第5章〓Office软件的使用文字具有规范、便携、长期保存等优点。随着历史的发展和社会的进步，文字媒介发生了根本性的变化，尤其是纸张的出现和排版印刷术的产生，使得人类社会的信息得以大规模复制。报刊、书籍等传播信息的印刷品的出现，使得人们可以通过阅读纸张上的文字、图形或图像来获得信息。
随着计算机的普及和技术的发展，人们可以通过浏览计算机屏幕显示的内容获得计算机中存储的信息，这些信息除了文字、图形或图像之外，还有视频、声音、动画等，甚至还可以交互。在计算机中组织文字、视频和声音，都要通过编辑排版软件来完成。
不管是纸张上的文字，还是屏幕上的文字，文字格式和版面是特别重要的。在现实生活中，一篇文章仅有内容的精彩是远远不够的，应该做到形式与内容的统一，包括文章的结构、布局，也包括文章的外部展现方法、手段等。排版正是文章的一种外部展现形式，无论从哪个角度来讲，这种形式都应被重视。
5.1文字编辑设计
文字是人类沟通的重要媒介。无论对于何种视觉媒体，文字和图片都是两个主要构成要素。文字排列组合的好坏，直接影响着版面的视觉传达效果。因此，文字设计是增强视觉传达效果、赋予版面审美价值的一种重要构成技术。
5.1.1文字编排要求及基本形式1. 文字编排要求在版面设计中，组织文字编排目的是使编排的作品更富于艺术感染力，更能吸引并打动读者，将作品上的内容更清晰有条理地传达给读者。
对于设计者而言，文字的编排还应注意文字本身的格式效果。在图文画面构成中，把不同重点的文字内容用不同的字体来表现，是设计中常用的手法，如： 行首的强调、引文的强调等。但要注意，如果字体用得过多画面就显得不清洁，全是重点则无重点；字体用得过少就缺乏必要的生气。字体数量的多寡常暗示版面中核心内容的多少。
2. 文字编排的四种基本形式
（1） 两端对齐。文字从左端到右端的长度均齐，整体显得端正、严谨、美观。此排列方式是目前书籍、报刊常用的一种。
（2） 居中。以中心为轴线，内容排于正中间，两端余留空间相等。其特点是视线更集中，中心更突出，整体性更强。用文字居中排列的方式配置图片时，文字的中轴线最好与图片中轴线对齐，以取得版面视线的统一。
（3） 左对齐或右对齐。左对齐或右对齐的排列方式有松有紧，有虚有实。左对齐或右对齐，行首或行尾自然就产生出一条清晰的垂直线，在与图形的配合上容易协调和取得同一视点。左对齐显得自然，符合人们阅读时视线移动的习惯；而右对齐就不太符合人们阅读的习惯，因而较少用。
（4） 文字环绕排列。将图片插入文字版中，文字直接绕图形边缘排列。这种手法给人以亲切自然和生动活泼之感，通常是文字作品中最常用的插图形式。
5.1.2版面中的文字编排1. 字体设计文字编排首先要进行字体的设计。从艺术的角度，可以将字体本身看成一种艺术形式，它在个性和情感方面对人们有着很大影响。在排版中，字体的处理与颜色、版式、图形等其他设计元素的处理一样非常关键。
不同的字体有不同的造型特点。如标题文字多选择醒目、清晰、简洁的黑体、艺术字体等；正文常选择字体清秀的宋体、仿宋、楷体等。
中文常用的字体主要有宋体、仿宋体、黑体和楷书等。在排版设计中，选择2～3种字体为最佳视觉结果。否则，会让人感觉零乱而缺乏整体效果。在选用的字体中，可考虑加粗、变细、拉长、压扁或调整行距来改变字体效果，同样能产生丰富多彩的视觉感受。
2. 字距、行距设计
版面设计中字距和行距不仅要方便阅读，还要能体现出设计者独特的编排风格与特点。所以对字距和行距的处理，首先要方便阅读，给阅读者良好的阅读氛围，然后再进行一些独特的美观设计。一般行距的常规比例为10∶12，即用字10点，则行距12点。适当的行距会形成一条明显的水平空白带，引导浏览者的目光，行距过宽会使一行文字失去较好的延续性。
3. 标题与正文的编排 
在进行标题与正文文字的编排时，可先考虑将正文文字作二栏、三栏或四栏的编排，再进行标题的置入。将正文文字分成二栏、三栏、四栏，是为求取版面的空间，避免画面的呆板以及标题插入方式的单一性。标题虽是整个画面的标题，但不一定置于段首之上，也可作居中、横向、竖边或偏置等编排处理。甚至有些直接插入正文中，以求新颖的版式来打破已有的规律。
