第5 章 数据库技术基础 Access2013主要功能分两大部分:数据库的分析与设计部分主要包括 管理工作的信息化、数据表的建立、数据的输入;数据查询的设计与实现部分 主要包括数据查询的方法及使用。 5.1 数据库分析与设计 图书借阅管理系统是以实现图书馆借阅工作系统化而设计开发的一个 简单系统。主要实现图书馆工作的信息化管理,对图书的基本信息和会员 (图书借阅者)的基本信息的登记、保存、统计和查询,对会员的借阅信息进行 登记、保存、统计与查询,对图书的数据化管理。 图书借阅管理系统的数据库的分析与设计主要包括以下工作。 (1)数据库的结构的分析。 (2)数据库表结构的分析。 (3)创建数据库和表。 (4)数据的插入、删除、修改。 1.数据库数据结构分析 通过对图书借阅管理的内容和数据分析,创建该管理系统数据库,名为 “图书借阅管理系统.accdb”,主要包含5个数据表:“会员表”“会员级别表” “图书表”“图书类别表”“图书借阅表”。这5个表之间存在着一定的关联关 系,如图5-1所示。 2.数据库表结构的设计 图书借阅管理系统的各个数据库表结构设计如表5-1~表5-5所示。 3.创建数据库和表 在数据库数据结构分析和数据库逻辑结构设计完成之后,便可以用 Access来创建数据库。一般步骤是首先创建数据库,再创建数据表,最后建 立表间关系。 创建数据库和表的操作步骤如下。 80 大学计算机基础(第6版)应用指导 图5- 1 系统中各表间关系图 表5- 1 会员表结构 字段名数据类型字段大小格式主键必填字段 会员证编号短文本12 是是 会员级别短文本8 是 会员姓名短文本20 是 会员性别短文本2 是 身份证号短文本18 是 单位名称短文本50 否 办证日期日期/时间短日期是 单位地址短文本50 否 联系电话短文本15 否 有效日期日期/时间短日期否 照片OLE 对象否 备注长文本否 表5- 2 会员级别表结构 字段名数据类型字段大小格式主键必填字段 会员级别短文本8 是是 限借册数数字整型是 第5章数据库技术基础 表5- 3 图书表结构 81 字段名数据类型字段大小格式主键必填字段 图书编号短文本7 是是 图书分类号短文本30 是 图书类别短文本30 是 书名短文本50 是 作者短文本50 是 出版社短文本30 是 出版日期日期/时间短日期是 价格数字货币是 存放位置短文本50 是 入库时间日期/时间短日期是 库存总数数字整型是 在库数量数字整型是 借出数量数字整型是 新书入库数字整型否 旧书出库数字整型否 借出次数数字整型是 备注长文本否 表5- 4 图书类别表结构 字段名数据类型字段大小格式主键必填字段 图书类别短文本30 是是 限借天数数字整型是 超期罚款/天数字双精度型货币是 表5- 5 图书借阅表结构 字段名数据类型字段大小格式主键必填字段默认值 借阅编号自动编号长整型是 图书编号短文本7 是 会员证编号短文本12 是 借阅日期日期/时间短日期是 还书日期日期/时间短日期否 罚款已缴短文本2 是“否” 备注长文本否 82 大学计算机基础(第6版)应用指导 (1)启动Aces2013,在“文件”选项卡中选中“新建”选项,在“可用模板”栏中选中“空 白桌面数据库”图标,如图52所示,创建一个名为“图书借阅管理系统.”的数据库。 -acdb 图5- 2 新建数据库文件对话框 (2)创建表。在“创建”选项卡的“表格”组中单击“表设计”按钮,分别创建“会员表” “会员级别表”“图书表”“图书类别表”和“图书借阅表”,各表结构如表5-1~表5-5所示, 其中“图书表”的表设计视图如图5-3所示。 图5- 3 图书表结构建立 用同样的方法在表设计视图中可以分别创建“会员表”“会员级别表”“图书类别表” 第5章数据库技术基础 83 “图书借阅表”。 (3)建立表间关系。选中任意一个数据表并右击,在弹出的快捷菜单中选中“设计视 图”选项,在“表格工具|设计”选项卡的“关系”组中单击“关系”按钮。从打开的“显示表” 对话框中建立表间的关系,得到如图5-1所示的关系图。 4. 数据的录入、修改、删除、查 找 以会员表为例来说明数据的录入、修改、删除、查找 。 (1)数据录入。