第3章　数据库物理结构设计与维护 知识导入 小南的“辩协数据库 ” 小南最终决定,用Aces 数据库管理系统为辩协建立数据库,管理辩协人员和日常事第3章知识 点拼图 务。他按照设计好的逻辑模型,在Aces 中创建数据库和数据表。但是在录入人员编号的 时候,开头的一个0怎么也写不进去;一共只有四种分工信息,但还是需要一个个地重复录 入;若不小心把手机号录成了10位数,辩手就联系不上了……这些问题难道就没有简单的 解决办法吗 ? 在设计数据库的物理结构时,选择正确的数据类型、数据大小、格式,设计合理的数据有第3章思维 效性规则、参照完整性关系,对一个数据库的使用和维护非常重要。它的目的是为了最大限 导图 度地保证数据的正确性和完整性,将各种有意识或无意识的失误减少到最少。本章将以 Aces 数据库管理系统为环境,介绍数据库物理结构的创建和维护方法。 第 3 章动 1　As 数据库 南的“辩协 3. ce画导入:小 数据库 ” Aces 作为MicrosoftOfice软件工具箱中的一员,是美国Microsoft公司于1994年 推出的微机数据库管理系统。它具有界面友好、易学易用、开发简单、接口灵活等特点,是典 型的桌面数据库管理系统。 3.1　Aces 简介 1. Aces 能够完善地管理各种数据库对象,具有强大的数据组织、用户管理、安全检查 等 功能。Aces 是一个数据库应用程序设计和部署工具,它可以建立基于本地硬盘的桌面 级 数据库系统 。 与以前的Aces 版本相比,Aces 新版本有一些变化。 文本框,在其中输入 (1)使用“操作说明搜索”快速执行。功能区上新增 与接下来要执行的操作相关的字词或短语,可快速访问要使用的功能或要执行的操作,还可 　数据库与信息系统设计(慕课版) 63 以选择获取与要查找的内容相关的帮助。例如,输入“新建数据库”,如图3-1所示。 图3- 1 “操作说明搜索”文本框 (2)将连接的数据源信息导出到Excel。通过“链接表管理器”对话框中的内置功能,可 以将所有连接的数据源的列表从Aces 数据库应用程序导入Excel中。 (3)新的外观,包括新的Ofice主题颜色;新的模板外观;较大的“显示表”对话框等。 注意 除了新增功能外,从Aces2016版开始取消了对Web数据库的支持。从2017年6月 起,停止创建新的基于Aces 的Web应用和AcesWeb数据库,并于2018年4月关闭任 何仍存在的Web应用和Web数据库。Microsoft不再建议在SharePoint中创建和使用 AcesWeb应用。 2　Ofi 3.1.ce365 Ofice365包含全套Ofice组件,是一种订阅式的跨平台办公软件,可以安装在多台主 机上,能持续获得软件更新,同时支持OneDrive云存储。Ofice365可让任何人使用任何 设备随时随地创建和共享内容。Ofice2016则是一个本地应用,不支持更新,但只要一次 购买便可终身使用,无须像Ofice365一样按年付费。 扩展阅读:Ofice365 3.3　Aces 操作界面 1. Aces 用户界面的三个主要组件是Backstage视图、功能区和导航窗格。这三个元素 提供了用户创建和使用数据库的环境。另外,还有选项卡式工具栏、状态栏、帮助工具栏等。 第3章　数据库物理结构设计与维护　 73 1.Backstage视图 Backstage视图是功能区的“文件”选项卡上显示的命令集合,如图3-2所示。 图3- 2 Backstage视图 如果用户订阅了Ofice365,可以单击右上角登录,登录后会显示用户名,如图3-3所示。 图3- 3 登录Ofice365 2.功能区 打开数据库后,功能区显示在Aces 主窗口的顶部,此处显示了活动命令选项卡中的 命令。