4. 文字的整体编排
文字的位置要符合整体要求。文字在版面中的安排要考虑全局的因素，不能有视觉上的冲突。在视觉传达过程中，文字作为版面的形象要素之一，必须具有视觉上的美感。将文稿的多种信息组织成一个整体的形式，各个段落之间还可用线段分隔，使其清晰、有条理而富于整体感。在图形配置时，主体更为突出，空间更加统一。
5.1.3文字编排中的美化1. 艺术字的应用为了设计出漂亮的文档版面，在文字处理过程中，除了使用图形、图像进行文档修饰和美化外，艺术字也是点缀精美版面不可缺少的要素。
2. 文字的强调
文字的强调大致可分为线框、符号的强调。有意地加强某种文字元素的视觉效果，使其显得特别出众而夺目。这个被强调的元素正是版面中的诉求重点。行首的强调是将正文的第一个字或字母放大，是当今流行的设计潮流。首字下沉是行首强调中使用最多的手法。
5.2Word软件的编辑与排版
Word 2013是Microsoft公司Office办公系列软件的重要组成之一，是一个功能很强的文字处理软件，利用它可以完成对文字的录入、编辑、排版等一系列工作。Word要将文稿资料变成电子文档，首先要建立文档，然后输入文字内容，编辑排版，并保存为文件。在Word文字处理软件中，文档保存为文件的默认扩展名是doc。
5.2.1编辑文档1. 选定文档内容Windows平台的应用软件都遵循一条操作规则： “先选定内容，后对其操作”。被选定的内容呈反向显示（黑底白字）。只有选定了对象，才能对其进行操作。
① 选定文档中一行： 鼠标指针移至选定区（在行的左边），指针呈箭头状，并指向右上时，单击左键。
② 选定文档中一段： 鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，双击左键。
③ 选定整个文档： 鼠标指针移至选定区，指针呈箭头状，并指向右上时，三击鼠标左键或按住Ctrl键，单击左键；还可以选择菜单“编辑/全选”命令。
④ 用鼠标左键拖动文档内容。
如果取消选定，则单击编辑区任意位置。
2. 删除
当文档中某些文字不需要时，可以将其删除，被删除文字后续的文字会接上来。
①  选定要删除文件的内容。
②  按Del键即可删除选定内容。
③  如果要删除的仅是一个字，只要将插入点移到这个字的前边或后边，按Del键即可删除插入点后边的字，按Backspace键可以删除插入点前边的字。
如果发生误删除，可按Ctrl+Z组合键撤消，或单击窗口最上边工具栏的“撤消键入”按钮。
3. 移动或复制
①  选定要移动或复制文档的内容。
②  单击快捷菜单中的“剪切”或“复制”按钮。
③  鼠标指针移到欲插入内容的目标处，单击左键（即移动插入点到目标处）。
④  单击快捷菜单中的“粘贴”按钮，便实现了移动或复制文档内容的操作。
如果文档内容移动距离不远时，则可使用拖动的方法进行移动或复制。如果按住Ctrl键的同时拖动选定的内容到目标位置则是复制；如果直接拖动选定的内容到目标位置则是移动。剪切、复制、粘贴操作也可分别用组合键Ctrl+X、Ctrl+C、 Ctrl+V实现。
4. 复制格式
① 选定被复制格式的内容。
②  如果仅复制一次，单击工具栏“格式刷”按钮，如果需要多次复制，双击“格式刷”按钮，鼠标指针呈“刷子”样。
③ 将鼠标指针移动至目标位置，拖动鼠标，则拖动过的文本格式与原选的格式相同。
5.2.2格式编辑1. 字符格式设置字符格式是指对英文字母、汉字、数字和各种符号进行格式编辑，以实现所要求的显示和打印效果。字符格式的设置也称字符格式化。包括以下几方面的内容：
字体、字号（中文字号从初号到八号、英文字号的磅值范围5～72） 、字形（常规、倾斜、加粗、加粗倾斜）。另外还有字符背景、下画线、字体颜色、上标下标、空心、阴影等的设置，Word 2013默认的字体、字号为宋体、5号。
字符格式编辑同样遵循“先选定，后操作”的原则。字体的设置方法主要有以下两种。
① 利用格式工具栏中的按钮（“开始/字体”）。一些基本的字符格式设置，可利用格式工具栏中的按钮，包含字体、字号和字形等的设置。
② 单击“开始/字体”右下角对话框按钮，弹出“字体”对话框，在“字体”对话框中包含设置字符格式的所有设置。