双击“会员表”进入数据录入状态,如图5-4所示,在单元格中按顺序 输入数据,例如“A20050521003”“普通会员”“赵伟”“男”“60210019200234000X”贸电 子科技”“2008/11/1”“科学大道100 号”“0371-68561230”“2015/2/19”。华(“) 图5- 4 数据的录入 (2)数据修改。打开数据表,在单元格中可以直接修改某个字段的数据。如图5-5 所示,修改“会员姓名”为“崔刚”的数据。 图5- 5 数据的修改 (3)删除。选中一行,在“开始”选项卡的“记录”组中单击“删除”按钮,如图5-6 所示。 (4)查找。在“开始”选项卡的“查找”组中单击“查找”按钮。在“查找和替换”对话框 中输入要查找的内容,查找范围选择“当前文档”,如图5-7所示。 分别录入“会员表”“会员级别表”“图书类别表”“图书借阅表”中的数据。至此,完成了 84 大学计算机基础(第6版)应用指导 图5- 6 数据的删除 图5- 7 数据的查找 数据库结构的分析设计和表结构的创建,以及各个表中输入相关记录,如图5-8~图5-12 所示。 图5- 8 会员表信息 第5章数据库技术基础 85 图5- 9 会员级别表信息 图5-10 图书类别表信息 图5-11 图书表信息 86 大学计算机基础(第6版)应用指导 图5-12 图书借阅表信息 5.查询的设计与实现 2 在本图书借阅管理系统中,要用到大量的查询功能。Aces2013提供了两类查询方 法 : 查询向导与查询设计 。 查询向导包括简单查询、交叉表查询、查找重复项查询、查找不匹配项查询 。 查询设计包括选择查询、生成表查询、更新查询、追加查询和删除查询 。 (1)选择查询。选择查询是Aces2013使用较多的一种查询。 (2)生成表查询。这种查询可以根据一个或多个表中的全部或部分数据新建表。生 成表查询有助于创建表以导出到其他MicrosoftAces 数据库或包含所有旧记录的历 史表。 (3)更新查询。这种查询可以对一个或多个表中的一个或一组记录作全局更改。使 用更新查询可以更改已有表中的数据。 (4)追加查询。追加查询将一个或多个表中的一组记录添加到一个或多个表的 末尾。 (5)删除查询。这种查询可以从一个或多个表中删除一组记录。使用删除查询,通 常会删除整个记录,而不只是记录中的部分字段 。 另外在查询表现形式上还有窗体查询 。 1.查询向导的简单查询实现 “简单查询”主要是对一个表中的数据进行查询。例如,对会员表中的会员证编号、会 员级别、会员姓名、办证日期进行查询。 (1)在“创建”选项卡的“查询”组中单击“查询向导”按钮,在弹出的“新建查询”对话 框中选中“简单查询向导”,如图5-13所示。 (2)单击“确定”按钮,进入下一步操作,选中“会员表”,并在可用字段中选中“会员证编 号”,单击“>”按钮,把“会员证编号”放到选定字段中,对“会员级别”“会员姓名”“办证日期” 字段做相同的处理,如图5-14所示。单击“下一步”按钮,得到查询的结果,如图5-15所示。 第5章数据库技术基础 87 图5-13 简单查询向导 图5-14 选择字段 图5-15 查询结果 88 大学计算机基础(第6版)应用指导 2. 查询向导的交叉表查询实现 “交叉表查询”操作主要用于显示某一个字段数据的统计值,例如求和、计数、平均值 等。例如,在图书表中按图书类别统计每类图书的在库数量。 (1)在“创建”选项卡的“查询”中单击“查询向导”按钮,在弹出的“新建查询”对话框 中选中“交叉表查询向导”,如图5-16 所示,单击“确定”按钮进入下一步操作。 图5-16 交叉表查询 (2)选中“图书表”,单击“下一步”按钮,如图5-17 所示。 图5-17 指定查询结果所需字段所在的数据表 (3)在“可选字段”中选中“图书类别”到“选定字段”中,如图5-18 所示,单击“下一 步”按钮。 (4)选择“库存总数”,如图5-19 所示。 (5)单击“下一步”按钮,在“字段”中选中“在库数量”,在“函数”中选中“总数”,如 图5-20 所示。 (6)单击“下一步”按钮,命名交叉查询的名字,如图5-21 所示,单击“完成”按钮,查 询结果如图5-22 所示。