功能区是菜单和工具栏的主要替代部分,并提供了Aces 中主要的命令界面。功能 区的主要优势之一是,它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能 显示的任务或命令集中在一个地方,方便操作。 在功能区中还可以使用键盘快捷方式。Aces 兼容所有早期版本中的键盘快捷方式。 按下Alt键时将在功能区中显示所有的键盘加速键,这些加速键指示用什么键盘快捷方式 　数据库与信息系统设计(慕课版) 83 激活它上方的控件,如图3-4所示。 图3- 4 Aces 2016功能区和快捷键 Aces 功能区的主要内容如表3-1所示。 表3- 1 Aces 功能区的主要内容 选项卡主要命令 文件打开Backstage视图 选择不同的视图 从剪贴板复制和粘贴 对记录进行排序和筛选 开始使用记录(刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查及更多) 查找记录 设置当前文本格式 中文繁简体转换 使用应用程序部件模板创建对象 创建新数据表 创建 创建查询文件 基于活动表或查询创建新窗体 基于活动表或查询创建新报表 创建新的查询、宏、模块或类模块 外部数据 导入或链接到外部数据 导出数据 压缩与修复数据库工具 启动VisualBasic编辑器或运行宏 创建和查看表关系 数据库工具 显示/隐藏对象相关性 运行数据库文档或分析性能 将部分或全部数据库移至新的或现有SharePoint网站 将数据移至MicrosoftSQLServer或Aces(仅限于表)数据库 管理Aces 加载项 帮助查询在线帮助文档 第3章　数据库物理结构设计与维护　 93 3.导航窗格 在打开数据库或创建新数据库时,数据库对象的名称将显示在导航窗格中。数据库对 象包括表、窗体、报表、页、宏和模块。如果要在数据表视图中将行添加到表,则可以从导航 窗格中打开该表;若要对数据库对象应用命令,右键单击该对象,然后从快捷菜单中选择一 个菜单项,快捷菜单中的菜单项因对象类型不同而不同。 4.选项卡式文档 Aces 中可以用选项卡式文档代替重叠窗口来显示数据库对象,这样便于日常的交互 使用。通过设置Aces 自定义选项可以启用或禁用选项卡式文档。具体设置过程如下。 (1)打开“文件”选项卡,然后单击“选项”。 (2)出现“Aces 选项”对话框。 (3)在左侧窗格中,单击“当前数据库”。 (4)在“应用程序选项”部分的“文档窗口选项”下,选择“选项卡式文档”。 (5)选中或清除“显示文档选项卡”复选框。清除复选框后,文档选项卡将关闭。 (6)单击“确定”按钮 。 “Aces 选项”对话框如图3-5所示 。 图3- 5 “Aces 选项”对话框 注意 “显示文档选项卡”设置是针对单个数据库的,必须为每个数据库单独设置此选项;更改 了选项卡式文档设置后,必须关闭数据库,然后重新打开,新设置才能生效。 5.状态栏 与早期版本一样,Aces 中也会在窗口底部显示状态栏。继续保留此标准是为了显示 状态消息、属性提示、进度指示等。在“Aces 选项”对话框中,同样可以启用或禁用状态 　数据库与信息系统设计(慕课版) 04 栏,具体方法和启用或禁用选项卡文档一样。 6.获取帮助 如有疑问,选择功能区中的帮助选项来获取帮助。 2　创建数据库 3. 创建数据库 和数据表3.1　数据库的建立 2. Aces 提供了多种创建新数据库的方式: .创建空白数据库。从头开始创建数据库。如果没有现成的模板,或对数据库有特别 的设计要求,或需要在数据库中存放或合并现有数据,这将是一个很好的选择。 .使用Aces 模板创建数据库。Aces 附带安装多个模板,模板按功能分类,已经包 含多种表、窗体、报表、查询、宏和关系,是一种面向用户的解决方案。 