页码】选项，正文中的目录变化时，只更新页码。而选中【更新整个目录】选项，当正文中的目录变化时，即可更新整个目录。
执行【引用】|【目录】|【目录】|【删除目录】命令，即可删除目录。
5.3.4 使用批注
批注是用户对文档的一部分内容所做的注释，是附加到文档中的内容，显示在文档的右边距中。
1．插入批注
每一个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响到文档的格式，也不会被打印出来。在文档中选择需要添加批注的文本，执行【审阅】|【批注】|【新建批注】命令，在批注框中，输入批注内容即可，如图5-45所示。
另外，当用户添加多个批注后，可以执行【批注】|【上一条】或【下一条】命令，查看不同位置的批注内容，如图5-46所示。
查看批注
批注还适用于多人共同审阅一个文档的场合，例如，一个文档由多人共同审阅时，需要对文档的所有信息进行校验，插入批注是一个很好的方法。而用户可以根据批注内容，综合考虑文档中添加批注文本的意见，并对该文本进行修改。
2．删除批注
在添加批注后，对于不需要的批注，可以进行删除。选择需要删除的批注，执行【审阅】|【批注】|【删除】|【删除】命令，删除所选批注，如图5-47所示。
删除单个批注
用户也可以右击需要删除的批注，执行【删除批注】命令，删除批注。
5.3.5 练习：使用域引用书签
域在Word中具有非常重要的作用，可分为域代码和域结果两部分。而域和书签的联合使用，可以避免重复性的输入文字和设置格式，易于对文档中大量的重复内容进行统一的修改。在本练习中，将通过《劝学》文章，来详细介绍使用域引用书签的操作方法，如图5-48所示。
使用域引用书签
操作步骤：
制作正文。新建文档，输入文章正文内容，并设置文本的字体与段落格式，如图5-49所示。
制作正文
制作表格。将光标定位末尾处，执行【插入】|【表格】|【插入表格】命令，插入一个1行1列的表格，如图5-50所示。
插入表格
选择表格，在【布局】选项卡【单元格大小】选项组中，调整表格的行高与列宽，如图5-51所示。
执行【设计】|【表格样式】|【其他】|【网格表4-着色2】命令，如图5-52所示。
调整表格
设置表样式
在表格中输入文本，并在【开始】选项卡【字体】选项组中，设置文本的字体格式，如图5-53所示。
设置表内容
制作书签。选择表格，执行【插入】|【链接】|【书签】命令，如图5-54所示。
在【书签名】文本框中输入“解释”文本，选中【位置】选项，单击【添加】按钮，如图5-55所示。
选择对象
设置书签
输入译文。在表格下方输入译文，并设置文本的字体格式，如图5-56所示。
输入译文
插入域。将光标定位在译文的第2段末尾处，执行【插入】|【文本】|【文档部件】|【域】命令，如图5-57所示。
在【域名】列表框中选择Ref选项，并在【书签名称】列表框中选择【解释】选项，如图5-58所示。
选择定位位置
设置域
单击【确定】按钮之后，便可以在光标处显示引用的书签，如图5-59所示。
显示域
5.4 思考与练习
一、填空题
1．在Word 2016中不仅可以将文档设置为两栏、三栏、四栏等格式，同时还可以在栏与栏之间添加分隔线，只需在_________对话框中选中_________复选框即可。
2．在文档中，选择_________选项可使文档中的文字会以光标为分界线，光标之后的文档将从下一栏开始显示。
3．用户可通过_______组合键在文档中的光标处插入分页符。
4．索引是将文档中的一些单词、词组或短语单独列出来，并标明其_______，有助于帮助用户方便、快捷的查阅有关内容。
5．批注是用户对文档的一部分内容所做的_______，是附加到文档中的内容，显示在文档的_______中。
二、选择题
1．对于分栏，下列选项组中描述错误的一项为_____。
A．两栏与三栏表示将文档竖排平分为两排与3排
B．偏左表示将文档竖排划分，左侧的 内容比右侧的内容多
C．偏右表示将文档竖排划分但是右侧 的内容比左侧的内容少
D．分割线是设置分隔线即是在栏与栏之间添加一条竖线，用于区分栏与栏之间的界限，从而使版式具有整洁性
2．在Word中，如果想在文档中插入手动分页符来实现分页效果，可以使用【页码设置】与_____选项组进行设置。
A．【分栏】
B．【页】
C．【分页】
D．【分节】
3．如果在文档中的书签较多，还可以对其进行排序。在【排序依据】栏中，主要包含位置和_____两个选项
A．名称
B．行数
C．页眉
D．页脚
4．插入目录后，将光标置于目录中，按住_____键，即可跳转至该正文内容处。
A．Ctrl
B．Alt
C．Shift
D．Enter
5．在设置自定义分栏版式时，用户可以将分栏版式应用于“整篇文档”“插入点之后”“本节”与“_____”等格式。
A．所选文字
B．所选段落
C．上一段落
D．下一段落
三、问答题
1．如何设置不同的栏宽和间距？
2．如何为文档添加书签？
3．如何在文档中创建目录？
四、上机练习
1．为目录页码添加括号
在本练习中，将运用查找和替换功能，以及创建目录功能，来为目录中的页码添加括号，如图5-60所示。首先，执行【引用】|【目录】|【目录】|【自定义目录】命令，创建文章目录。然后，保证整个目录文本的颜色设置为黑色。同时，将目录中的章节文本与编号的文本颜色设置为“紫
色”，并在【查找内容】对话框中输入“<[0-9]@>”，在【替换为】文本框中输入“(^&)”。启用【使用通配符】复选框，将光标定位在【查找内容】文本框中，单击【格式】下拉按钮，选择【字体】选项。同时，在弹出的【字体】对话框中，将【字体颜色】设置为“自动”，单击【确定】按钮。最后，单击【全部替换】按钮，系统将自动为目录中的页码添加括号。
为目录页码添加括号
2．创建图表目录
在本实例中，将运用Word中的书签功能，来计算表格中的数据，如图5-61所示。首先，制作一个包含图表的文档，选择目录放置的位置，
执行【引用】|【题注】|【插入表目录】命令。在弹出的【图表目录】对话框中，将【格式】设置为“正式”，将【题注标签】设置为“图片”。单击【确定】按钮之后，系统将自动在光标处插入图片目录。然后，执行【引用】|【题注】|【插入表目录】命令，将【题注标题】设置为“上半年销售额（万元）”，并单击【确定】按钮。最后，再次执行【引用】|【题注】|【插入表目录】命令，将【题注标题】设置为“公式”，并单击【确定】按钮。
创建图表目录