2. 段落格式设置
段落是构成整个文档的骨架，在Word的文档编辑中，用户每输入一个回车符，表示一个段落输入完成，同时在屏幕上出现一个回车标记“”，也称为段落标记。段落设置包括： 段落的文本对齐方式、段落的缩进、段落中的行距、段落间距等，段落设置也称段落格式化。
在对段落设置的操作中，必须遵循这样的规律： 如果对一个段落进行格式设置，只须在设置前将插入点置于段落中间即可，如果对几个段落进行设置，必须先选定设置段落，再进行段落的设置操作。段落格式设置的方法也有两种： 一种是利用“段落”工具栏中的按钮(如图51所示)；另一种是选择“段落”对话框(如图52所示)，利用这个对话框进行设置。
图51“段落”工具栏中的按钮
图52“段落”对话框

段落对齐指文档边缘的对齐方式，包括左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐。
段落缩进是指段落中的文本与页边距之间的距离。Word中共有4种格式： 左缩进、右缩进、悬挂缩进和首行缩进。设置段落缩进的方法有两种： 一种是采用标尺上的4个按钮进行缩进，另外一种是在“段落”对话框中进行设置。
段落间距的设置包括文档行间距与段间距的设置。行间距是指段落中行与行之间的距离；段间距指前后相邻的段落之间的距离。段落间距在“段落”对话框中进行设置。
3. 设置页眉和页脚
页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。其中，页眉位于页面顶部，而页脚位于页面底部。Word可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚。
(1) 设置页眉和页脚位置
在文档窗口中选择“页面布局”菜单，在“页面设置”工具栏中，单击“页面设置”对话框启动器，就可以打开“页面设置”对话框，选择“版式”选项卡，如图53所示，在其中设置页眉和页脚位置。
(2) 设置页眉、页脚内容
在文档窗口中选择“插入”菜单，在“页眉页脚”功能区中，单击“页眉”或“页脚”按钮进行设置。
图53 设置页眉页脚位置
4. 分栏
在编辑报纸、杂志时，经常需要对文章进行分栏排版，将页面分成多个栏目。这些栏目有的是等宽的，有的是不等宽的，从而使得整个页面布局显示更加错落有致，增加可读性。Word具有分栏功能，用户可以把每一栏都作为一节对待，这样就可以对每一栏单独进行格式化和版面设计。
分栏设置步骤如下：
① 切换到页面视图。
② 选定需要分栏的段落。
在文档窗口中选择“页面布局”菜单，在“页面设置”功能区中单击“分栏”按钮，弹出下拉菜单，如图54所示。在下拉菜单中选择需要分栏的命令，如果需要分更多栏，选择“更多分栏”命令，弹出“分栏”对话框，如图55所示。在“栏数”文本框内输入要分的栏数，在Word 内最多可分11栏。
图54“分栏”下拉菜单
图55“分栏”对话框实现更多分栏

③ 在“分栏”对话框中选定栏数后，下面的“宽度和间距”栏内会自动列出每一栏的宽度和间距，可以重新输入数据修改栏宽，若选中“栏宽相等”复选框，则所有的栏宽均相同。
④ 若选中“分隔线”复选按钮，可以在栏与栏之间加上分隔线。
⑤ 在“应用于”文本框内，可以选择“整篇文档”“插入点之后”“所选文字”之一，然后单击“确定”按钮。
如果要取消分栏，需在“分栏”对话框中的“预设”栏内，单击“一栏”按钮，然后单击“确定”按钮。
5. 段落首字下沉
首字下沉是报刊杂志中较为常用的一种文本修饰方式，使用该方式可以很好地改善文档的外观。报刊杂志的文章中，第一个段落的第一个字常常使用“首字下沉”的方式，以引起读者的注意，并从该字开始阅读。设置步骤如下：
① 先将光标定位在需要设定首字下沉的段落中。
② 文档窗口中选择“插入”菜单，在“文本”工具栏中选择“首字下沉”按钮，弹出工具栏，在其中选择下沉方式，如图56所示。
图56“首字下沉”按钮
如果要取消首字下沉，单击“首字下沉”工具栏中的“无”按钮。
5.2.3图形1. 插入图形文件在Word中，可以直接插入的图形文件有bmp、wmf和jpg等。插入图形文件的步骤如下：