1.创建一个本地空白数据 库 【例3-1】不使用任何模板,创建一个空白数据库 。 (1)启动Aces,单击“空白数据库”。 (2)在右窗格中“空数据库”下的“文件名”框中输入文件名,如图3-6所示。若要更改 文件的默认位置,请单击“文件名”框右侧的“浏览”按钮,通过浏览窗口到某个新位置来存放 数据库,然后单击“确定”按钮。 图3- 6 创建空白桌面数据库 (3)单击“创建”按钮。Aces 将创建一个空数据库,该数据库含有一个名为 “表1空表,该表已经在“数据表”视图中打开。游标将被置于“单击以添加”列中的第一 个空单元格中。的(”) 第3章　数据库物理结构设计与维护　 14 Aces 创建的数据库扩展名为acdb,如图3-7所示。 图3- 7 新建数据库界面 2.用模板创建数据库 Aces 附带了各种各样的模板,模板是可以拿来直接使用的数据库,其中包含执行特 定任务时所需的所有表、查询、窗体和报表。用户可以直接使用这些模板,也可以只是用这 些模板作为创建数据库的起点。例如,有些模板可用于跟踪问题、管理联系人和记录费用; 有些模板则包含一些可以帮助演示其用法的示例记录。如果用户可以找到完全符合需要的 模板,则使用该模板可以加快创建数据库的进程。 【例3-2】用学生模板创建数据库。 (1)启动Aces,在“文件”选项卡中选择“新建”,使用“搜索联机模板”功能,可以搜索 到多种类型的数据库模板,如图3-8所示。 (2)选择联机模板“学生”。 (3)输入数据库名称和存储位置,如图3-9所示。 所示 ( 。 4)单击“创建”按钮。下载联机模板需要等待一段时间。创建好的数据库如图3-10 3.2　数据库的打开 2. 在“文件”选项卡中单击“打开”按钮。在“打开”对话框中,浏览找到要打开的数据库,如 图3-11所示,根据打开的需要完成以下步骤。 　数据库与信息系统设计(慕课版) 24 图3- 8 数据库联机模板 图3- 9 选择联机模板 第3章　数据库物理结构设计与维护　 34 图3-10 用“学生”数据库模板新建的数据库 图3-11 数据库文件打开方式 .若要以默认模式或者由管理策略所设置的模式打开数据库,则双击该数据库。 .若要打开数据库以在多用户环境中进行共享访问,以便所有用户都可以读写数据 库,则单击“打开”按钮。 .若要打开数据库进行只读访问,可查看数据库但不可编辑,则单击“打开”按钮旁边 的箭头,然后单击“以只读方式打开”;此时共享用户仍然可以使用该数据库。 .若要以独占访问方式打开数据库,请单击“打开”按钮旁边的箭头,然后单击“以独占 　数据库与信息系统设计(慕课版) 44 方式打开”。当以独占访问方式打开数据库时,试图打开该数据库的任何其他人将 收到“文件已在使用中”消息。 .若要以只读方式打开数据库,同时不允许别的用户使用该数据库,则单击“打开”按 钮旁边的箭头,然后单击“以独占只读方式打开”。 3　创建数据表 3. 3.1　表的建立 3. 这里说的数据表指的是数据库中的基本表,是数据库中存储数据的对象,也是所有查 询、窗体、报表最根本的数据源。关系型数据库中的表采用二维表的数据结构,表中的每个 字段都存储一定类型一定宽度的数据,并满足一定的数据有效性规则。创建基本表,实际上 就是创建每个字段的信息,并为这些字段逐行添加数据的过程。在Aces 中,有多种创建 数据表的方法。 扩展阅读 1.使用表模板创建表 Aces 提供了表模板来提高表格的创建效率,下面以创建“联系人”表为例,介绍使用 表模板创建基本表的步骤。 【例3-3】用表模板创建“联系人”表。 选择“创建”选项卡,选择最左侧的“应用程序部件”,在弹出的菜单中选择“联系人”,如 图3-12所示。 图3-12 表模板 第3章　数据库物理结构设计与维护　 54 2. 使用字段模板创建 表 字段模板中定义了字段的数据类型,用户可以根据需要选择使用 。 【例3-4】用字段模板创建表 。 (1)选择“创建”选项卡,选择“表格”组中的“表”选项,在主窗口中出现新表的数据表视 图,表默认名为“表1”,如图3-13 所示。 图3-13 用字段模板创建表 (2)在数据表视图表1字段名位置“单击以添加”处,用鼠标单击,选择此字段的基本数 据类型;如果要详细设置该字段的数据格式,可以选择功能区“表格”选项卡下的“字段”选项 卡,在“添加和删除”组中,单击“其他字段”下拉菜单,如图3-14 所示。 图3-14 添加字段 　数据库与信息系统设计(慕课版) 64 无论是表模板还是字段模板,样式都非常有限,要满足用户多种多样的数据格式要求, 必须学会使用表设计视图创建表。这种创建方式虽然比使用模板的方式要慢,但是,数据表 的结构可以由用户自己设计定义,是最灵活、最能体现用户需求的表创建方式。下面以创建 “学生”表为例详细说明。 【例3-5】用设计视图创建教学管理数据库中的“学生”表。 (1)启动Aces,创建空数据库“教学管理.”。 acdb (2)选择“创建”选项卡,选择“表格”组中的“表设计”选项。主窗口中出现新表的表设 计视图,表名默认为“表1如图3-15所示。,(”) 图3-15 表设计视图 (3)依次输入表的字段名称,并在“数据类型”列中选择正确的数据类型。 (4)在“常规”选项卡中依次为每个字段设置属性,主要包括字段大小、格式、掩码、有效 性文本、默认值、索引等,如图3-16所示。 (5)为表格设置主键。在学号字段上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“主键”。此 时学号字段前出现一个主键标记(Key),如图3-16所示。 (6)单击屏幕左上角快速访问工具栏上的“保存”按钮,弹出“另存为”对话框,输入表名 称“学生”,单击“确定”按钮。此时导航区中出现学生表图标。 扩展阅读 有的数据表的主键是由两个或者两个以上的字段共同构成的,例如,选课成绩表的主键 就由“学号”+“课程号”组成。设置这样的主键有以下两种方式。 第3章　数据库物理结构设计与维护　 74 图3-16 设计表字段和属性、主键 (1)在表设计视图中,将光标放在窗格的左边,光标变为向右的箭头形式,此时拖动鼠 标,同时选定“学号”“课程号”两行,外围出现一个黄色的实线边框,在边框上单击右键,弹出 快捷菜单,单击“主键”。此时可以看到在“学号”“课程号”两个字段前面都出现了主键标志, 但这并不代表数据表的主键有两个,如图3-17所示。 图3-17 两个字段的主键 (2)在设计视图中同时选定“学号”“课程号”两行,单击功能区上“表格工具”选项卡→ “设计”→“工具组”→“主键”按钮。 至此,我们已经了解了创建数据表的一般方法。可见,在创建表的过程中,最重要的工 作就是为表格的每一个字段定义数据类型、字段大小、字段格式等。那么Aces 数据库可 以存储和管理多少种类型的数据呢? 这些数据类型又有什么样的数据格式呢? 接下来的一 节,将重点介绍Aces 的字段数据类型和数据格式。 　数据库与信息系统设计(慕课版) 84 3.2　字段数据类型和数据格式 3. 在创建数据表时,字段的数据类型非常重要,它直接决定将来表中可以存储什么数据、 可以存储多大范围的数据以及可以对表中数据做什么操作。Aces 的表设计视图中,各字 段的数据类型下拉列表中的可选类型共有13种。 1.基本数据类型 在表设计视图中定义字段类型时,下拉列表中的就是基本类型,包括短文本、长文本、数 字、大数、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算和查阅向导13 种类型,具体如表3-2所示。 