① 定位插入点。
② 选择菜单“插入/插图/图片”命令，弹出“插入图片”对话框。
③ 在“插入图片”对话框中选择图形文件所在的文件夹和文件名。
④ 单击“插入”按钮，则所选图形显示在插入点处。
2. 编辑图形
对插入的图形可进行缩放、移动、剪裁、文字环绕等设置图片的属性。设置图片的属性方法：  单击需要修改属性的图片，系统弹出“图片工具”栏，如图57所示。
图57“图片工具”栏
(1) 缩放图形
使用鼠标可以快速缩放图形。在图形的任意位置单击，图形四周出现8个句柄；鼠标指针指向某个句柄时，指针变为双向箭头，按住鼠标拖动，图形四周出现虚线框，如果拖动的是4个角上的句柄之一，图形呈比例放大或缩小；拖动的是横方向或纵方向两个句柄中的一个，图形变宽或变窄，变长或变短。
(2) 图形裁剪
利用裁剪功能，可以把图片的主要部分突显出来，次要的东西舍弃掉。选中图片后，单击“图片工具”栏上的“裁剪”按钮，鼠标指针也变成形状，将光标移到任一句柄上，按住鼠标左键拖动句柄，向内裁剪，向外图58文字环绕菜单
复原部分图片。
3. 图文混排
浮动式图片可在页面上自由移动，移动时只须选中该图片，鼠标箭头呈十字交叉的双箭头状，图片周围出现虚框，按住鼠标左键拖动图片，移动到所需位置，释放鼠标即可。
图文混排是Word提供的一种重要的排版功能，是设置文字在图形周围的一种分布方式。
若要设置图文混排，先单击“图片”，选择“图片工具”栏中“排列”工具组中的“自动换行”按钮，在菜单中选择相应的文字环绕，如图58所示，如选择“中间居中，四周型文字环绕”。
4. 改变图片的颜色、亮度、对比度和背景
利用“图片工具格式”工具栏的“调整”工具组，可以很方便地调整图片的颜色，更改亮度、对比度和艺术效果特性。
图59“形状”对话框5.2.4水印
在许多重要文件中，常常要设置文档的背景，如一些隐约可见的文字或图案，通常把这些文字或图案称为“水印”。操作方法为： 选择菜单“设计/页面背景/水印”命令中的“自定义水印”，弹出“水印”对话框，在其中设置。
5.2.5自选图形
在Word 文档中除了可以插入剪辑画和来自文件的图形图片以外，还可以利用功能强大的“绘图”工具栏自绘图形并插入到文档之中。
1. 绘制自选图形
Word提供了一套现成的基本图形，共有7类： 线条、连接符、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜、标注。在“页面”视图下可以方便地绘制、组合、编辑这些图形，也可以方便地将其插入于文档之中。操作步骤如下：
① 选择菜单“插入/插图/形状”命令，出现“形状”对话框，如图59所示。
② 选择图形。
③ 鼠标指针呈“十”字状，在需要插入图形处，拖动鼠标，即可画出所选图形。
④ 可以利用图形周围的8个句柄放大、缩小，利用深色的小方框修改图形的形状，这个深色小方框称为图形控制点。
⑤ 将鼠标指针移动到控制点上，指针的形状变成斜向左上角的三角形，按住鼠标左键，拖动鼠标，出现虚线，表示改变后自选图形的形状，释放鼠标，就得到修改后的自选图形。
2. 多个图形组合为一个图形
要将多个图形组合为一个图形，须首先选择多个图形，然后再组合。
选择多个图形的方法： 单击菜单“开始/编辑”命令中的“选择”按钮，在下拉菜单中选择“选择对象”，移动鼠标指针，从左上角拉向右下角，画一个矩形虚线框，将所有图形包含在内，则选择了所有图形，被选择的每个图形周围都显示8个句柄。
选择所有图形之后，选择“图片工具格式”工具栏中“排列”工具组中的“组合”对象按钮，则多个图形就组合成一个图形，可以整体移动、放大、缩小、旋转等。
5.2.6艺术字和艺术图案
Word提供了30种不同类型的艺术字体。可为文字建立图形效果的功能，如变形、旋转等。还提供了160多种艺术图案，供页面边框使用。
1. 创建艺术字
①  将插入点定位于要加入艺术字的文档中。
②  选择菜单“插入/文本/艺术字”命令，弹出“艺术字库”对话框，选择所需的艺术字样式。
③  弹出编辑“编辑艺术字文字”对话框，在“文本”框中输入内容，进行格式设置，如图510所示。
图510“编辑艺术字文字”对话框