表3- 2 Aces 基本数据类型 数据类型用法字段大小 短文本 字母数字数据(名称、标题等),例如姓名、电 话号、学号等 由用户定义。最多255个字符,只保存输 入的字符,不保存文本前后的空格 长文本长短不固定或长度很长的文本 最多约1GB,但显示长文本的控件限制为 显示前64000个字符,不可定义 数字 可用于算术运算的数字数据。分为字节、整 型、长整型、单精度、双精度、同步复制ID和 小数几种字段大小 由用户定义。不同分类的存储上限分别是 1B、2B、4B、8B、12B或16B 大数数字数据8B,可存储非货币型数据,并与ODBC中 的SQL_BIGINT数据类型兼容 日期/时间可分别表示日期或时间,可显示为7种格式8B,不可变 货币货币数据,使用4位小数的精度进行存储8B,不可变 自动编号 在添加记录时自动插入的唯一顺序号(每次 递增1)或随机编号,可用作默认关键字4B,不可变 是/否 字段只包含两个值中的一个,例如“是/否” “真/假”“开/关” 1B,不可变 OLE对象 对象的连接与嵌入,将其他格式的外部文件 (二进制数据)对象链接或嵌入表中 最大2GB,不可定义 超链接 存储超链接的字段。超链接可以是UNC路 径或URL地址 最多8192个字符(超链接数据类型的每个 部分最多可包含2048个字符) 附件 附件可以链接所有类型的文档和二进制文 件,不会占用数据库空间 最大约2GB,不可定义 计算 显示根据同一表中的其他数据计算而来的 值,可以用表达式生成器来创建 由参与计算的字段决定,不可定义 查阅向导 允许用户使用组合框选择来自其他表或来 自值列表中的选项,选择此选项,将启动向 导进行定义 取决于查阅字段的数据类型,不可定义 第3章　数据库物理结构设计与维护　 94 注意 在为字段定义基本类型和字段大小时必须注意以下几点。 .所有基本类型中,只有短文本型的字段大小和数字型的小数位数两种情况可由用户 定义,例如,姓名字段为短文本型、定义字段大小为10个字符;入学成绩字段为数字 型中的单精度型、小数位数为1位。 .用户定义的字段大小属性只是为了限定输入数据大小的上限而已,并不是说该字段 中存储的数据一定要等于定义的大小,例如,姓名字段存储的名字只要不超过10个 字符即可。 .日期/时间、货币、是/否等数据类型的宽度固定,不允许用户定义。因此,在表设计 视图中没有这几种数据类型的字段大小属性栏。其余长文本、OLE等字段大小虽 不固定,但都是由Aces 动态分配存储空间或者由外部数据链接嵌入。因此,也不 允许更不需要用户来定义。 2.三种字段数据格式 在选定了数据类型的前提下,Aces 还允许几种类型的数据选择不同格式显示输出。 基本数据类型中有三种独特的数据格式。 (1)数字、大数、货币等类型数据的输出格式有以下几个选择,如表3-3所示。 表3- 3 数字/大数/货币等类型数据的输出格式 格式显示说明举例 常规数字存储时没有明确进行其他格式设置的数字3456.789 货币一般货币值￥3456.79 欧元存储为欧元格式的一般货币值C=3456.79 固定数字数据3456.79 标准包含小数的数值数据3456.79 百分比百分数123.00% 科学计数计算值3.46E+03 (2)是/否类型数据的输出格式有以下几个选择,如表3-4所示。 表3- 4 是/否类型数据的输出格式 数据类型显示说明举例 是/否“是”或“否”选项 真/假“真”或“假”选项 开/关“开”或“关”选项 (3)日期/时间类型数据的输出格式有以下几个选择,如表3-5所示。 　数据库与信息系统设计(慕课版) 05 表3- 5 日期/时间类型数据的输出格式 格式显示说明举例 常规日期没有特殊设置的日期/时间格式2019/11/915:33:25 长日期显示长格式的日期。具体取决于用户所在区域的日期和时间设置2019 年1月19 日 中日期显示中等格式的日期19-01-19 短日期 显示短格式的日期。具体取决于用户所在区域的日期和时间 设置2019/1/19 长时间24 小时制显示时间,该格式会随着用户所在区域的日期和时间设 置的变化而变化15:33:25 中时间12 小时制显示的时间,带“上午”或“下午”字样3:33 下午 短时间24 小时制显示时间但不显示秒,该格式会随着用户所在区域的日 期和时间设置的变化而变化15:33 注意 数据格式不同于数据类型,格式设置对存储的数据本身没有影响,只是改变数据在屏幕 上输出或是打印的样式。选择数据格式可以确保数据表示方式的一致性、数据样式的统 一性。 3. 教学管理数据库中四张表格的字段设置 为了建立一个完整的教学管理数据库,共需要学生、系名、选课成绩、课程四张数据表。 这四张表格的字段设置如表3-6所示。表格中的记录数据参见本章课后习题。 表3- 6 教学管理数据库中四张表格的字段设置 表名字段名称字段类型字段大小字段格式 系名 系号短文本2 / 系名短文本20 / 系号短文本2 / 学号短文本7 / 姓名短文本10 / 性别短文本1 / 学生出生日期日期/时间/ 短日期 入学成绩数字单精度(1位小数) 常规数字 是否保送是/否/ 是/否 简历长文本/ / 照片OLE / / 第3章　数据库物理结构设计与维护　 15 续表 表名字段名称字段类型字段大小字段格式 课程号短文本3 / 课程名短文本10 / 课程学时数字整型常规数字 学分数字整型常规数字 是否必修是/否/ 是/否 学号短文本7 / 选课成绩课程号短文本3 / 成绩数字单精度(1位小数) 常规数字 3.3　字段属性设置 3. 除了设置每个字段的名称、数据类型、数据宽度、数据格式以外,Aces 还为字段提供 了其他几种重要的属性设置,加强数据存储的安全性、有效性定义,以及维护数据的完整性 和一致性。设置字段属性的目的如下。 .控制字段中的数据外观; .防止在字段中输入不正确的数据; .为字段指定默认值; .有助于加速对字段进行的搜索和排序 。 定义字段属性实际上就是在为表格设置数据约束 。 1.输入掩码 掩码是一种格式,由字面显示字符(如括号、句号和连字符)和掩码字符(用于指定可以 输入数据的位置以及数据种类、字符数量)组成。输入掩码的作用是表示这一字段输入数据 的具体要求。使用此属性可以为即将在此字段中输入的所有数据指定模式,有助于确保正 确输入所有数据,保证数据中包含所需数量的字符。在表设计视图输入掩码文本框右侧的 按钮上单击,即可打开有关生成输入掩码的帮助。 Aces 的掩码字符含义如表3-7所示。 表3- 7 掩码字符含义 字符说明 0 代表一个数字,必选项 9 数字或空格,可选项 # 数字或空格,可选项 　数据库与信息系统设计(慕课版) 25 续表 字符说明 L 字母A到Z,必选项 ? 字母A到Z,可选项 A 字母或数字,必选项 a 字母或数字,可选项 & 任一字符或空格,必选项 C 任一字符或空格,可选项 .:;- / 十进制占位符和千位、日期和时间分隔符 < 使其后所有的字符转换为小写 > 使其后所有的字符转换为大写 ! 输入掩码从右到左显示 \ 使其后的字符显示为原义字符 密码文本框中输入的任何字符都按原字符保存,但显示为星号(*) 初学者面对如此复杂的掩码字符可能会无所适从,但实际上,数据库中对字段输入数据 的模式限制往往没有那么严格,掌握好经常使用的几种掩码字符就足够应对一般的任务了。 例如,在系号字段中,表示两个字符都得是数字而且不能缺少,可以用掩码00;如果系号的 两个字符可以缺少,就用掩码99;姓名字段中最多可以缺少10个字符,用掩码 CCCCCCCCCC 。定义了姓名字段的掩码设置和输入情况如图3-18所示。 图3-18 输入掩码 2.验证规则和验证文本 验证规则设置属于数据库有效性约束的一部分功能。验证规则栏中要求用户输入一个 逻辑表达式(此处要用到第4章介绍的逻辑表达式);而验证文本栏中要求输入一段作为提 示信息的文本。录入数据时Aces 将字段的值代入该表达式进行计算,如果计算结果为真 值则允许该值存入该字段;如果为假则拒绝该值录入该字段,并弹出对话框提示验证文本栏 中的提示信息。 例如,在性别一栏中输入验证规则:“男”Or“女”,验证文本为:“性别字段值应为男或 女!” 。如果在性别字段中输入其他字符,则提示有效性文本,如图3-19所示。 在学生表的设计中还可以为入学成绩字段设置有效性规则“>=0And<=750,(”) 来规 定入学成绩的输入范围。 第3章　数据库物理结构设计与维护　 35 图3-19 有效性规则设置 3.默认值 默认值是数据表中增加记录时,自动填入字段中的数据。例如,若将性别字段的“默认 值”行定义为“男”,则每向学生表添加一条记录,性别字段的值都自动存入汉字“男”。 4.设置索引 如果经常依据特定的字段搜索表或对表的记录进行排序,则可以通过创建该字段的索 引来加快执行这些操作的速度。 一般情况下,Aces 会对主键字段自动创建索引,其他情况需要用户自己创建。 Aces 中的索引有两种:有重复索引(普通索引)和无重复索引(唯一索引)。其中,无重复 索引要求本字段中的数据值不能有一样的,例如为主键建立的索引就是无重复索引;而有重 复索引则没有这个限制。 注意 Aces 表设计视图中创建索引的下拉框中有以下三个选项。 .无:不在此字段上创建索引(或删除现有索引)。 .有(有重复):在此字段上创建普通索引。 .有(无重复):在此字段上创建唯一索引。 扩展阅读3.3:关系模式存取方法选择 3. 3.4　表中数据的输入 3. 定义好数据表的字段名称、类型、宽度、格式和其他属性后,就可以向表中输入数据了。 输入数据可以有两种方式:一种是用数据表视图模式,手工单条录入数据,这种方式效率较 低,不适合输入成批记录;另一种是用命令或屏幕操作的办法成批导入数据,这种方式效率 高,适合一次输入大量数据。但无论采用哪种方式,输入的数据都必须满足各种字段属性的 设置和数据约束。 1.用数据表视图输 入 【例3-6】用数据表视图方式输入学生表的数据,具体步骤如下 。 　数据库与信息系统设计(慕课版) 45 (1)打开教学管理数据库,在左侧导航区中双击学生表,直接打开数据表视图。 (2)依次录入合法的数据。输入完一条记录后,自动出现下一条空白记录等待输入。 (3)输入OLE 类型的照片字段时,在字段单元格中单击右键,在弹出的快捷菜单中选 用“插入对象”,如图3-20(a)所示。弹出对话框如图3-20(b)所示。 (4)在弹出的对话框中选择“由文件创建”,将一个已经存储在硬盘上的照片文件输入 数据表,如图3-20(c)所示。 (5)单击“确定”按钮。回到数据表视图,可以看到照片字段中已经有了标识。如果照 片文件是BMP 位图格式,则显示BitmapImage;如果是JPG 等压缩格式,则显示Package, 如图3-20(d)所示。 图3-20 用数据表视图输入数据 扩展阅读 类似“性别”这种字段,仅有几个固定的取值,为了限定输入时的取值范围,也为了录入 时的方便,可以将这些字段的数据类型设置为“查阅向导”。打开数据表的设计视图,将“性 别”字段的数据类型修改为“查阅向导”,在其中选择“自行输入所需的值”,如图3-21 所示。 然后输入所有备选值,如图3-22 所示。 为查阅字段指定标签“性别”,如图3-23 所示。 此时再回到数据表视图,可以看到性别字段中出现下拉列表,可在其中选择要录入的数